Reportagens

Os venues e a adaptação à nova realidade

São espaços para grandes eventos, de lazer ou de negócios, lugares que acolhem habitualmente vastas audiências. O impacto da pandemia tem sido forte no setor e, por todo o mundo, sucedem-se os adiamentos ou cancelamentos de eventos. São tempos sem precedentes, terreno novo e um período de adaptação e reinvenção. Perante este momento de incerteza, o que é feito destes espaços? Foi o que a Event Point quis saber, junto do Altice Forum Braga, Altice Arena e Centro de Congressos do Estoril.

O último espetáculo a que o Altice Forum Braga serviu de palco foi o “Casal da Treta”, que teve lugar a 7 de março. Embora sem estar atualmente a acolher eventos, o calendário do venue bracarense “apresenta uma ocupação, para o período de julho a dezembro, superior a 80%”, conta fonte da administração da InvestBraga, responsável pela gestão do espaço, acrescentando terem “reservas significativas” para junho, mas que está em “avaliação” a necessidade de poderem vir a ser alteradas. Os cancelamentos efetivos no Altice Forum Braga têm sido poucos e os clientes estão a optar por adiar os seus eventos. “A nossa política tem sido a de apoiar os clientes, aceitando os adiamentos sem penalizações, e permitindo que as mesmas possam ser efetuadas ainda em 2020 ou 2021 desde que a reserva fique liquidada, o que tem sido bem aceite”, explica a InvestBraga.

 

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Altice Forum Braga

 

A Altice Arena tem “transversalmente uma postura de parceria” com os clientes e, “em virtude da situação excecional que vivemos”, tem tentado “encontrar a melhor solução para cada evento de forma a minimizar os impactos desta crise que afeta este sector de forma violenta”, refere Jorge Vinha da Silva, CEO da Altice Arena. E adianta: “Na prática, tem-se aplicado aos eventos não realizados um retainer fee que garanta o trabalho já realizado nos projetos. A montante garantimos a continuidade dos nossos contratos de fornecimento em termos de edifício, que não pode parar a 100% para minimizar o impacto no ecossistema.” Foi também a 7 de março que a Altice Arena recebeu os seus últimos eventos: o SISAB – Salão Internacional do Setor Alimentar e Bebidas e o concerto de Tarja. E, desde então, e na maioria dos casos, os eventos marcados têm sido reagendados para o último trimestre deste ano ou para o primeiro trimestre de 2021.

A sofrer os impactos, “como toda a indústria em geral”, o Centro de Congressos do Estoril está atualmente ao serviço da comunidade, “sendo nesta fase o maior Centro de Testes Covid-19 no concelho de Cascais”. Segundo Alexandra Torégão, diretora do Centro de Congressos do Estoril, a política de adiamentos e cancelamentos do espaço “não é muito diferente do que era” antes da pandemia, o que significa que é de “estreita colaboração” com os clientes e parceiros. “Reagendamos dentro da nossa disponibilidade e tentamos encontrar, em conjunto, as melhores soluções, porque somos todos envolvidos e, cada um por si, uma parte ativa da solução. Estamos todos no mesmo barco”, afirma Alexandra Torégão. “E é com esta perspetiva de colaboração que encaramos o presente e o futuro”, sublinha.

 

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Alexandra Torégão, diretora do Centro de Congressos do Estoril

 

Reagendar eventos e apoiar os clientes

Aquando do aparecimento dos primeiros casos de Covid-19, ainda antes de ser decretado o estado de emergência no país, a InvestBraga, em coordenação com a Câmara Municipal de Braga, desenvolveu e implementou um plano de contingência “com medidas específicas, para salvaguarda da segurança dos seus colaboradores”, explica a entidade que gere o Altice Forum Braga. Em concreto, existe uma estrutura em regime de teletrabalho e um conjunto residual de trabalhadores que visitam regularmente o espaço, “para assegurar o funcionamento dos serviços mínimos, atendimento telefónico e apoio ao centro de rastreio da Covid-19 que acolhemos no nosso estacionamento”.

“As áreas onde estamos a concentrar o nosso trabalho são as da comunicação, com particular incidência nas redes sociais”, onde o Altice Forum Braga presta esclarecimentos e divulga informação sobre os eventos e outra transversal associada à pandemia. “Na vertente comercial, estamos a manter um contacto regular com todos os clientes, não só acertando calendário, como enviando propostas e informações”, explica fonte da administração da InvestBraga, acrescentando que estão também a “trabalhar toda a componente de normas, regulamentos e documentação técnica, introduzindo melhorias” e que as componentes administrativa, financeira e de recursos humanos mantêm a sua atuação, “mesmo que à distância”.

