As dicas da Imago Venues para a organização de uma conferência internacional

As dicas da Imago Venues para a organização de uma conferência internacional

Há alguns cuidados a ter na organização de uma conferência internacional e a Imago Venues, que ajudou recentemente na organização da International Conference of Conversations Analysis na Loughborough University – um evento de seis dias para 550 delegados de 32 países –, deixa algumas dicas para organizar um evento de sucesso.

Obtenha ajuda profissional

Procure os contactos que já tenha no sector dos eventos e veja se têm experiência no acolhimento de conferências internacional. Se não tive qualquer contacto, procure a ajuda de uma organização profissional de eventos.

A localização é fundamental

Se quer receber público internacional, então é importante estar num local acessível. Escolha um local central, que seja perto de um aeroporto, perto de transporte público e não muito longe da autoestrada. Assegure-se que é feita uma transição suave para o venue e certifique-se que há estacionamento suficiente.

Orçamentos

Peça a alguém para ajudar no orçamento para o evento. Tenha a certeza de que está claro o orçamento que tem, quais são as necessidades e peça à agência de eventos uma análise clara de onde estão a planear gastar dinheiro.

Venue

O venue deve ter espaços adequados a receber conferências, workshops, expositores e sessões 1-2-1. Pesquise onde decorreram anteriormente conferências similares. Edições anteriores da International Conference of Conversations Analysis realizaram-se em locais em todo o mundo, como na Universidade de Copenhaga, na Universidade de Helsínquia e na UCLA.

Seja flexível 

Cada conferência é diferente e algumas podem ser para nichos de mercado, por isso esteja preparado para requisitos específicos. O organizador da International Conference of Conversations Analysis queria incorporar workshops antes da conferência, que iria estender o evento em mais dois dias e meio. Isto também adicionou pressão extra no que toca ao alojamento e quanto à necessidade das sessões decorrerem simultaneamente.

Alojamento 

Pense em quem são os seus convidados e nas suas necessidades. Conferências internacionais podem ter uma série de delegados presentes, cada um com um orçamento diferente. Procure alojamento acessível disponível no local que possa ser utilizado.

Atreva-se a ser diferente

Cada pessoa tem de viajar para participar numa conferência. Na International Conference of Conversations Analysis, apenas 17% dos delegados eram do Reino Unido. A Imago Venues queria fazer algo diferente para tornar a sua estadia memorável e transformaram os tradicionais jantares formais em churrascos de networking, servindo ‘fish and chips’ ao ar livre e proporcionando uma festa em vez de um jantar.

Teste o apoio técnico 

Assegure-se que o apoio técnico está incluído no pacote, em caso de falhas. Pergunte ao venue se os espaços têm equipamento para exibir apresentações em PowerPoint. Lembre-se de fazer perguntas básicas como “as salas de reuniões têm microfones e altifalantes?”

A gestão do evento é vital

Não substime o valor de um serviço completo de gestão de eventos. Embora possa parecer um luxo, o seu valor vai ser retribuído em dez vezes. A Imago Venues providenciou um serviço totalmente abrangente, do registo dos delegados, administração de pagamentos, entre outros. Como académicos, cujo trabalho diário não é gestão de eventos, eles aliviaram o trabalho dos organizadores.