< PreviousCHRISTOPH TESSMAR “O DIGITAL E O HÍBRIDO ESTÃO A DESEMPENHAR UM PAPEL FUNDAMENTAL” Num período especialmente complexo das nossas vidas, em que tudo muda muito rapidamente, entrevistamos Christoph Tessmar, presidente do Capítulo Ibérico da ICCA (International Congress and Convention Association), para que nos desse a sua visão da atualidade no setor da meetings industry. De que forma ele, que também é diretor do Convention Bureau de Barcelona, olha para a indústria que se preparava para ter um ano de 2020 excelente, e que de repente se viu “atropelada” por este acontecimento que é a Covid‑19? Aproveitamos também para obter um feedback sobre a extraordinária prestação de destinos ibéricos no ranking da ICCA. WWW.EVENTPOINT.PT 80 ASSOCIAÇÕES Como comenta o facto de no top 5 da ICCA surgirem três destinos ibéricos: Lisboa, Madrid e Barcelona? Para mim, enquanto presidente do Capítulo Ibérico, juntamente com toda a direção, é com tremenda satisfação que vemos que o nosso Capítulo é tão relevante para a indústria e que temos destinos tão fortes, e com uma performance tão boa e profissional. Tenho de destacar o facto de Lisboa ter alcançado o segundo lugar no ranking pela primeira vez. Isto é resultado de um grande esforço e de um excelente trabalho que tem vindo a ser efetuado nos últimos anos. Parabéns para todos os meus amigos em Portugal. Falando da atualidade, como vê este “novo normal” no que diz respeito aos eventos, depois deste autêntico tsunami provocado pela Covid‑19? De momento, é muito difícil prever alguma coisa. Vai levar tempo, seguramente, a voltar aos eventos presenciais como estávamos habituados. Outros elementos como a sustentabilidade e a segurança serão chave para o futuro. Entretanto, temos de nos adaptar a esta nova situação. Mas sinto‑me realmente optimista de que vamos superar esta crise e vamos voltar aos eventos presenciais. Qual pode ser o papel de uma associação como a ICCA durante este período difícil? Primeiro do que tudo, as associações têm de estar na linha da frente e ajudar os seus membros. A presença é realmente necessária. Os membros têm de sentir que não estão sozinhos durante a crise. Devo dizer que a ICCA está a desempenhar o seu trabalho muito bem, ao organizar uma série de reuniões e a providenciar webinars educacionais e informativos. Partilhar experiências entre a nossa comunidade sempre foi muito útil, e agora ainda mais. Os vossos objetivos, enquanto direção, mudaram com esta situação do coronavirus? Se sim, de que forma? Os nossos objetivos não mudaram, mas temos de reconhecer que temos de estar mais presentes. Não é uma tarefa fácil, porque também temos de lidar individualmente com os nossos problemas. Apesar disso, estamos comprometidos com o Capítulo e com os membros.EVENTOS HÍBRIDOS NO PONTO DE NÃO RETORNO Ponto prévio: os eventos presenciais não vão deixar de existir. Mas a disrupção causada pela Covid‑19 obrigou as organizações a adaptarem‑se na forma de comunicar, quer com clientes, membros, ou com os recursos internos, e a lançarem‑se na organização de eventos virtuais. Foi o chamado “nudge” ou “empurrão” para mudar comportamentos, e mudar rapidamente. É expectável que a componente do digital se mantenha relevante mesmo depois da pandemia ter terminado. Esta vai ser, provavelmente, incorporada na estratégia de eventos das organizações. Durante o webinar que marcou o Global Meetings Industry Day (14 de abril), e não nos podemos esquecer que foi realizado durante um momento muito complicado, foram inquiridos mais de sete mil organizadores de eventos e 62% acredita que a maioria dos eventos presenciais se transformará em híbridos. A questão com que as organizações se vão debater é: faço um evento presencial, um digital, ou as duas coisas? Alguns meses passados, a realidade é que os eventos presenciais estão a regressar muito timidamente, e o receio do vírus, do escrutínio, da falta de eficácia mantém‑se. © Altice Arena © Altice Arena WWW.EVENTPOINT.PT 82 RADAR O velho ditado segundo o qual “a necessidade aguça o engenho” nunca será mais relevante do que agora. “Certamente todos nos tornaremos mais experientes ao participar e criar experiências online de todos os tipos”, diz Miguel Neves, do board do MPI, em entrevista a Ramy Salameh, da Event Point. Portanto, se houver um lado positivo nesta crise, inovações e processos de novas tecnologias na indústria MICE poderão acelerar novas oportunidades e, consequentemente, a maneira como todos trabalhamos muito depois da Covid‑19. Miguel Neves acrescenta: “Estou confiante que os eventos se recuperarão e o número de eventos poderá até crescer, mas também espero que eles se tornem mais focados e ofereçam