CEO da Panoptic Event: Quando a indústria acordar, é melhor estarmos prontos
15-05-2020
Nesta conversa, discutiram-se as suas medidas para levar a sua empresa a bom porto, nestes tempos de tempestade sem precedentes, aproveitando para fazer “reset” a vários processos para estar mais bem preparado para o futuro.
O que faz a Panoptic Events?
A Panoptic nasceu em 2014 e, desde então, participou em cerca de 2000 eventos. A nossa visão é oferecer experiências de classe mundial em vários setores. O nosso espírito é criar e entender a história do cliente, desenvolver um evento em torno dessas necessidades e, finalmente, fornecer um legado duradouro através do evento à sua marca. As três principais pedras angulares desta atividade são EXPERIÊNCIA - trabalhamos em vários setores e podemos colocar a sua marca em vários eventos para maximizar o alcance dos seus mercados; EVENTOS - usando as nossas redes, conexões e anos de experiência para nos tornarmos o seu parceiro de eventos, e oferecendo um serviço completo de criação e gestão de eventos; PRESTÍGIO - este segmento oferece luxo e eventos exclusivos, além de todos os elementos logísticos para projetar um evento inesquecível e de prestígio. Os nossos clientes variaram de start-ups a FTSE100s, grandes marcas, VIPS, agências espaciais, empresas de bebidas, governos, músicos, restaurantes e muito mais.
Pode dar alguns exemplos de casos de estudo da Panoptic?
Nós já fizemos o design de uma mistura verdadeiramente eclética de eventos para diversos parceiros. Por exemplo, transformar o Hard Rock Café em Glasgow (durante o Ano Novo de 2019-2020) no Studio 54; projetamos todo o evento, transformando o restaurante numa discoteca com música e dança - criando um espaço icónico com DJs especializados, 36 bolas disco, 50 slinkies, árvores de bambu, luzes de neon e 3 zonas de Instagram, gerindo toda a produção. Durante o ‘Edinburgh Jazz & Blues Festival’, demos uso aos três elementos da nossa atividade (Experiência / Eventos / Prestígio) - O patrocínio (no ano passado com a Audi) cobriu a vertente da 'Experiência', um Event Manager cobriu inúmeros eventos no festival e depois, a vertente 'Prestígio' forneceu acomodação aos artistas. Trabalhamos com a 'BoConcept' para oferecer um lançamento instantâneo em que as nossas técnicas geraram um ROI de 10 x na noite - também trouxemos o 'Aperol' como patrocinador, proporcionando-lhes um público de alto valor / alto património líquido - usando Spritz e Negronis como bebida de boas-vindas. Alguns eventos projetados pela Panoptic também foram apresentados no programa BBC One, quando criamos o conteúdo do recente PayFest, um evento que celebra as mulheres que recebem salário igual em Glasgow.
Enquanto organizador de eventos, quais são suas principais prioridades durante o confinamento consequente da COVID19?
Acima de tudo, mostrar empatia pelos outros, já que neste momento todos estamos na mesma situação.
Sinto que tive que mergulhar no estado atual e decidir o que posso fazer diariamente para produzir a maior diferença em como saímos do outro lado. Primeiro, tivemos que navegar o navio por mares tempestuosos até águas mais calmas e esperar que a tempestade passasse. Uma vez lá chegados, analisamos todos os custos e o que poderia ser otimizado.
Felizmente, quando eu criei a Panoptic, ela deveria ser remota. Portanto, mudar para uma empresa totalmente rem teletrabalho não foi um grande problema - embora isso significasse que o aluguer do escritório fosse a primeira despesa da qual abdicamos. Depois, outros custos foram aumentados, como subscrições e muito mais. Conforme o mencionado, simplificamos e preparamo-nos. Ficamos prontos. Costumo ouvir podcasts com entrevistas a muitos líderes de negócios e uma pergunta é: "Se pudesse voltar ao início e mudar uma coisa, o que seria?" Eu usei isso como base para poder analisar o que é necessário. Este era um sistema de CRM, processos, materiais de marketing e estrutura dentro dos negócios. Estabeleci o meu plano de ação para 90 dias e analisei tudo o que podíamos fazer para obter uma operacionalidade eficiente, avaliar sistemas nos negócios para podermos crescer com estrutura.
Passei 28 dias nisso, apresentei novos membros da equipa nessa altura, permitindo um processo de aprendizagem constante, acelerando e criando novas ideias.
A pesquisa que realizamos permitiu-nos entender realmente os nossos clientes, os nossos leads e os nossos produtos. Conseguimos descobrir quem e que tipo de empresa compra cada produto. Esses dados são cruciais para o futuro. Eles permitiram-nos entrar em contato e estar prontos para informá-los sobre nossos outros serviços. De repente, o quebra-cabeça parece estar a tomar forma.
Perdemos muitos negócios, pois havia uma grande incerteza no setor. Estava na hora de entrar em contacto com todos os clientes e conversar com eles para garantir que esse negócio fosse simples o suficiente de adiar para um momento mais seguro, e a maioria foi adiada. O que significa que esse negócios voltarão à agenda. Também tenho confirmado alguns grandes clientes neste período, o que tem sido ótimo. E também falei com anteriores muitos leads e estamos a estabelecer colaborações agora. Fornecedores / Leads e clientes querem unir-se.
As prioridades aqui mudaram para a sobrevivência, e depois para as operações. Não estamos concentrados nas vendas, estamos a preparar-nos para quando a indústria acordar novamente. Quando isso acontecer, navegaremos de volta para a água e estaremos prontos para o que der e vier.
Lembre-se de que a indústria está apenas adormecida; quando acordar, é melhor estarmos prontos!
