Sofia Rodrigues: “Sou viciada na energia positiva e evolução que os eventos trazem à vida das pessoas”

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De repente percebeu que não podia “viver sem eventos”

Dos dias em que tirava férias para trabalhar na área até aos dias de hoje em que, como VP of Education no Meeting Design Institute, partilha os seus conhecimentos com pessoas de todo o mundo, há um percurso feito com igual paixão. Sofia Rodrigues fala sobre o seu trabalho e sobre a forma como a pandemia pode mudar o meeting design.

Entre a gestão e o meeting design, com uma carreira construída sobretudo fora do país, mas usufruindo de dois privilégios: fazer o que gosta e trabalhar com pessoas que admira. A vida profissional de Sofia Rodrigues, Vice‑president of Education no Meeting Design Institute (MDI), na Bélgica, tem sido marcada pela paixão pelos eventos e pela constante vontade de aprender.

Começou por estudar Gestão Turística e Cultural na Escola Superior de Gestão de Tomar e a primeira experiência na área dos eventos foi como parte da equipa que organizou uma das etapas da Triathlon World Cup. “A partir daí não consegui mais ‘viver sem eventos’. E mesmo quando o meu trabalho principal não era na área, sempre procurei oportunidades para trabalhar paralelamente ou tirava férias para poder trabalhar como voluntária em eventos”, revela, ao fazer a retrospetiva desses primeiros anos.

A julgar pelas suas palavras, esta paixão não esmoreceu: “Gosto da magia que acontece quando as pessoas se encontram numa conferência, as potenciais novas colaborações que são criadas, o aumento de motivação que os eventos podem gerar nas pessoas, a energia positiva dos eventos. Sou viciada nesta energia positiva e evolução que os eventos trazem à vida das pessoas e fico feliz por poder contribuir um pouco para isso. Acredito muito no slogan da MPI (When we meet we change the world).”

Por isso, e mesmo tendo trabalhado também em hotelaria, estava consciente de que esse não seria o caminho para a realização e continuou a perseguir os seus objetivos. “A minha paixão era pela área de organização de congressos e por isso resolvi tirar uma pós‑graduação em Gestão Estratégica de Eventos. Durante a pós‑graduação tive a excelente oportunidade de ter aulas com a Linda Pereira ‑ uma excelente mentora e inspiração para quem deseje trabalhar ou trabalhe na área de conferências ‑ e ganhei alguma experiência na área de planeamento de congressos internacionais”, conta.

Um livro e uma mudança de vida

E como tantas vezes acontece, acabou por encontrar, nessa fase de crescimento profissional, um livro que lhe mudou a vida: “Li o livro ‘Meeting Architecture’ escrito pelo Maarten Vanneste e fiquei fascinada com a sua perspetiva sobre a área de eventos e como esta era de certa forma diferente e bastante mais interessante do que o que eu tinha experienciado. Senti que ‘There are more things in heaven and earth, Horatio, Than are dreamt of in your philosophy´.” [Hamlet, William Shakespeare]A essa espécie de epifania juntou‑se outra decisão que viria a marcar a sua carreira: “Sempre quis morar fora do país, pelo menos por algum tempo, para melhorar o meu inglês, mas também pela experiência de viver num país e com pessoas de culturas diferentes e, em 2012, mudei‑me para a Suíça.”

Dois anos depois, na EMEC, em Istambul, Maarten Vanneste viria a cruzar‑se novamente no seu percurso. Sofia Rodrigues participou no workshop sobre “Meeting Architecture”. E não demoraria muito até que surgisse nova mudança na sua vida: “Para mim a área de Meeting Design era a mais interessante de todas as áreas relacionadas com eventos. Queria aprofundar os meus conhecimentos e, poucos meses mais tarde, participei num curso sobre Meeting Design organizado pela MPI Belgium Chapter. Nesse ano, mudei‑me para a Bélgica durante seis meses e comecei a colaborar com o MDI.”

Há vários anos a trabalhar fora, considera que “a questão da nacionalidade não é muito relevante, a não ser talvez em situações muito específicas”. “Para a evolução profissional na área de eventos talvez seja mais importante a nossa capacidade de flexibilidade para respeitar as diferenças culturais. Creio que isso é mais importante do que a nossa própria nacionalidade. E o domínio da língua inglesa é essencial para quem quer trabalhar em eventos internacionais”, sublinha.

Há seis anos no MDI, começou como Marketing Manager, passou a Operations Manager e está há dois anos como VP. A paixão pelo que faz é, também, o factor mais desafiante do seu trabalho: “O sentimento de missão é tão forte que muitas vezes (e facilmente) esquecemos que uma empresa ou organização tem que ser sustentável e viável também financeiramente. E esse é o maior desafio, conseguir manter o foco e (tentar) aceitar que não podemos aceitar ou temos que desistir de certos projetos.”

A melhor parte? A resposta é igualmente entusiasmada: “A parte mais fácil e mais prazerosa está ligada com as pessoas com quem tenho a oportunidade de colaborar. Muitas das pessoas que eu admirava quando estava a iniciar a minha carreira na área de eventos são hoje pessoas com quem tenho o privilégio de poder trabalhar e é tão bom podermos trabalhar e aprender constantemente com pessoas que admiramos muito.”

