A importância dos eventos para as associações

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Ainda me lembro bem de quase cinco anos a produzir eventos na AEP (Associação Empresarial de Portugal), entre os anos 2000 e 2005. Foi assim que me iniciei no mundo dos eventos (a sério, claro!).

Se não me engano, foram 42 eventos dignos de se chamarem assim – entre os 100 e os quase 1.000 participantes por iniciativa. E, note-se, numa grande maioria deles desenhava o programa, convidava os oradores, promovia, contratava os serviços de audiovisuais e catering, comunicava com o mercado e, em alguns casos, cheguei mesmo a moderar mesas (do tipo três dias com três eventos distintos). Devia julgar-me um “one man show”! Isto, hoje, não faz sentido neste formato, mas era realmente assim, e orgulho‑me muito disso, apesar de constituir apenas uns 15% da minha atividade à época. Logo, se me permitem, o “bichinho” dos congressos, seminários, colóquios e eventos sempre esteve dentro de mim. Apenas o estou a relevar, pois há quem desconheça isto.

Note-se que, numa associação, podemos ter um portefólio muito alargado de eventos, tais como: congressos, convenções, seminários, workshops, roadshows, simpósios, mesas‑redondas, feiras, cursos, palestras e conferências. E cada um destes pode ser pequeno ou enorme em número de participantes. E já fiz todos estes formatos no território nacional, assim como alguns internacionalmente.

Confesso que até fiquei mesmo com uma competência inconsciente dentro de mim de tantos em que participei e organizei com diferentes papéis (mais uma vez, não é a brincar!). Acredito profundamente que tudo é treino – e treinável – e que a excelência é um hábito; por isso é que só vai a jogo quem treina. Somos aquilo que repetidamente fazemos, de preferência na boa direção e orientado para resultados. E reconheço, entre muitos eventos grandes e impactantes, felizmente, talvez o maior desafio que tive foi a 1ª edição do Top Sales Summit, em julho de 2021 – com 79 oradores, metade internacionais, em três dias. E quase que me esquecia de quase uns 30 bons eventos que, em apenas um ano, organizei num país africano (fez em 2022 precisamente 10 anos; boa lembrança!).

Acreditem: quanto maior o desafio (do tipo impossível e com pressão), mais motivado fico para o realizar. E alguns destes desafios já os aceitei sem pensar, literalmente sem pensar (a verdade é que se pensasse não os aceitaria fazer). Certo é que cresce dentro de mim uma vontade grande de fazer acontecer (espírito de missão), sempre em equipa e em colaboração com muitos parceiros e promotores.

De uma coisa estou certo, no meio de muitas dúvidas: o sucesso de um evento é a colaboração de muitas pessoas e parceiros em estreita simbiose.

Foi no último Colóquio da Qualidade da APQ (Associação Portuguesa da Qualidade), o 46º, que tivemos a honra de ter a Event Point como media partner e que nos ficámos a conhecer mais de perto. E que boa experiência em novembro de 2022, já com o desafio, que aqui estou a lançar, para novembro de 2023 com o Congresso Europeu da Qualidade, no Porto.

Tanto para a APQ, onde sou atualmente membro da direção nacional, como noutras associações (regionais, nacionais ou setoriais), os eventos constituem plataformas únicas de networking e de encontro de comunidades e profissionais. Funcionam tanto como alavancas para gerar receitas, ligação com outras marcas/parceiros, como para promoção de branding de ligação aos seus clientes/associados e “tribo”. E a maior força passa por deixar registos memoráveis pela qualidade dos conteúdos/temas e speakers. E eu acredito muito em experiências que permitam cocktails emocionais na mente de quem participa para memória de longo prazo e repetição de novas edições (top of mind). Além disso, acredito que quem organiza faz coisas de pessoas para pessoas e em que a energia que transmite é crucial.

Eu sou muito apologista do efeito “wow”, da criatividade, do fazer diferente e de criar impacto para todos os stakeholders de um evento. Isso, para mim, é uma obrigação na diferenciação e uma vantagem comparativa quando estamos na organização de um evento.

Temos hoje muitos caminhos e formatos que podemos seguir, pois tanto a tecnologia como o consumo de conteúdos se transformaram (as necessidades mantêm-se, mas o caminho de compra e de decisão mudou). E, numa associação, podemos executar apenas com “prata da casa” ou, em alternativa, com a ajuda de excelentes empresas especializadas, que surgiram nos últimos anos e que ajudam no processo. Eu acredito muito no formato híbrido, em que a gravidade está no presencial, pois somos animais sociais (ainda bem!), e a transmissão online passa a ser um adicional para alargar mercado e influência. Obriga é a um muito maior controlo de variáveis para que os formatos não se “canibalizem”. Para mim, uma das variáveis principais é a conveniência de quem participa, pois a estrela de um evento são os seus participantes, visto que conteúdos e speakers, ao contrário do que muita gente pensa, são apenas veículos.

Julgo ser importante não confundir um evento associativo com uma festa. Deve ser, antes, uma experiência que engloba muito trabalho, planeamento, ansiedade, muita pressão e exigência (não visível para quem participa). É um ecossistema para corajosos e os tempos que aí vêm são de coragem. Estaremos prontos? Julgo que sim.

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