Adaptabilidade, resiliência e apoio são a chave para o setor dos eventos em plena crise

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Assim que percebeu as implicações económicas incrivelmente prejudiciais da COVID-19, o setor de reuniões e eventos do Reino Unido entregou uma petição ao governo para prestar assistência económica ao setor.

Esta petição excedeu rapidamente as 100 mil assinaturas necessárias para que fosse debatida no Parlamento.

O cancelamento em massa e o adiamento de eventos no Reino Unido e em todo o mundo colocaram esta indústria de joelhos e face a um futuro verdadeiramente incerto, mas o que vem à tona é uma indústria a reagir.

A petição afirma: "O setor vale mais de 14 mil milhões de libras para a economia do Reino Unido, com 25.000 empresas que empregam 500.000 pessoas, todas preocupadas com o facto de o próximo evento ocorrer ou não e com a sua remuneração poder ser afetada" .

A crise de hoje exemplifica a necessidade de cooperação nacional e mundial, não apenas para combater a Covid19, uma pandemia que não respeita fronteiras nem limites, mas também para reavaliar e adaptar os processos da indústria MICE no Reino Unido, que está a ser replicada em todo o mundo.

Um dos principais centros de exposições e convenções internacionais do Reino Unido, o 'ExCel' no leste de Londres, foi transformado num hospital improvisado para ajudar a apoiar o SNS inglês. Estes são tempos e circunstâncias verdadeiramente sem precedentes. Apenas há algumas semanas, uma das principais preocupações da indústria de reuniões e eventos do Reino Unido era o impacto do Brexit, e embora essa pergunta ainda esteja para ser totalmente respondida ou sequer colocada, a indústria luta agora contra esta ameaça imediata maior.

Dito isto, o setor de reuniões e eventos tem vários traços-chave: paixão, resiliência e adaptabilidade para se unir para tentar garantir o futuro deste valioso setor para o Reino Unido, mas também em nível macro para o setor de eventos globais, com a tecnologia desempenhando um papel absolutamente crítico durante este período:

“Claramente, o impacto da Covid-19 apresentou as novas tecnologias para ajudar a complementar o facto de não podermos encontrar-nos pessoalmente com segurança neste momento. Eu acredito que muitas destas novas soluções provisórias irão tornar-se uma parte do mercado MICE a longo prazo para adicionar oportunidades educacionais além das reuniões. Por outro lado, acredito que a situação atual em que estamos todos a trabalhar nas nossas casas e distantes de nossos colegas de equipa, clientes etc., mostra que precisamos de interação humana. Eu acho que o valor das reuniões presenciais nunca se mostrou mais verdadeiro nos últimos dois meses ”, afirma Don Welsh, Presidente e CEO da Destinations International.

As tecnologias novas e atuais são de fundamental importância no momento, permitindo que aspetos dos negócios de Eventos continuem e forneçam uma tábua de salvação para muitos indivíduos e organizações. A plataforma da Web da revista Conference News afirmou que “os eventos ao vivo podem estar inativos, mas o setor de eventos ainda está a trabalhar afincadamente. A cada semana, a Mash Media publicará uma lista de eventos virtuais e webinars destinados a ajudar o setor dos eventos a enfrentar a crise da Covid-19 ”.

Muitas empresas estão a adaptar-se à situação por meio de sessões de formação on-line / virtuais, reuniões e partilha de conhecimento. Portanto, nestes tempos preocupantes, a Covid-19 pode muito bem ser o teste e catalisador ideal para oferecer um programa mais abrangente de operações comerciais remotas e virtuais, para além da Covid-19, e para a saúde futura do setor de reuniões e eventos. Nos últimos anos, já vimos a tendência contínua de suplementar 'eventos ao vivo' com soluções de IA, Virtual e outras tecnologias, mas a Covid-19 poderia ajudar a adaptar essas inovações para apoiar remotamente o setor MICE quando necessário, tanto em termos de desenvolvimento geral como em tempos futuros de crise.

Nesta nota, os planeadores / organizadores, locais e fornecedores de eventos incluirão um plano 'A', 'B' e provavelmente 'C', nos seus planeamentos futuros, receção e fornecimento de produtos para eventos, na tentativa de cobrir cenários variados. É necessário reconhecer que, se o plano principal se tornar impossível, existe uma maneira imediata de otimizar um evento ou de utilizar a tecnologia para garantir que os aspetos de um evento ainda possam prosseguir e gerar alguma forma de ROI.

Também vale a pena reconhecer o valor das associações reuniões e eventos, destacando a sua importância geral durante esta pandemia; elas estão a fornecer dados do setor, atualizações, feedback e alguma formação profissional gratuita, atuando essencialmente como uma ponte entre todas as partes interessadas do setor.

Elas estão até a ajudar a promover e a implementar um plano coordenado para reunir o setor a 14 de abril, numa tentativa recorde de reunir virtualmente tantos membros do setor quanto possível; a ideia foi criada por Anh Nguyen, (CMP- Certified Meeting Professional), fundadora da Spark Event Management Inc., que declarou vontade de “mostrar ao mundo que, mesmo num momento em que a nossa indústria sofreu um verdadeiro golpe, ainda podemos conectar-nos e colaborar, e o poder de eu convidar os meus amigos que, por sua vez, convidam os seus amigos e criam crescimento exponencial, é realmente onde está o poder de nossa indústria”. Se quiser juntar-se a esta iniciativa, aceda a GMIDGoesvirtual.com.

Miguel Neves, um estratega digital para profissionais de eventos e membro do Conselho da Meeting Professionals International (MPI), acredita que “o GMIDGoesVirtual inspira a indústria a unir-se e a fazer parte de algo único. É um esforço completamente popular, construído com base na energia e determinação de profissionais de eventos que ainda se querem encontrar e marcar este dia especial, apesar das circunstâncias. Com a situação atual levando a indústria de eventos e o mundo dos negócios em geral a uma paralisação completa, é mais importante do que nunca que a indústria dos eventos mostre a sua resiliência.”

O velho ditado segundo o qual “A necessidade aguça o engenho” nunca será mais relevante do que agora. “Certamente todos nos tornaremos mais experientes ao participar e criar experiências on-line de todos os tipos”, continua Neves. Portanto, se houver um lado positivo nesta crise, inovações e processos de novas tecnologias na indústria MICE poderão acelerar novas oportunidades e, consequentemente, a maneira como todos trabalhamos muito depois da Covid-19.

Neves acrescenta: “Acredito que, quando pudermos encontrar-nos pessoalmente novamente, faremos isso com mais entusiasmo e valorizaremos ainda mais nossas interações face a face. Estou confiante de que os eventos se recuperarão e o número de eventos poderá até crescer, mas também espero que eles se tornem mais focados e ofereçam experiências de mixed-media com bastante conteúdo para serem consumidos on-demand. Por sua vez, os eventos presenciais podem concentrar-se mais nas oportunidades de debater, trocar ideias e interagir.”

A indústria está momentaneamente a suster a respiração, mas ainda a respirar, a trabalhar e a inovar. Mas, como Don Welsh mencionou, a interação 'humano a humano' nunca pode ser substituída e todos esperamos reunir novamente, mas talvez numa indústria ligeiramente diferente.