< Previousconstante no olhar. Apercebi‑me de que tinha três grandes paixões: as pessoas e o seu potencial de crescimento humano e profissional, os eventos e a possibilidade de fazer as pessoas felizes através dos eventos e ativações, e o espírito de cooperação entre empresas”, conta. O passo seguinte foi passar o projeto para um Powerpoint e apresenta‑lo a alguns amigos e clientes da altura: “Dessa apresentação surgiram os primeiros clientes da BTRUST, que estão connosco até hoje”. A motivação surge através dos desafios lançados pelos clientes e do facto de “trabalhar com pessoas inspiradoras, exigentes e incríveis, que querem tornar este mundo melhor”: “Motiva‑me ver o sorriso das nossas equipas e ver a forma como as pessoas se transformam de lagartas a lindas borboletas. Motiva‑me sentir que os clientes são exigentes e esperam de nós um serviço de excelência. Motiva‑me muito o facto de termos sempre os percursos em aberto, em que o inesperado acontece a qualquer momento. Motiva‑me muito contribuir para a cooperação entre várias empresas, mesmo que concorrentes, mas que podem crescer juntas. Acredito que a união faz a força”. Tal como acontece com outros profissionais com quem falámos, a adrenalina e o facto de todos os dias serem diferentes são as duas coisas de que mais gosta nesta atividade, mas não as únicas: “Adoro o facto de sentir que temos um impacto positivo na vida das pessoas nacional e internacionalmente e que o espírito de união e cumplicidade é único. Gosto muito de acordar de manhã e saber que o dia me vai surpreender de alguma forma!”. CONCILIAR TRABALHO E FAMÍLIA Escolher algo de que não goste é mais difícil. Prefere falar em “desafios” que aceita de bom grado, mas que acabam por condicionar um pouco a sua vida: “O facto de trabalharmos praticamente sete dias por semana, 365 dias ao ano e muitas vezes quase 24 horas. Tenho uma equipa incrível, de confiança e dedicada, mas custa‑me não conseguir estar atualmente em todos os eventos que organizamos, porque quero ser uma mãe presente e porque é impossível estar em todos. O que me custou mais durante estes nove anos foi aceitar que tinha que passar de operacional, de estar no terreno com a equipa, a ser líder de uma empresa”. WWW.EVENTPOINT.PT 50 DOSSIÊ TEMÁTICO O crescimento da empresa a isso obrigou e, hoje em dia, Sónia Brochado já encara como “inevitável ter que assumir outras funções na empresa, diferentes das que tinha no momento de arranque”. Desafiada a escolher uma memória relacionada com o seu trabalho, recorda o primeiro grande evento internacional em Paris: “Tivemos que recrutar e formar uma equipa de aproximadamente 40 pessoas, idealmente brasileiras e residentes em Paris, num tempo recorde”. Foi um momento de viragem: “Passámos de uma agência nacional para uma agência internacional de apoio à produção de feiras, pois colaboramos na resolução de vários desafios de produção, como por exemplo comprar cápsulas para café em grande quantidade num domingo, em Paris, quando está tudo fechado. Parece algo simples, mas quando queremos muito que tudo seja perfeito para o cliente e estamos fora da nossa zona de conforto, que é o nosso país, os pequenos detalhes é que constroem relações para a vida”. Entre os momentos mais engraçados – e confessa que é difícil escolher só um – está um que ocorreu durante um evento que aconteceu em Lisboa para a Cartier Internacional: “Tivemos de encontrar, em menos de três horas, uma massagista que fosse obesa para um dos melhores clientes da Cartier Internacional. Na altura pareceu‑nos algo incorreto, mas a indicação que tínhamos é que devíamos resolver tudo sem limitações de orçamento. A nossa equipa conseguiu e soubemos que a razão era que o cliente era japonês e estava habituado a uma massagista com essas características e que adorava o trabalho dela”. Já no que diz respeito a situações em que algo poderia ter corrido menos bem, elege um que ocorreu nos primeiros tempos da empresa: “Tivemos várias ações de ativação de marca a nível nacional para uma marca de telecomunicações e chegámos a ter 300.000 euros em equipamentos móveis que oferecíamos nas universidades. Na altura não fizemos nenhum seguro de equipamentos e tivemos