Dicas para tornar as suas reuniões mais amigas dos introvertidos

Dicas para tornar as suas reuniões mais amigas dos introvertidos

A MeetingsNet ouviu Sharon Fisher, da Play With a Purpose, numa sessão do World Education Congress da Meeting Professionals International, e apontou sete dicas para envolver todos os participantes, introvertidos incluídos.

Mas antes disso, alguns traços de personalidade. De acordo com Sharon Fisher, as pessoas introvertidas gostam de pensar antes de falar, preferem escrever a expressar-se verbalmente e preferem ficar em segundo plano, por exemplo. E ser introvertido não é o mesmo que ser tímido, nota.

Assim, aqui ficam sete ideias, partilhadas por Sharon Fisher, para tornar os seus encontros mais “introvert-friendly”:

1. Juntar algum tempo de inactividade. Adicionar ao programa algum tempo para pensar e reflectir. “Apenas meia hora de inactividade vai dar tempo aos introvertidos para recarregarem energia”, disse, citada pela MeetingsNet, sugerindo actividades como ioga ou um labirinto, no qual as pessoas possam andar enquanto meditam.

2. Implementar alguns espaços calmos. “Os introvertidos podem gostar de beber, mas não gostam de ‘cocktail parties’”, afirmou Sharon Fisher, lembrando que “é mais fácil para os introvertidos juntarem-se em pequenos grupos em vez de estarem no meio da multidão a apresentarem-se”. Por isso, sugeriu a criação de espaços calmos, longe da música alta, onde pequenos grupos se possam sentar e conversar.

3. Mudar o esquema de Perguntas e Respostas. Levantar, enfrentar a multidão e dar o seu nome antes de fazer uma pergunta pode causar algum desconforto. Uma ideia é usar ‘catchboxes’, microfones que podem ser lançados e que podem circular pela sala facilmente. Outra ideia que Sharon Fisher disse ter ouvido em tempos é pedir aos participantes para que escrevam, no início da sessão, as três coisas que eles mais querem aprender e para que as risquem à medida que se forem cumprindo – no final, a ideia é recolher os cartões e usar os itens que não foram riscados como base para o momento Perguntas e Respostas.

4. Não desperdiçar os crachás. Classificando os cartões de identificação como “uma das ferramentas menos utilizadas” pelos organizadores, Sharon Fisher sugere a criação de uma ‘bling station’, onde os participantes podem personalizá-los. Também pode ser disponibilizada uma cesta com crachás contendo frases sobre coisas que os participantes possam ter em comum, como “dog lover” ou “not a morning person”, por exemplo.

5. Quebrar o gelo para facilitar a integração. Uma ideia é colocar os participantes em pequenos grupos e pedir-lhes para encontrarem cinco coisas que todos tenham em comum. Mesmo em sessões gerais, os membros do público podem fazer isso com as pessoas que estão sentadas à frente ou atrás, perguntando-lhes coisas engraçadas, como as suas aplicações favoritas.

6. Usar sinais nas mesas. Utilizar em cada mesa sinais que especifiquem um tópico engraçado, semelhante à ideia dos crachás. Assim, os participantes podem sentar-se na mesa com o tópico que mais os atraem e conhecer outros que partilhem esse mesmo interesse. Isto pode ajudar a animar almoços e jantares.

7. “Caminhar pelas paredes”. Utilizar as paredes para início de conversa, colocando tópicos, ideias ou pensamentos, e deixar que os participantes “caminhem pelas paredes”. Uma ideia popular é o projecto “Antes de eu morrer…”, originalmente criado pela artista Candy Chang, em Nova Orleães, e agora reproduzido em mais de duas mil paredes em todo o mundo. A ideia é dar espaço às pessoas para que partilhem as suas reflexões. A MeetingsNet acrescenta que se o “Antes de eu morrer…” for muito profundo para os propósitos da reunião, pode ser utilizado o tópico “Antes de eu sair deste encontro…”.