< PreviousNa sua opinião, o que faz a diferença “é a decisão de fazer”. E se os espetáculos estão a ser feitos, os eventos corporativos devem também avançar, mas só o farão se os responsáveis tomarem essa decisão. “É o gestor de uma empresa que toma essa decisão e ao fazê‑lo vai contribuir para que o setor tenha trabalho ‑ o que é muito importante ‑ e se mantenha vivo, porque vai ser necessário e vai ser dos setores mais importantes para a retoma. Quando voltarmos à normalidade vamos precisar de todos esses profissionais”. Enquanto gestor, sabe a importância destes encontros: “As empresas têm necessidade de estar em formação constante e esses eventos corporativos são muitas vezes para troca de impressões e de ideias, para trazer mais‑valia para a empresa e não só para o convívio. Se não só se fazia a festa de Natal”. © Rui Ferreira WWW.EVENTPOINT.PT 40 DOSSIÊ TEMÁTICO “Existem regras e com regras conseguimos garantir a segurança de todos. Então, porquê parar? Não vamos parar o nosso país, porque estamos a comprometer o nosso próprio futuro e o futuro da nossa própria empresa”, conclui. FICHA Evento: Noites do Palácio Data: 31 de julho a 22 de agosto Descrição: Oito concertos durante quatro fins de semana Promotores: Iniciativa da CM Porto, produzida pela Everything is New e PEV VÍDEO Congresso de Medicina Interna: Uma história de persistência Estava tudo a ser preparado para que decorresse em maio o Congresso de Medicina Interna, quando a pandemia trocou as voltas à Sociedade Portuguesa de Medicina Interna e ao PCO responsável pelo congresso, a The House of Events (THE). Uma história que tinha começado em 2017, “o Forum ainda nem sequer estava remodelado”, conta‑nos Narciso Oliveira, médico e membro da comissão organizadora, e que até fevereiro de 2020 decorria sem sobressaltos. Faltavam pouco mais de dois meses para maio e havia que tomar decisões. “A minha sugestão e recomendação foi a de que aguardássemos até ao último momento para verificar se seria possível” realizar o congresso na data previamente marcada, conta‑nos Pedro Cardoso, diretor da THE, até porque “em março ainda não havia indicação clara de que os eventos iriam ser proibidos, havia a noção de que a pandemia ia trazer problemas, mas não tínhamos a noção da proibição”. “A comissão organizadora não tinha uma posição unânime” sobre os passos seguintes, lembra Narciso Oliveira, e por isso aguardaram, pacientemente, até tomarem a decisão de alterar datas. “Nessa altura a primeira grande questão era minimizar o impacto que essa decisão iria ter para todas as entidades envolvidas: para a Sociedade Portuguesa de Medicina Interna, para os patrocinadores, para os participantes”, refere Pedro Cardoso, bem como para fornecedores: Altice Forum Braga, os hotéis que estavam reservados e outros serviços já contratualizados. As novas datas recaíram em agosto, de 27 a 30, uma altura do ano pouco comum para a realização de congressos, mas este ano é tudo menos normal. “Fixamos a data, comunicamos a todos os stakeholders, e a todas as pessoas envolvidas, e começamos a preparar o novo cenário e o novo programa e plano para fazermos em agosto”, relata o líder da THE. Uma das preocupações foi o programa científico que, em fevereiro, estava 95% concluído. “Se não houvesse um número grande de oradores a poder mudar as datas, seria complicado. Surpreendentemente, a maioria das pessoas estava disponível, talvez mais de 80%, o que é notável”, conta Narciso Oliveira. Todo este processo requereu uma grande proximidade entre PCO e cliente. “Neste processo, o mérito, obviamente, é todo da direção da Sociedade Portuguesa de Medicina Interna e da comissão organizadora local”, lembra Pedro Cardoso. “A comissão organizadora local seria a primeira a ter que confirmar a disponibilidade para avançar com o processo, praticamente todos os membros da comissão estavam envolvidos no dia‑a‑dia como médicos na pandemia, e portanto a disponibilidade era reduzida, bem como o estado anímico, porque a exigência que isto teve WWW.EVENTPOINT.PT 42 DOSSIÊ TEMÁTICO para os médicos… eu acho que as pessoas não têm noção”. Com o apoio da indústria, apesar de algumas vozes discordantes, o plano de agosto começou a ser alinhavado. A relação de confiança entre a comissão organizadora, a direcção da Sociedade e a The House of Events foi “determinante” para ser criado o conforto num quadro de algum risco. A opinião é partilhada por Narciso Oliveira, membro da comissão organizadora, que lembra que ter um PCO dá outra