que montar um sistema de logística complexo em que tínhamos 150 pessoas a trabalhar durante a semana em todos o país e conseguíamos saber ao detalhe e ao dia quem tinha que equipamento, quando tinha sido entregue ao cliente e quantos tinha em stock. Foram momentos únicos de grande crescimento profissional e humano, mas não tínhamos, de todo, a noção do risco que corríamos”, confessa. Olga Teixeira A MINHA VIDA EM EVENTOS PROTOCOLARES O primeiro evento em que fiz consultoria presencial foi a Abertura da Porto 2001 ‑ Capital Europeia da Cultura. Era um evento ao mais alto nível, com a presença de dois chefes de Estado além de muitas autoridades nacionais e estrangeiras WWW.EVENTPOINT.PT 52 ESPAÇO APOREP Como a cidade de Roterdão era a próxima capital europeia da cultura, os serviços de protocolo do Estado estavam a preparar desde novembro a visita da Rainha Beatriz dos Países Baixos e da sua comitiva ao Porto. Em dezembro o presidente da Câmara do Porto entrou em conflito com a presidente da Porto 2001, acusando‑a na comunicação social de “menosprezo e desrespeito” pela autarquia e de “sede de protagonismo”. Os serviços do protocolo não tinham tempo para responder às constantes dúvidas da Porto2001 nem de gerir as queixas da autarquia. O chefe de Protocolo de Estado, Embaixador Manuel Côrte‑Real, sugeriu que a Engª Teresa Lago me contratasse. No dia 13 de janeiro haveria vários eventos: a inauguração de uma exposição em Serralves, com 5 mil convidados, seguindo‑se um almoço para 30 pessoas oferecido pelo presidente da República. Ao fim da tarde, um concerto para 4 mil pessoas no Coliseu e um jantar para mais de 600 pessoas na Alfândega do Porto. A inauguração e o almoço oferecido pelo Presidente da República, graças a Deus, não eram da minha competência. Restavam os outros dois ‑ o que não era coisa pouca. Comecei a participar nas reuniões dos serviços de Protocolo do Estado, para me preparar para ser a ponte entre o ministério e a administração da Porto 2001. Mas só em 3 de janeiro parti para o Porto para analisar a lista de confirmações e começar a fazer os assentamentos no Coliseu e na Alfândega. Ocupei uma sala de reuniões onde podia trabalhar sozinha até altas horas da noite. Foi uma semana extenuante em que quase não dormi, mas em que aprendi muito sobre a importância da gestão dos egos na organização de eventos. Assisti a telefonemas de pessoas furiosas por não terem sido convidadas para nada. Consegui acalmar a equipa das R.P. explicando que os desaforos que tinham de ouvir não lhes eram dirigidos pessoalmente. Não podiam ofender‑se, nem desatar a chorar e muito menos desistir. Assisti também a muitas cunhas para conseguir, ao menos, um bilhete para o concerto. Na véspera do evento trabalhei até às 3h da manhã, em estreita colaboração com a equipa do protocolo de Estado. Acertámos os últimos assentamentos, apesar de sabermos que a vida em protocolo é feita de mudança. No dia 13 de manhã ia no carro com o Chefe de Protocolo quando ele recebeu um telefonema de um assessor do Presidente da República. Ouvi o Chefe de Protocolo dizer “Tenho aqui ao meu lado a Drª Isabel Amaral que é a pessoa responsável por esse assentamento e que o poderá esclarecer”. Passa‑me o telemóvel e o assessor diz‑me que o presidente da Câmara do Porto telefonara para ele a queixar‑se de que a presidente da Porto 2001 se recusava a deixar entrar 30 pessoas da Câmara de Roterdão que ele convidara para o jantar. Perguntei se era o Sr. Presidente da República que queria que eu os incluísse no jantar. A resposta foi “O Sr. Presidente da República gostava muito que a Srª Drª conseguisse esses 30 lugares para o jantar”. Respondi que, nesse caso, a situação seria resolvida. Bastava que ao chegarem eles pedissem os cartões de mesa dizendo “Câmara Municipal de Roterdão”. Eu destinara quatro mesas para os “imprevistos”, que sempre acontecem nestes eventos por mais que nos preparemos. Voltei para a Porto 2001 e preparei os 30 cartões de mão. Nessa noite os convidados da Camara de Roterdão ocuparam três das 60 mesas do jantar. A quarta mesa acabou nessa noite por ficar preenchida por quem não tinha confirmado antecipadamente a sua presença e também por uma