experiências de mixed‑media com bastante conteúdo para ser consumido on‑demand. Os eventos presenciais podem concentrar‑se mais nas oportunidades de debater, trocar ideias e interagir.” “É importante perceber que um evento híbrido não é o substituto online do evento offline. Ambas as partes são igualmente importantes e operam em uníssono”, alerta Colja Dams, da Vok Dams, num artigo na revista Kongres. Na mesma peça, o responsável sublinha que, “ao combinarmos o cenário offline com os canais de comunicação online, os eventos híbridos não só mantêm fortemente a atenção do grupo, mas fazem‑no de uma forma mais individual e impactante do que a publicidade clássica, relações públicas ou atividades patrocinadas”. “Não podemos cair no erro de achar que um evento online pode ser posto no ar como era montado um evento presencial. São coisas completamente diferentes. É um erro pensarmos que temos de transpor para o online e para o digital o evento presencial”, regista Pedro Miguel Ramos, do RXF Group, nas ‘Conversas em Direto da Event Point’. “Tem que haver mecanismos diferentes até para absorção do público no digital, se as pessoas tiverem um mau moderador, um mau orador, saem de imediato. O momento de intervalo no presencial funciona, no online ninguém fica a ver as marcas a passar” e isso obriga a pensar esta experiência de forma muito séria. “O digital tem que ser menos tempo e mais impacto e só assim se consegue agarrar o público”, adianta Márcia Ferreira, da Mainvision. “Vai haver uma grande evolução na ligação entre evento presencial, online e rede social”, avisa Pedro Miguel Ramos. Também Craig McGee, CEO da Panoptic Events, em entrevista à Event Point, acredita que a tecnologia desempenha um papel mais crucial nos eventos. Antes, havia conversas sobre eventos totalmente online; agora, os híbridos serão a norma. “Haverá uma grande mudança na indústria. Pense em como as pessoas estão em videochamadas agora, isso deixou de ser um problema. Não terei problema algum em reunir via computador. Agora, vamos ser honestos, os eventos presenciais são a razão da nossa atividade, embora o período de transição para o futuro próximo seja interessante, pois vemos como a tecnologia se torna uma parte maior do nosso quotidiano. Haverá um aumento acentuado, embora não substitua eventos de música, desporto ou grandes conferências. Embora a nível intermédio possa haver mais empresas a recorrer à ‘tecnologia’ para economizar nas despesas de viagem.” “Novas ideias surgirão e nós abraçá‑las‑emos”, sublinha o responsável da Panoptic. “No entanto, em última análise, não se pode substituir a sensação de apertar a mão ou de abraçar um velho amigo. Agora, mais do que nunca, a tecnologia permite‑nos ficar juntos e ambicionar essa conexão humana. Os eventos que acertarem nesse equilíbrio serão os vencedores.” O PAPEL DO ORGANIZADOR DE EVENTOS A virtualidade dos eventos vai tornar‑se cada vez mais sofisticada. Mas lembre‑se que um evento híbrido não é simplesmente transmitir online um evento presencial. Há que ter em atenção que a componente virtual dos eventos deve ser desenhada com a mesma energia pelo organizador de eventos como a componente presencial. Criatividade, fluidez, ritmo, conteúdo, experiência, interação, moderação, são aspetos que o organizador tem que desenhar. Assim, o ideal é que as duas experiências sejam pensadas paralelamente. Se houver um atraso no presencial, por exemplo, o virtual não pode estar à espera. Tem que haver conteúdos preparados para colmatar qualquer falha. O mesmo se pode dizer na situação contrária. Algum problema técnico em termos virtuais não deve ser notado na sala. “Online ou presencial, as pessoas vão a eventos para aprender, fazer networking e descobrir. Isso não muda. Mas permitir isso numa plataforma digital requer algumas mudanças estratégicas”, refere Bob Bejan da Microsoft, num artigo publicado pela Fast Company. Ele dá algumas pistas: pense cinematicamente; tenha ideia clara no WWW.EVENTPOINT.PT 84 RADAR tamanho, âmbito e necessidades técnicas do evento; escolha apresentadores que se adaptem ao formato; faça do evento uma conversa; pense na experiência do participante pré, durante e após o evento; atente nas métricas. ESCALA, NOVOS PÚBLICOS E EXPORTAÇÃO DE CONCEITOS A dimensão virtual de um evento pode conferir escala, pode permitir exportar conceitos, chegar a públicos que nunca iriam estar num evento. Igor Tobias, da MCI Brasil, lembra o alcance de audiência que podem ter os eventos digitais, e que os presenciais não conseguem atingir. “Uma reunião de uma hora, lançada uma semana antes do evento, juntou 1.300 participantes, o que é impensável num evento presencial numa grande cidade como