Como as arenas reinventam a experiência dos eventos de negócios

Como as arenas reinventam a experiência dos eventos de negócios

Normalmente associadas a grandes espectáculos, eventos desportivos, performances de grande dimensão, as arenas podem ser também um tesouro escondido no mundo dos eventos de negócios, dada a sua flexibilidade e capacidade de atender às necessidades. Quem o diz é Alison Tovey, directora de Eventos da empresa australiana MYOB, que apontou os benefícios de realizar um evento numa arena.

Alison Tovey lidera uma equipa que organiza anualmente mais de 150 eventos, desde lançamentos de produtos a viagens de incentivo. A responsável adora organizar eventos em arenas e explica como as arenas estão a reinventar a experiência dos eventos de negócios:

Flexibilidade

As arenas foram construídas para serem flexíveis. Elas podem adaptar-se a qualquer espectáculo e concerto, a eventos desportivos, como o Australian Open, e espectáculos como o Cirque du Soleil. Os organizadores de eventos procuram um venue com a capacidade de atender às suas necessidades específicas. E as arenas são locais adaptáveis e todo o espaço pode ser construído do zero. Isto significa que se pode dar vida a um projecto de evento sem limitações. Organizámos recentemente na Melbourne Arena o MYOB Partner Connect 2018, um evento de dois dias onde participaram mais de mil pessoas. Usámos a Melbourne Arena para acolher o evento e depois convertemos o espaço para um jantar de gala intimista, numa abordagem que maximizou o uso do espaço e que se adaptou às nossas necessidades.

Maximizar o que está disponível

É importante não basear a escolha de uma arena exclusivamente no tamanho. Um bom venue trabalha com quem organiza o evento, ajudando a identificar opções e possibilidades. Muito frequentemente, as arenas usam a infra-estrutura e o equipamento existentes para ajudar a dar vida ao projecto. Isto significa que, quando ainda se está a decidir sobre o local, é importante perguntar os custos aproximados de todos os serviços. Pergunte: “Precisamos de um tapete? Precisamos de sinalização? Precisamos de encenação?” Isto vai ajudar a determinar os restantes componentes do evento que provavelmente terão de ser subcontratados.

Criar o factor ‘wow’

Do que mais gosto quando trabalho com arenas é que, embora muitas pessoas já tenham experimentado o local, quando elas voltam para um evento de negócios dificilmente o reconhecem. Isso torna-se num momento ‘wow’. Quando organizámos o nosso evento MYOB na Melbourne Arena, transformámos o espaço de espectáculos num jantar intimista para 650 pessoas. O feedback foi impressionante – os nossos convidados ficaram maravilhados com a transformação, que decorreu em poucas horas. As arenas permitem-lhe sonhar em grande, a pensar fora da caixa e a soltar a sua criatividade.

A importância de ser conveniente

No nosso mais recente evento em arena, tivemos em consideração todo e qualquer detalhe, desde o momento em que os convidados chegaram até ao último gole de champanhe no final. Colaborámos com o Melbourne & Olympic Parks, que nos ajudou a organizar tudo, incluindo na sinalética exterior e interior. A equipa ajudou-nos a montar as estruturas, a alterar a sinalética nas zonas de mercado, para que reflectisse a marca, e a criar as bancas de café MYOB, para que os participantes pudessem usufruir delas ao longo do dia. Eles ajudaram a dar vida às nossas ideias criativas de catering. Além disso, a localização, a proximidade de estacionamento e do transporte serão bastante apreciadas pelos convidados no dia do evento, facilitando a sua participação.