ICC Wales: dicas para a realização de eventos inclusivos
05-02-2024
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Danielle Bounds, sales director do ICC Wales, deixa dicas para a realização de eventos verdadeiramente inclusivos.
A inclusão tem sido uma preocupação da indústria das reuniões e eventos. De acordo com o International Convention Centre (ICC) Wales, reconhecer e respeitar a diversidade de um público, no que toca a origem, género, idade ou qualquer outra característica, “é crucial no mundo atual dos eventos”.
Assim, os organizadores de eventos devem ter como prioridade a criação de um ambiente onde todos os participantes se sintam bem recebidos, valorizados e capazes de participar em pleno. Danielle Bounds deixa algumas dicas para a incorporar a inclusão nos eventos, dando conta dos seus benefícios, como o alargamento das audiências ou a melhoria da experiência dos delegados.
Seleção do venue. Tudo começa com a escolha do venue do evento. Assegurar que no local existem opções de deslocação e estacionamento acessíveis, bem como rampas, elevadores e lugares reservados, vai ajudar os participantes a sentirem-se confortáveis e a concentrarem-se verdadeiramente no conteúdo e nas conexões. O ICC Wales conta com a iniciativa ‘Changing Places, Changing Lives’, que garante que pessoas com deficiências de aprendizagem e com deficiências físicas tenham o espaço e as comodidades de que necessitam.
Utilização da tecnologia. Estar sentado num auditório ou numa sala de reuniões durante uma longa sessão pode ser desconfortável para algumas pessoas, pelo que a tecnologia pode ajudar. O ICC Wales acolheu no ano passado o evento SQL Bits Data Platform Conference, que explorou métodos alternativos: as sessões foram transmitidas para grandes ecrãs na sala de exposição, onde os delegados podiam ouvir com auscultadores e desfrutar das sessões ao seu próprio ritmo e no seu próprio espaço. Além disso, as componentes virtuais interativas, como a conversação em direto ou as sessões de perguntas e respostas, ajudam a promover a inclusão.
Comunicação inclusiva. Uma comunicação eficaz é importante em qualquer evento. Quando os participantes conseguem compreender e interagir facilmente com as informações do evento, é mais provável que tenham uma experiência positiva. Por isso, é fundamental considerar o público e as suas necessidades quando se trata de materiais de marketing, sinalização e anúncios. A SQL Bits não só utilizou sinalização clara e concisa, como incorporou sessões de Língua Gestual Britânica como parte do evento, para incentivar o networking de forma acessível.
Equipa de oradores diversificada. Um alinhamento diversificado de oradores é a pedra angular da inclusão, garantindo oradores de várias origens, experiências e perspetivas, e abraçando diferentes vozes dentro da indústria. Isso não só enriquece o conteúdo, como também faz com que os participantes se sintam representados e ouvidos.
Sentido de comunidade. Uma das ideias de Danielle Bounds sobre a forma como a terminologia dos eventos pode ser adaptada para ser mais inclusiva passa, por exemplo, pela referência a ‘comunidade’ em vez de ‘audiência’. Defende que os organizadores de eventos podem começar a pensar nos participantes como uma comunidade mais alargada que se juntou para uma experiência partilhada, cada um com necessidades individuais. A SQL Bits promoveu o programa Bits Buddies, em que voluntários estavam disponíveis para se juntarem aos participantes que estivessem a trabalhar sozinhos e que precisassem de um pouco mais de apoio.
Inclusão sensorial. Responder a necessidades sensoriais é um ingrediente fundamental dos eventos inclusivos. A criação de espaços tranquilos equipados com ferramentas sensoriais, como auscultadores com cancelamento de ruído ou ‘fidget toys’, permite momentos de pausa e relaxamento para os participantes.
Catering inclusivo. No catering para conferências, e para atender a uma variedade de opções de dieta, preferências e alergias, os padrões são elevados. Embora a oferta de opções vegan, vegetarianas, sem glúten, halal e kosher seja obrigatória, a inclusão na sala de jantar significa mais do que apenas ingredientes. Optar por um serviço de comida em taça pode ser uma forma segura de evitar longas filas de espera e stress, permitindo que os participantes no evento relaxem mais, façam contactos e desfrutem da sua pausa.
Feedback e melhoria contínua. Danielle Bounds defende que a inclusão é uma viagem contínua e não um destino e que, quando é integrada na estrutura de um evento, o seu impacto pode ser muito maior do que o próprio evento. A criação de um espaço para discussões abertas sobre inclusão e a procura ativa de feedback dos participantes podem beneficiar os organizadores de eventos não só identificando as áreas que podem ser melhoradas, como também promovendo um sentimento de confiança entre a comunidade, quando esta vê que a sua opinião conduziu a mudanças positivas.