iMotion: “Estamos otimistas para 2023”

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Esta foi a afirmação, carregada de esperança, que fechou a conversa com cinco pessoas da iMotion, Angelina Castel-Branco, partner, Joana Dias, Patrícia Matos e Vanessa Pinto Campos, team managers, e Gabriela Santilli, event manager.

Em revista, um ano “louco”, este de 2022, onde cabe de tudo um pouco: prazos muito apertados, gestão de parceiros, alguns clientes indecisos, mas com vontade de fazer coisas diferentes, e muito, mas mesmo muito trabalho de equipa – uma equipa que cresceu e se renovou.

Ao longo de toda esta conversa perpassa sempre o entusiasmo de quem afirma que “fazer eventos é o que nós gostamos realmente de fazer”, encarando os problemas como desafios e oportunidades. A iMotion nunca esteve parada, mesmo durante a pandemia, o que terá permitido recuperar o ritmo mais depressa. O que é bom, porque têm estado com muito trabalho, tanto assim que a equipa teve que crescer – mas já lá vamos.

“Os clientes estão a decidir muito em cima da hora”, afirmam, o que por si só é um grande desafio. “Temos que ser mais concisos e diretos naquilo que propomos”, porque sabem que tudo vai ter que ser feito num curto espaço de tempo. “Podemos ganhar hoje um evento para cinco mil pessoas que tem que acontecer daqui a um mês”, exemplificam. A indecisão de alguns clientes é outro desafio. Muda a data, muda o espaço, muda o número de participantes… são mudanças em cima da hora, que se traduzem em três, quatro, cinco propostas. “E às tantas estamos perante um evento completamente diferente”.

Na maioria dos eventos que a iMotion faz os clientes “estão ainda mais exigentes, querem mostrar algo de diferente e melhorar”, percebendo que têm à disposição ferramentas que lhes permitem, por exemplo, aumentar o alcance do seu evento, chegando a mais pessoas. E notam também que há clientes “que se apoiam muito em nós, pedindo que sejamos consultores”, que os ajudem a definir o que podem fazer com os seus eventos.

“Verdadeiros parceiros”

Os fornecedores com que trabalham “têm sido verdadeiros parceiros”, reconhecem. “E vamos juntos à procura de soluções”, o que por vezes implica trabalhar com novos fornecedores. Aqui, os eventuais riscos acrescidos são minimizados pelo aumento do controlo que exercem sobre todas as etapas do planeamento e da execução. “Fazemos mais perguntas, temos mais reuniões, fazemos testes. E temos tido mesmo algumas boas surpresas”, garantem.

Por vezes, o mais difícil é encontrar espaços disponíveis, sobretudo em Lisboa. “Vão aparecendo alguns novos espaços, mas sem grande dimensão”. A consequência é estarem a fazer eventos à segunda, terça ou quarta, eventos que antes aconteceriam sempre numa quinta ou numa sexta-feira.

Aprender a dizer ‘não’

Na iMotion já tiveram que dizer ‘não’ a alguns clientes, antigos e novos, porque não conseguiam receber sequer o briefing. “Aquilo que fazemos queremos fazer o melhor possível. As propostas que apresentamos sabemos que podem acontecer exatamente assim. Nada é hipotético ou deixado ao acaso, que ‘depois logo se vê’”. Gostavam de chegar a todos, “mas nem sempre é possível”, reconhecem.

Equipa reforçada

Face ao volume de trabalho, a iMotion decidiu reforçar a equipa. Pessoas mais novas têm trazido ideias frescas, ainda que por vezes precisem de ser temperadas pela perspetiva de quem já sabe que aquilo não se pode fazer exatamente assim, mas que, com um ligeiro twist, pode funcionar. E há também os casos de pessoas novas na agência, mas que já estão no mercado há muitos anos, e que podem ajudar com a sua experiência.

Todos sentem que, internamente, têm que ser muito unidos. “Se alguém não pode dar andamento a um assunto passa a outra pessoa, que segura as coisas enquanto nós não podemos voltar a pegar”, e é com essa solidariedade que têm conseguido ultrapassar os inúmeros desafios.

Pequenos passos

Quando chega a altura de pagar para ter um evento mais sustentável, muitas vezes ergue-se uma barreira, mas na iMotion reconhecem que os clientes já estão mais sensíveis para estas questões. “Mesmo nós vamos dando algumas dicas, proativamente”. E não é só não imprimir os badges. “É, por exemplo, fazer chegar as sobras do catering às pessoas que precisam…” São pequenos passos, “e quando implica aumentar o budget não é fácil que o cliente avance, mas pelo menos já falamos destas coisas e nota-se a preocupação com o tema”. Já houve alguns eventos em que foi possível compensar a pegada de carbono, mas continuam a ser a exceção.

Aumento de custos

Que os custos têm aumentado em todo o lado não é propriamente uma novidade. Nos eventos, a mão-de-obra está, nalguns casos, bastante mais cara, e isso reflete-se também no custo final. A iMotion tem mexido nas suas próprias margens, baixando-as, mas há situações em que esse aumento de custos tem mesmo que ser repassado para o cliente.

E há também uma ginástica que se vai fazendo para encontrar alternativas mais baratas, mantendo a qualidade, ou o recurso a cortes no orçamento do evento: em vez de um jantar faz-se um cocktail.

Antecipar o que aí vem

“Estamos otimistas para 2023”, afirmam perentórias. “Acreditamos que os clientes vão continuar a fazer eventos, embora menos, o que também não é necessariamente mau porque significa que vamos ter mais tempo para cada um deles”.