Desafio Global organiza mega evento internacional para a Toyota

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A agência de eventos Desafio Global organizou um evento de nove dias para a Toyota Europa, um marco na história da agência.

Nove dias, 44 eventos, 3.100 convidados, 43 nacionalidades, 836 profissionais envolvidos são números que dão conta da escala do projeto que a Desafio Global organizou para a Toyota e que se transformou num marco na história da agência de eventos portuguesa.

Charged to Lead, integrado no National Retailers Meeting da Toyota Motor Europe, foi o nome do evento, que decorreu numa FIL transformada de alto a baixo, com o propósito de criar uma experiência única para os convidados.

Ao todo, a operação exigiu uma equipa de 836 profissionais, de áreas como audiovisuais, catering, arquitetura, segurança, hospedeiras e animação. O evento contou com o apoio da Leading, responsável pela logística dos convidados e pelo apoio a 10 delegações e respetivos programas sociais. A operação implicou 5.000 dormidas, o transporte de convidados com recurso a autocarros a hidrogénio e diversas tipologias de transportes; um sistema de credenciação e acolhimento de convidados desenvolvido especificamente para este evento.

Veja o vídeo do evento

Briefing e ideia criativa

A Desafio Global foi contactada diretamente pela Toyota Motor Europe para este projeto, tendo participado num “processo de seleção rigoroso”, conta Joana Prata, gestora de eventos responsável pelo projeto. O briefing tinha informação “relativamente reduzida”, tendo obrigado a agência “a pensar estrategicamente, com base na nossa visão do que o evento poderia ser, mais do que na informação disponível”, refere. No final, o projeto foi mais complexo do que o previsto.

Dada a confidencialidade do que seria apresentado pela marca em Lisboa, a ideia criativa “teve de ir buscar inspiração a elementos que não os habituais”, lembra Joana Prata, detalhando que “o nosso conceito passou por dar ao cliente uma Lisbon Odissey”, pensando na jornada do convidado desde a chegada até ao dia do evento, procurando proporcionar uma miríade de experiências. “Foi muito desafiador iniciar o processo criativo desta forma e assentar toda a proposta criativa em elementos circunstanciais. Veio, no entanto, a revelar-se uma ideia criativa tão interessante que, conceptualmente, acabou por prevalecer quase intacta, mesmo depois de conhecermos informação mais concreta sobre o evento”, explica à Event Point.

A FIL foi transformada com “a construção de um mundo Toyota que incluía cinco auditórios, zonas lounges, zonas expositivas, três pórticos de acesso, zona de jantar e, o nosso mais que tudo, Lisbon Café, com fábrica de pasteis de nata e cafés do mundo”, explica a gestora de eventos.

Produção do evento

Para o Charge to Lead, da Toyota, foram necessários seis meses de trabalho intenso, desde o briefing até à concretização, o que para um evento desta dimensão é “um tempo escasso, ou melhor, exigente, quer do ponto de vista da entrega de trabalho necessária, quer do número de equipas envolvidas ao mesmo tempo para tal”, afirma Joana Prata.

O tempo de preparação do projeto “foi curto”, mas “importa realçar que conseguimos realizar um trabalho notável no tempo disponível, com a conceção e construção de todo o espaço – 10.000 m2 -, com diferentes necessidades e funcionalidades, diferentes ‘clientes internos’, nomeadamente no que respeita às zonas expositivas para as quatro sub-marcas da Toyota e também para as 26 delegações, num total de 43 países, com a produção de conteúdos vídeo para a reunião principal e gestão de conteúdos de todas as outras reuniões paralelas”, recorda a gestora de eventos. Mesmo áreas do evento que, numa fase inicial, se pensou que poderiam ser desenvolvidas externamente, “acabaram por ser idealizadas, criadas e produzidas integralmente por nós, em Portugal, demonstrando a capacidade e o talento das nossas equipas locais”, destaca Joana Prata.

A Desafio Global trabalhou essencialmente com fornecedores portugueses, os seus parceiros habituais, e nos quais confiou para executar este projeto. “Mas também usámos algumas soluções de fornecedores estrangeiros, europeus e norte americanos, tendo em conta algumas exigências menos comuns no mercado português que este evento teve, e para os quais pontualmente não tínhamos soluções disponíveis em Portugal”, refere Joana Prata. Um exemplo disso foram as bolsas magnéticas que permitiram criar um evento “free phone, pela exigência de confidencialidade máxima do evento e da necessidade de não haver acesso a telemóveis ou outros equipamentos que pudessem tirar fotografias ou gravar vídeos. Esta solução das bolsas ajuda no processo de retirada dos equipamentos, dando maior confiança aos participantes, que os mantêm sempre com eles, reduz claramente o tempo de bloqueio e desbloqueio dos equipamentos e ainda o risco de trocas ou perdas. Esta solução tornou-se um sucesso e é muito interessante para o futuro”.