segurança. Uma das primeiras decisões foi transformar o congresso em evento híbrido, de modo a permitir que as pessoas que não pudessem ir, ou tivessem receio de estar presentes, acedessem aos conteúdos. Mas houve muitas outras necessidades que precisavam de ser respondidas no novo plano do evento. “Começamos a trabalhar num quadro, num plano de contingência, para perceber exatamente que necessidades íamos ter que suprir; e fizemos esse trabalho em conjunto com todos os stakeholders, com todos os fornecedores, com todos os parceiros”, sublinha Pedro Cardoso. Tomaram, desde logo, a iniciativa de preparar esse plano de acordo com a legislação existente e “tomar a dianteira” e apresentá‑lo à Direção Geral da Saúde (DGS). “Não ficamos à espera”, recorda o diretor da THE. A um mês da realização, ainda havia a dúvida se o congresso ia mesmo ter lugar. “Nós estávamos na expectativa de ter uma resposta que não criasse nenhum obstáculo à realização. E portanto houve ali um período em que assumimos aqui algum risco, que acabou por no fundo fazer com que, por coincidência, fossemos nós, de facto, a estar na cabeça do touro”. Em muitos aspectos houve quase um “reinício” em termos de trabalho, com a agravante de que, num quadro de total incerteza, as decisões eram tomadas em cima da hora, o que foi “muito difícil de gerir”. E nada seria possível sem o apoio dos fornecedores. “A postura dos nossos parceiros neste processo foi extraordinária, tanto do lado do Altice Forum Braga, como dos hoteleiros, empresas de catering, audiovisuais, todos os serviços de apoio necessários, toda a gente estava verdadeiramente não apenas disponível, mas ansiosa por voltar”, sublinha Pedro Cardoso. A flexibilidade é uma palavra de ordem nestes novos tempos e qualifica a atitude dos fornecedores. “Nesta altura, WWW.EVENTPOINT.PT 44 DOSSIÊ TEMÁTICO e mais do que nunca, nós no fundo temos de ser capazes de partilhar o risco. Não podemos pedir apenas a uma entidade que assuma todo o risco, este é um processo que envolve muita gente e portanto o risco tem de ser partilhado. Aqui o que é fundamental é manter um fluxo de comunicação permanente com as pessoas e, a cada momento, ir‑lhes dando sempre feedback sobre a evolução das coisas. Isso resolveu!” Embora tenha havido algumas desistências e reajustes, os patrocinadores envolveram‑se no evento. A organização criou uma série de ferramentas para que houvesse um eficaz contacto bidirecional entre patrocinador e público‑alvo. Pedro Cardoso refere que houve um aumento de custos em determinadas áreas. “Foi preciso criar todo um conjunto de serviços extraordinários, plataformas para streaming, um aumento de recursos humanos para o efeito, o maior apoio e presença de assistentes dentro do centro de congressos para poder fazer controlo de acessos, entradas e saídas, para termos em cada momento a noção exacta do número de participantes em cada sessão, para não exceder a lotação das salas, e no fundo respeitar a nossa própria auto‑regulamentação, porque nós, além da regulamentação que já existia da parte da DGS, e da AHRESP, porque no fundo eram essas duas balizas, restauração de um lado, e os espetáculos do outro, depois implementámos todo um outro conjunto de medidas de auto‑regulamentação”. Essas medidas foram fruto do diálogo entre todos os intervenientes, tendo “uma postura que privilegie sempre a questão da funcionalidade, e a questão da fluidez, porque não queremos que isto se transforme num conjunto de normas de procedimentos intermináveis que faça com que as pessoas tenham uma má experiência”.A meio do congresso, quando nos sentámos na entrada do Forum Braga a fazer esta entrevista, Pedro Cardoso fazia um balanço positivo. “Eu utilizaria uma frase, que não é minha, mas que acho que resume muito bem: tudo o que nós aprendemos e tudo o que nós sabemos preparou‑nos para este momento. É aqui que nós afinal percebemos que a nossa experiência de trabalho, a nossa experiência de vida, a resiliência que vamos criando, nos prepara para este momento”. “No fundo, isto é um voto de grande otimismo, uma espécie de pontapé de saída para passar a mensagem, não apenas a nível interno, mas mesmo a nível internacional, de que temos de voltar à nossa vida”. Pelos quatro dias do evento passaram presencialmente mais de 1000 pessoas e 700 acederam online. José Carlos Coutinho: “Pusemos tudo o que tínhamos ao serviço do cliente” O Altice Forum Braga foi o espaço que recebeu o Congresso de Medicina Interna, evento que ocupou a totalidade