Dez dicas para uma gestão de eventos bem-sucedida
30-04-2024
A Brighton School of Business and Management deixa dez dicas para uma gestão de eventos bem-sucedida.
No âmbito do curso de Gestão de Eventos, em colaboração com o Chartered Management Institute, a Brighton School of Business and Management deixa, no seu site, algumas ideias para os profissionais dos eventos dominarem a arte de organizar um evento de forma eficaz.
Começar cedo a planear. É importante começar o planeamento de um evento o mais cedo possível. Se foi um evento de grande dimensão, o planeamento deve começar com quatro a seis meses de antecedência; se for um evento pequeno, é necessário, pelo menos, um mês. Para evitar preocupações na fase final do evento, os contratos com todos os fornecedores devem estar concluídos algumas semanas antes.
Manter a flexibilidade. Há coisas que vão mudando ao longo do planeamento de um evento: horários, locais ou mesmo o tipo de evento, por exemplo. É importante garantir flexibilidade e que se consegue satisfazer as novas exigências.
Negociar. Em todos os eventos há custos imprevistos, pelo que se deve tentar negociar o preço mais baixo possível. A sugestão passa por, antes do encontro com um fornecedor, determinar o orçamento disponível para o serviço e oferecer pagar 5 a 10% menos do que esse valor.
Atribuir responsabilidades. As várias áreas de um evento podem ser divididas em secções (inscrições, catering, transporte, por exemplo) e cada uma delas deve ser atribuída a cada elemento da equipa. Sendo responsáveis por uma secção, os profissionais da equipa podem estar muito mais atentos às pequenas alterações.
Criar um documento partilhado. Para manter toda a equipa na mesma linha, a sugestão passa pela criação de um manual ou documento central que detalhe tudo o que tenha a ver com o evento, incluindo contratos com fornecedores, informações sobre os participantes e a planta do evento. Assim, o documento partilhado pode ser consultado por todos em caso de dúvida e toda a equipa pode detetar erros.
Ter um plano de reserva. É importante avaliar os principais recursos do evento e criar um plano de reserva para cada um deles.
Fazer uma revisão. A cerca de duas semanas antes do evento, fazer com a equipa uma revisão de todo o processo do evento, da preparação inicial ao processo de acompanhamento, pode marcar a diferença. Se se destacarem algumas complicações, ainda há tempo para as corrigir. Depois, alguns dias antes do evento, deve ser organizada outra revisão no local do evento.
Fotografar tudo. Publicar fotografias positivas online é uma excelente forma de demonstrar o sucesso de um evento, entende a Brighton School of Business and Management. Havendo orçamento, a ideia passa por contratar um fotógrafo profissional para tirar várias imagens que cubram todas as bases: imagens da sala cheia, da marca do evento e dos participantes a divertirem-se.
Estar online. É importante estar presente e aumentar essa presença nas redes sociais. Por isso, deve ser criada uma hashtag personalizada para o evento e os seguidores devem ser incentivados a reagir e a marcar o evento em publicações relevantes. Além disso, no final do evento, devem ser publicadas fotografias e os participantes devem ser incentivados a identificarem-se.
Follow-up imediato. No final de um evento, e antes da merecida pausa, é importante ser proativo no acompanhamento dos participantes, por e-mail ou nas redes sociais, para demonstrar o sucesso do evento.