2020: um ano de desafios

Estando Sofia Rodrigues no MDI, era inevitável perguntar de que forma o ano de 2020 se refletiu na sua atividade e no trabalho do próprio instituto. “Quase todos os nossos planos para este ano foram alterados, mas, ao mesmo tempo, muitos dos projetos que estávamos há alguns anos a planear (depois de adaptados à nova realidade) aconteceram de forma mais acelerada”, reconhece.

O objetivo passava por uma atenção cada vez maior ao desenvolvimento de formação na área de Meeting Design. E a pandemia acabou por ser a altura certa para isso: “Realizámos várias Masterclasses gratuitas onde centenas de meeting planners puderam aprender e experienciar como desenhar eventos online de forma mais interativa. Também criámos um programa de 18 horas onde ensinámos meeting planners a desenhar eventos online e híbridos tendo por base princípios de meeting design.”

O balanço é, por isso, positivo, até porque o contributo dado foi extremamente útil para fazer face à nova realidade dos eventos: “Em termos de resultados, acredito que criámos várias oportunidades de educação e ao mesmo tempo de networking para meeting planners e que para muitos deles estas experiências ajudaram‑nos a adaptar‑se à nova realidade da indústria de uma forma mais eficaz e positiva.”

A missão do MDI, tal como salienta, a de outras organizações ‑ como MPI, PCMA, IMEX ou The Iceberg, por exemplo ‑ era e continua a ser extremamente importante para a indústria de eventos. E explica em que medida 2020 foi importante para alterar esta área de atividade: “Na minha opinião, o que aconteceu nos últimos meses é que tivemos tempo para analisar ou fomos obrigados a analisar muitas das fragilidades da nossa indústria. Muitas das questões que foram levantadas nos últimos tempos não são novas, apenas foram amplificadas: organizar um evento sem analisar previamente quais são os seus objetivos e não desenhar o evento baseado em objetivos, não saber apresentar dados relevantes para medir o ROI (ou, pelo menos, alguns níveis da pirâmide de ROI), desenhar sessões onde os participantes são meros ouvintes, etc. Agora talvez seja mais difícil organizarmos um evento dessa forma e continuarmos a concluir que o evento foi um sucesso, mas quantos eventos não foram organizados desta forma no ano passado, por exemplo?”

Assim, e apesar das dificuldades geradas pela pandemia, Sofia Rodrigues acredita que o setor dos eventos ficará mais forte a médio e longo prazo e que a crise “levará a indústria a evoluir positivamente de forma mais célere”.

“Acredito que desenhar eventos com base nos objetivos, analisar e avaliar o retorno e impacto dos eventos, refletir na experiência que queremos criar para os participantes e quais as ações que queremos que estes tenham após o evento serão mais importantes do que nunca. E essas preocupações e análises resultarão em eventos mais responsáveis, sustentáveis, eficazes e benéficos para os seus stakeholders e para as comunidades onde são realizados. Estes são os pilares fundamentais e depois disso podemos falar em formatos. No futuro, provavelmente muitos eventos passarão a ser híbridos, o que trará alguns benefícios e limitações ao evento. Mas o mais importante não é o formato em si, mas como desenhamos o evento e o seu impacto”, realça.

“Networking é difícil de substituir”

Algo que, apesar de todas as limitações, não vai perder força é o networking. “As razões pelas quais organizamos ou participamos em eventos, geralmente, podem ser resumidas em três pontos: learning, networking (que também é uma forma de learning) e motivation (ou algo semelhante). Há alguns anos, o networking começava a ser apresentado em vários relatórios da indústria como o principal factor, mais relevante do que a aprendizagem. Neste momento, e cada vez mais no futuro, a informação/ aprendizagem pode ser adquirida através de várias formas sem a necessidade de participar num evento, mas o networking é mais difícil de substituir”, diz.

Sofia Rodrigues considera que “o networking é tão importante que não pode ser deixado apenas para os coffee breaks, eventos sociais e ao acaso”. Por isso, salienta a importância de “trazer as oportunidades de networking também para as sessões educativas e, por exemplo, criar momentos durante a sessão em que os participantes podem conversar sobre o tema em pequenos grupos e partilhar a sua opinião, experiências e aprender uns com os outros”.

Já no que respeita à colaboração e sinergias, estas são, na sua opinião, “extremamente importantes para qualquer organização pois permitem obter resultados melhores e mais fortes que a soma das partes envolvidas conseguiriam por si só”.

Quando o presente supera os sonhos

Sofia Rodrigues admite, várias vezes ao longo da entrevista, que está realmente apaixonada pelo que faz e pela área em que trabalha. Talvez por isso, quando lhe perguntámos o que gostaria de estar a fazer dentro de 10 anos admita ter alguma dificuldade em responder: “Há 10 anos eu nem sequer teria a capacidade de desejar ter a oportunidade de estar a fazer o que estou a fazer hoje. Eu sou apaixonada por gestão empresarial e Meeting Design. Daqui a 10 anos gostaria de ter a oportunidade de pertencer a uma organização que contribua para o desenvolvimento e ensino do Meeting Design como disciplina e ter um papel relevante na gestão e sustentabilidade desta organização”, conclui.