A Altice Arena está a aproveitar esta altura “para desenvolver e aperfeiçoar ferramentas de gestão e melhorar os sistemas, adequando a organização a novas práticas”, como explica Jorge Vinha da Silva. Este é o mote. As circunstâncias aceleraram a digitalização dos processos de trabalho, o que já ocorria em certa medida. “Neste momento, o trabalho tem sido intenso na área de eventos e gestão de clientes, no reagendamento de todos os eventos e na gestão futura da agenda, em termos de conciliar esses mesmos adiamentos com os eventos já previstos para o futuro. Essa tendência acentua-se ainda mais na meetings industry, em que os eventos são planeados com muita antecedência.”

 

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Jorge Vinha da Silva, CEO da Altice Arena

 

Na Altice Arena, há trabalhos de manutenção do edifício e sistemas que continuam a funcionar, “pelo que temos ainda alguns trabalhos presenciais, ainda que reduzidos ao mínimo indispensável”. Segundo Jorge Vinha da Silva, também na blueticket, a outra empresa do grupo, a atividade permanece em teletrabalho. “Por um lado, para dar resposta ao cliente final no que diz respeito aos reagendamentos; por outro lado, a equipa de IT e clientes continua a trabalhar na manutenção das soluções instaladas nos clientes, ainda que sem a pressão dos eventos ou visitantes do turismo, pois toda a atividade económica se encontra parada.” As áreas de formação mantêm-se ativas e existem várias iniciativas de webinar organizadas por associações internacionais onde o venue está representado, como a ICCA – International Congress and Convention Association ou a EAA – European Arenas Association, por exemplo. “É também uma forma de contribuir para a subsistência das empresas que colaboram connosco nas áreas da formação, bem como do bem-estar emocional dos nossos colaboradores.”

Uma vez que o Centro de Congressos do Estoril conta com um centro Covid, uma parte da atividade do venue mantém-se “inalterada”, sendo que a restante equipa mantém “o contato diário e ativo”, pelos vários meios disponíveis.“Tempos extraordinários como os que estamos a viver podem também ser encarados como oportunidades. O objetivo tem sido reforçar o espírito de equipa, a motivação e o ambiente corporativo, e assim adaptarmo-nos a esta nova realidade e às dificuldades inerentes aos desafios de uma nova forma de comunicação, porque a nossa cultura é formada pelo convívio diário e interação com outras pessoas”, frisa Alexandra Torégão.

A equipa continua a desenvolver os projetos que tem em mãos e a responder a pedidos de propostas de clientes e parceiros. E porque este é um “período de reinvenção”, estão pensadas uma série de iniciativas online para a equipa de trabalho, “com o objetivo de sairmos reforçados e ainda com mais competências”. “Aproveitamos também para repensar a nossa atividade, novas ideias, num futuro de incertezas, acreditando sempre que esse ‘hoje’ incerto irá terminar já ‘amanhã’!”, sublinha a diretora do Centro de Congressos do Estoril.

 

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Centro de Congressos do Estoril

 

Ainda é cedo para avaliações

E como vê o Altice Forum Braga as medidas do Governo para minorar o impacto negativo desta pandemia na atividade dos eventos? “Ainda é cedo para avaliar se as medidas vão ter o sucesso pretendido. Todavia é sempre positivo que elas existam, se bem que sabemos que nunca irão satisfazer todos”, começa por dizer fonte da administração da InvestBraga, concluindo: “Parece-nos que todas elas apontam para a situação de empréstimo e consequentemente vão aumentar o endividamento das empresas, o que pode ser negativo no futuro.”

Para Jorge Vinha da Silva, ainda é difícil aferir os reais impactos da pandemia no setor, “pois em bom rigor ninguém pode prever com exatidão o tempo de paragem”, sabendo-se à partida “que serão muito negativos”. O CEO da Altice Arena lembra que a maior parte dos stakeholders teve uma quebra na sua faturação de quase 100%, por estarem impedidos de operar. Certo é que, neste momento, a indústria do turismo, turismo de negócios e entretenimento será “das mais afetadas”, já que foi das primeiras a parar as suas operações e será, provavelmente, das últimas a retomar a atividade.

“É um setor que depende da confiança das pessoas e da mobilidade, seja ela interna ou vinda do exterior. E esta é uma realidade comum a toda a Europa pela informação que temos recolhido através das associações internacionais onde estamos inseridos. As medidas anunciadas até ao momento são positivas para esta fase, nomeadamente as referentes à preservação do emprego o que é muito importante para a estabilidade social. As restantes também são positivas, mas teremos que avaliar a concretização e se efetivamente chegam rapidamente às empresas. Do ponto de vista futuro, ainda que entendamos que será necessário e fundamental um compromisso global por parte da Europa, parece-nos que as medidas terão que ir mais além do que linhas de crédito e adiamento de prazos de pagamento de impostos”, frisa Jorge Vinha da Silva, para quem avaliar como finais as decisões já tomadas “pode pecar por defeito”, pelo que a Altice Arena vai acompanhar a evolução da situação com toda a atenção. “Não pode, nesta fase, ser de outra forma.”

 

Maria João Leite

 

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Tags: Reportagens, Venues, Eventos, Covid-19

06-04-2020