do centro de congressos. “O principal desafio foi dar o apoio ao cliente para que ele conseguisse aquilo que sempre pretendeu desde o início e que foi fazer o evento”, afirma WWW.EVENTPOINT.PT 46 DOSSIÊ TEMÁTICO José Carlos Coutinho, diretor do Altice Forum Braga. A preparação das equipas e do espaço foi intensa, de modo a instigar confiança, e nesse sentido o Forum tem um manual de procedimentos preparado para todas as áreas de negócio do venue. Um dos maiores desafios teve a ver com os circuitos. “O grande desafio foi estudar a forma como podíamos por as pessoas a circular de uma forma fluída, que se adequasse ao conceito. Não podemos ter circuitos que depois não casam com o conceito do evento. E toda a parte da sinalética foi exigente.” Durante o evento, José Carlos Coutinho revelava satisfação pelo trabalho conseguido. “Nós pusemos tudo o que tínhamos ao serviço do cliente para o poder fazer”. Para o sucesso muito contribuiu uma relação de parceria entre cliente, PCO e fornecedores. “Nós queríamos muito que isto se fizesse, estreitou‑se muito a colaboração, o que nos permitiu em conjunto criar documentos que depois foram apresentados às entidades oficiais, e essas próprias entidades reconheceram que os documentos estavam bem preparados e que as regras estavam muito bem estruturadas”, conta‑nos o responsável do Altice Forum Braga. Este é um trabalho que vai ficar para futuro. “Tivemos visitas de outros clientes que também estavam preocupados, de outros PCO e também corporate. As pessoas estão preocupadas com os seus eventos e agora depois de terem visto o que viram aqui ganharam confiança”, relata. “Acho que ficou provado que se podem fazer coisas, mesmo numa fase posterior em que haja um incremento dos casos. Obriga é a uma disciplina, rigor e regras. Não se pode desistir delas nunca”, alerta José Carlos Coutinho.Artur Junqueira: “Ganhamos a nossa vida de volta” O catering deste congresso esteve a cargo da Silva Carvalho Catering. Artur Junqueira, diretor da empresa, estava muito satisfeito por regressar aos grandes congressos. “É muito bom. São desafios redobrados, muito trabalho de preparação, mas acho que estamos perfeitamente preparados”. O trabalho foi exigente. “Foi necessário pegar na orientação da DGS para a restauração, pegar na norma do governo para os eventos corporativos e aplicá‑la a este caso concreto”, explica. Os coffee‑breaks foram em auto‑serviço. “Tivemos que reduzir a variedade da pastelaria, estamos um bocado mais condicionados, mas toda a pastelaria está embalada”. No caso do almoço realizou‑se um buffet assistido. “A questão do distanciamento social e dos lugares sentados foi o desafio maior”, que foi facilitado pela grande amplitude do espaço. A solução da organização para que tudo corresse com grande fluidez foi alargar o período de refeições. Uma das exigências da DGS, numa inspeção um dia antes do evento, foi o registo das pessoas por mesa, de modo a permitir o rastreamento, no caso de alguma infeção. O almoço “não tem o brilho de um buffet de outros tempos”, lamenta Artur Junqueira, mas é eficaz e fica muito bem dentro dos novos parâmetros. “Acho que com todos os cuidados, podemos fazer WWW.EVENTPOINT.PT 48 DOSSIÊ TEMÁTICO e devemos fazer [eventos]. Vamos ter que viver com isto, temos de minimizar ao máximo os riscos e, sinceramente, acho que se consegue. Perdem‑se umas coisas, ganham‑se outras, e sobretudo ganhamos a nossa vida de volta”. Carlos Ferreira: Lidar com imprevistos A Event Services foi a empresa responsável pela acreditação, controlo de entradas e saídas, emissão de certificados, entre outros aspetos mais tecnológicos do evento. Na visita de inspeção da DGS, da qual resultou a obrigatoriedade de introduzir um rastreamento das pessoas nas mesas nos almoços e jantares, a Event Services teve de rapidamente arranjar uma solução. “Nos nossos eventos vai sempre um programador a acompanhar, há sempre um ou outro imprevisto, e temos de estar prontos a dar resposta”. Foi dentro da plataforma própria que encontraram a solução. “A nossa plataforma tem o check‑in automático, em que nós temos a informação de todos os participantes, e a partir disso nós conseguimos saber onde a pessoa vai, onde está”. A organização tinha assim, em tempo real, informações precisas sobre, por exemplo, a lotação das salas e, naturalmente, de quantas pessoas se encontravam na zona de refeições. A solução para o problema em mãos foi então dar um ID a cada mesa e associar a mesa à inscrição do participante.Next >