pessoa que confirmara mas que por engano aí foi colocado. WWW.EVENTPOINT.PT 54 ESPAÇO APOREP Quando se escolhera o critério alfabético para alinhar os 600 cartões de mesa, fora decidido ordená‑los pelo último apelido para evitar enganos com nomes compostos. Ninguém se lembrou de que havia convidados espanhóis. Nas confirmações aparecia o nome do presidente da Junta da Galiza como D. Manuel Fraga Iribarne. A assessora dele veio queixar‑se de que, como não havia nenhum cartão em nome de ”D. Manuel Fraga”, ele fora colocado na mesa 53. Disse‑lhe que o cartão dele na mesa três dizia “D. Manuel Iribarne” e fui explicar ao presidente galego que houvera um engano, mas que o ia acompanhar até à mesa que lhe estava destinada. Ele riu‑se mas não quis mudar, dizendo: “Estou farto de mesas protocolares. São muito aborrecidas e aqui estou a divertir‑me muito com estes amigos”. Isabel Amaral Presidente da APorEP, Associação Portuguesa de Estudos de ProtocoloA REALIZAÇÃO DE EVENTOS É UMA PEÇA MUITO IMPORTANTE NA VIDA DAS ORGANIZAÇÕES WWW.EVENTPOINT.PT 56 OPINIÃO EVENTOS ÚNICOS E MEMORÁVEIS O suspense durou quase até ao fim. Mas o resultado não podia ter sido mais extraordinário. A chuva, o caudal de água do rio, o vento, tudo fazia parte das nossa preocupações. O nível das águas do rio Douro subiu, e a dada altura os barcos rabelos não conseguiam encostar‑se ao palco flutuante onde o espetáculo se iria realizar. Tiveram de se acrescentar escadas à última hora para que os convidados pudessem aceder à plataforma. O concerto Energia Douro, que assinalou a comemoração dos 35 anos e o lançamento da nova marca do Grupo EDP, acabou por ser um dos eventos de maior sucesso dos últimos anos, em Portugal. Prova disso foram os vários prémios internacionais e nacionais que conquistou. Num palco flutuante, a EDP convidou os milhares de presentes nas margens do Porto e de Vila Nova de Gaia a assistirem a um concerto com as vozes de Rui Veloso, The Gift e Rodrigo Leão & Cinema Ensemble. Realizado em 2011, o concerto teve transmissão em direto pela SIC, e proporcionou a todos os portugueses um momento único e memorável nunca antes realizado naquele formato. Posteriormente, viria a ser imitado em vários países do mundo. A realização de eventos é uma peça muito importante na vida das organizações, mas que tem de ser pensada e executada no contexto de uma estratégia. Tudo tem de obedecer a uma lógica e a um propósito. Quando na EDP começámos a realizar concertos nas barragens, a principal preocupação foi falar no tema da água como fonte renovável, antecipando desta forma a questão da sustentabilidade hoje em dia considerada fundamental para todas as empresas. Até nesse aspecto fomos pioneiros e inovadores. Um evento bem sucedido acaba sempre por ter um impacto através do tempo. No caso do concerto no Douro, havia resistência por parte das televisões em fazer transmissões em direto de eventos musicais, ainda para mais associados a uma marca. Mas o evento acabou por ser transmitido em primetime pela SIC, liderando as audiências nessa noite. Contra todas as expectativas, a retransmissão na semana seguinte voltou a de ser o programa mais visto. E, mais importante, mostrou às televisões que valia a pena apostar novamente nos programas musicais. E, desta forma, a música dos nossos artistas voltou a ter a importância e o espaço que merecia. WWW.EVENTPOINT.PT 58 OPINIÃO Na EDP já tivemos a ousadia de fazer várias coisas consideradas quase impossíveis. Mas é esse o objetivo de quem dedica uma vida aos eventos: proporcionar acima de tudo experiências únicas e memoráveis, dificilmente reproduzíveis em outro ambiente ou situação. Mas apesar de apontarmos para o céu, temos de saber ter os pés bem assentes no chão. Quando se pensa num evento, é fundamental perceber se é exequível ou não. No final, o reconhecimento acaba por ser sempre uma boa recompensa. Mas engana‑se quem julga que trabalhamos para ganhar prémios. Estes são apenas uma consequência de um trabalho feito com dedicação e profissionalismo. Quem trabalha nesta área tem de ter sempre o objetivo de fazer sempre mais, melhor e diferente. Paulo Campos Costa Diretor de Marca Global, Marketing e Comunicação da EDPNext >