Joana Prata

Quatro perguntas a Joana Prata

Quais foram as principais exigências de um projeto como este?

O evento era extremamente abrangente e tinha uma variedade de necessidades a todos os níveis, o que nos levou a desenvolver e a apresentar inúmeras soluções inovadoras. Desde o início, o cliente demonstrou ser muito exigente no que toca à inovação, o que nos desafiou a superar constantemente as suas expectativas.

Entre as soluções mais interessantes destacam-se a utilização de bolsas que permitem eventos free-phone, por forma a garantir a confidencialidade do evento; sistemas de segurança e de vigilância muito elevados; a utilização de wagons para apresentação dos produtos; a construção de auditórios que garantissem ser sound proof; a gestão de conteúdos, tendo em conta que, além do cliente principal, tínhamos mais 26 clientes para reuniões específicas durante os vários dias; e destacaria ainda o espetáculo internacional que foi adaptado ao cliente e replicado diariamente com um sucesso inacreditável. Sem tirar mérito a todo e qualquer outro momento do evento, este, pela quantidade de pessoas, nacionalidades e a quantidade de vezes que foi executado, sempre de forma eximia, merece só por si todo o destaque.

Para resumir, foi sobretudo a forma como conseguimos integrar criatividade, tecnologia e logística que nos permitiu entregar um evento à altura. Cada momento foi pensado para ser inovador e eficaz, criando uma experiência memorável para os convidados, alinhada com os elevados padrões do cliente.



O que mais a orgulha, tendo sido a responsável por este projeto?

Este foi um projeto que saiu muito dos briefings que nos surgem diariamente e de tudo o que se passa habitualmente no mercado português.

Orgulho-me de termos respondido a este briefing de forma exemplar. Orgulho-me de termos vencido um concurso com agências internacionais de referência. Orgulho-me de nos termos conseguido organizar, enquanto empresa e equipa, para estar à altura de implementar o nosso projeto. Orgulho-me de termos juntado neste projeto uma constelação vencedora de parceiros - logística, audiovisuais, catering, conteúdos, promotores, animação. Orgulho-me de termos superado todos os desafios que surgiram ao longo do processo. Orgulho-me de termos realizado um evento irrepreensível, com um cliente feliz, que considerou esta edição a melhor de todas e uma referência para o futuro. E, por fim, orgulho-me de termos reunido uma equipa de gestão do evento incrível!

É caso para dizer: Orgulho-me de cada etapa e de tudo o que alcançámos juntos!

Como avalia a relação com o cliente e qual foi o feedback final?

Diria que tivemos uma relação praticamente perfeita. Foi, sem dúvida, um verdadeiro match! Claro que tivemos de passar por todas as etapas habituais de trabalhar com um novo cliente: conhecê-lo, adaptarmo-nos, conquistá-lo e criar uma boa relação. No entanto, até esse processo aconteceu de forma natural e foi-se fortalecendo ao longo do tempo, a ponto de, nos últimos meses do projeto, trabalharmos todos como uma verdadeira equipa.

O contacto, que começou por ser semanal, tornou-se diário e, ao longo dos últimos 20 dias de implementação e do evento em Lisboa, criámos laços que irão perdurar, tanto profissional como pessoalmente. Quando há empatia e sucesso, depois de tantos dias e tantas horas juntos, é inevitável que as relações profissionais evoluam para algo mais pessoal.

O cliente lançou-vos algum desafio futuro?

O cliente quer-nos como parceiros! É um cliente com eventos europeus, e alguns até fora da Europa, o que é uma excelente notícia, mas um grande desafio! Este processo todo e o evento em si foram efetivamente um sucesso e temos todas as razões para nos mantermos parceiros em novas oportunidades. Tivemos até o comentário de um dos vice presidentes da marca, pela competência e serenidade com que todo o evento decorreu, a dizer que muitas vezes encontram agências que, apesar de aparentemente organizadas no processo, stressam no decorrer do evento. Ao ponto de existir a piada interna de que algumas agências de eventos não fazem ‘client care’, mas sim ‘client scare’… (sorrisos).

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