O que podem os fornecedores fazer para incentivá-lo a pensar no seu venue, incentivo e destino, enquanto navegamos nesta pandemia?
Compreendo que muitos estão ausentes agora, no entanto, para os que trabalham em casa, basta entrar em contato com os compradores e perguntar como estamos. Notei há algumas semanas um aumento real nas chamadas regulares de hotéis / venues, mas o problema era que os nossos clientes não estavam a fazer reservas. Os venues também estavam à procura de pagamentos, embora todos soubéssemos que o confinamento estava iminente. Acho que esta altura pode ser usada para entrarem em contacto e garantir que estamos bem, oferecerem cancelamento / adiamento gratuito, sendo proativo em adiar eventos. Se o marketing deles mudou para o próximo ano, o que podem oferecer-nos para efetivarmos a reserva?
Visitas virtuais funcionam bem. É muito provável que atendamos chamadas telefónicas. Eu adoraria sentar-me e fazer uma visita virtual privada online. O meu negócio foi desenvolvido com base na criação de uma lista de fornecedores; estou prestes a entrar em contacto com eles para descobrir quais são os planos dessas pessoas e o que andam a fazer. Ainda não existem muitos fornecedores com os quais estejamos em contacto. Comunique connosco. Estabeleça um relacionamento e conte-nos uma história única, seja memorável. Seja criativo em marketing.
Um agradecimento especiais à Deutsche Hospitality pelo seu questionário semanal durante o horário de expediente, o que garante alguma diversão, apesar de incentivar o diálogo quer com fornecedores, quer com compradores - estou em networking na minha cozinha nesses eventos!
Crê que a tecnologia desempenhará um papel mais crucial nos eventos, por exemplo, haver mais eventos híbridos pós-COVID19?
Não vejo como não! Antes, havia conversas sobre eventos totalmente online; agora, os híbridos serão a norma. Haverá uma grande mudança na indústria. Pense em como as pessoas estão em vídeo chamadas agora, isso deixou de ser um problema. Não terei problema algum em reunir via computador. Agora, vamos ser honestos, os eventos presenciais são a razão da nossa atividade, embora o período de transição para o futuro próximo seja interessante, pois vemos como a tecnologia se torna uma parte maior do nosso quotidiano. Haverá um aumento acentuado, embora não substitua eventos de música, desporto ou grandes conferências. Embora a nível intermediário possa haver mais empresas a recorrer à "tecnologia" para economizar nas despesas de viagem.
Novas ideias surgirão e nós abraçá-las-emos. Aceitaremos também a mudança mais rapidamente, quer dizer, veja com que rapidez as pessoas se acostumaram ao streaming como norma. Num período do Sustentável/ CSR e mais, as pessoas adotarão a tecnologia para limitar as viagens aéreas. Pessoalmente, algumas reuniões não exigem viagens para que eu possa facilmente realizar videoconferências. No entanto, em última análise, não se pode substituir a sensação de apertar a mão ou de abraçar um velho amigo. Agora, mais do que nunca, a tecnologia permite-nos ficar juntos e ambicionar essa conexão humana. Os eventos que acertarem nesse equilíbrio serão os vencedores.
Prevê uma queda na reserva de eventos em todo o mundo, paralelamente à desaceleração económica prevista?
Há um argumento a favor e contra isso: até que a imunidade em massa seja uma realidade ou exista uma completa erradicação do vírus, não saberemos imediatamente.
Uma coisa que os eventos irão ou poderão fazer é reiniciar a economia. O Ministro do Desporto, Turismo e Património do Reino Unido entende isso. Obviamente, a indústria de eventos será afetada em 2020, no entanto, uma vez suspensos os bloqueios e restrições, as pessoas vão querer ver-se. Eventos aproximam pessoas. As pessoas vão reunir-se. É claro que a segurança será fundamental.
Em 2020, olhando para eventos domésticos, provavelmente sofrerão um aumento, pois as empresas não pretenderão viajar para o exterior. Em 2021, o crescimento do mercado de viagens começará novamente. Lembre-se, as pessoas reúnem-se, as bandas regressam às digressões, as equipas desportivas começam as competições, as pessoas saem de férias e vão aos eventos! Tudo isto tem conotações positivas (potencialmente de muito trabalho) para cada empresa de eventos.
Finalmente, quais são as lições que podemos aprender com a pandemia e, se houver, existem vantagens nesta "pausa" na vida profissional como a conhecemos?
Não dar nada na vida como garantido. Ser gentil com o nosso vizinho, com os outros.
Cortar a negatividade da nossa vida, fazer as coisas que desejamos, trabalhar com as pessoas com quem desejamos trabalhar; passar algum tempo a desfrutar da natureza, dos eventos, participando de conversas; prestar atenção às vistas, sons, gostos, toques e cheiros ao nosso redor.
Eu referi-me a isto como um "reset", uma “reposição dos valores de origem. Foi bom realmente fazer um balanço e analisar tudo. Quando teremos uma oportunidade como esta novamente? É claro que esperamos que nunca mais, então aproveitemos ao máximo. É o momento perfeito para fazer alterações, reestruturar, planear, fazer uma boa análise do que estamos a fazer, de qual é a nossa visão e de como podemos alinhar tudo agora. Pessoalmente, usei isso em meu proveito para estruturar a nossa atividade exatamente da forma que pretendo. Sistemas e operações em funcionamento, onde tenho tempo para manter a equipa totalmente atualizada, com quase nenhumas distrações. Uau!
Em breve, todos emergiremos para apertar as mãos, partilhar histórias e experiências e, é claro, fazer negócios. Tomaremos uma bebida, riremos e todos voltaremos a crescer juntos.
Ramy Salameh