São Paulo. O mesmo evento teria muito menos impacto se fosse on‑site e esta verdade está a vir acima. Esta é uma das mudanças que vieram para ficar.” Imagine a quantidade de pessoas que podem estar interessadas num evento e que não podem participar fisicamente, porque não podem viajar, porque não têm agenda, porque estão cheias de trabalho. Pensar nestes públicos é hoje essencial. Permite criar comunidades mais alargadas, envolver novas pessoas com a marca, com as associações, com as organizações. Há também novas oportunidades de patrocínios para serem capitalizadas. OPORTUNIDADE PARA RECEBER MEGA‑EVENTOS INTERNACIONAIS E EVENTOS MULTI‑HUB O líder da Web Summit, Paddy Cosgrave, durante a conferência ‘Collision from home’ disse claramente: “acho que o futuro dos nossos eventos é híbrido”. E o futuro acontece já em 2020 com o anúncio de que evento terá uma componente presencial, mas também digital. E se menos gente se espera que venha a Lisboa para este evento em particular, o exercício pode ser feito ao contrário para muitos outros eventos do calendário mundial. Portugal pode candidatar‑se a ser o hub presencial de eventos que até agora não tinha capacidade de acolher porque eram totalmente presenciais. Por outro lado, é expectável que estes eventos híbridos internacionais e globais optem por multi‑hubs ou multi‑destinos, e mais uma vez há uma miríade de oportunidades para o país. Cláudia Coutinho de SousaO PROTOCOLO NÃO VAI MORRER WWW.EVENTPOINT.PT 86 CONSULTÓRIO DE PROTOCOLO COMO VAI O PROTOCOLO? BEM, MUITO OBRIGADO! Nestes tempos tão conturbados e não desejados que estamos a viver e, acima de tudo, tão incertos, uma certeza temos, porém: o Protocolo não vai morrer. Esta convicção não advém de um otimismo exacerbado nem, muito menos, da capacidade de prever o futuro. Esta certeza advém de um facto inquestionável: o homem precisa de comunicar para se manter vivo em sociedade, essa é a sua essência. Sempre assim foi e será. E o que tem isto a ver com Protocolo? Pois bem, tudo. Entendemos Protocolo como um sistema normativo, aplicado em âmbito profissional e institucional, quer aos relacionamentos interpessoais, quer, sobretudo, à gestão de cerimónias e eventos, com o objetivo principal de transmitir uma mensagem de respeito pelos símbolos e pelo estatuto de indivíduos, de organizações, de estados. Através da utilização das técnicas de Protocolo comunicamos “quem é quem”. Em Protocolo a forma é fundamental. Com a pandemia, o nosso mundo subitamente parou. As relações interpessoais em contexto profissional passaram a acontecer, predominantemente, em contexto digital. E, o Protocolo, com o pragmatismo e a flexibilidade que lhe é inerente, adaptou‑se, recorrendo ao seu conjunto de regras designado como netiqueta (regras que, aliás, já eram aplicáveis muito antes da pandemia) e ao conjunto de preceitos respeitantes à imagem pessoal aplicável em contexto de comunicação digital (também, claro, existentes sem relação direta com a intensificação do sistema de teletrabalho). No que se refere às cerimónias e eventos, parece‑nos claro, nesta altura, que nada de significativo mudou ou mudará na implementação da normativa protocolar: a legislação referente aos símbolos nacionais, a Lei das Precedências do Protocolo do Estado Português, as leis orgânicas das entidades da administração pública, os organigramas empresariais, continuarão a ser aplicados e cumpridos. O que muda, tanto quanto para já nos é dado saber (distância social, etiqueta respiratória, normas de higiene, entre outros aspetos), não está diretamente relacionado com critérios protocolares. O que todos sabemos é que os eventos e as cerimónias presenciais, nos seus múltiplos formatos, acontecem e, possivelmente, continuarão a acontecer, com menor frequência, com configurações diferentes, com um menor número de participantes, realidade esta que afeta, inquestionavelmente e muito, o setor, mas não propriamente a aplicação do Protocolo! WWW.EVENTPOINT.PT 88 CONSULTÓRIO DE PROTOCOLO Em contexto digital, algumas cerimónias e eventos continuarão a precisar de Protocolo, nomeadamente os mais formais ou aqueles que acolherem altas autoridades e outras personalidades. Tal como sempre aconteceu, aliás, também no formato presencial. Ao analisar a história e a evolução do Protocolo – exercício indispensável e muito útil aos que exercem esta profissão – verificamos que esta disciplina foi acompanhando com flexibilidade e bom senso o progresso civilizacional, tendo chegado robusta até aos dias de hoje, apesar de muitas vezes ter sido vaticinada a sua inutilidade e a sua morte. Não acreditamos em “velho Protocolo” e em “novo Protocolo”, em “diferente” Protocolo para eventos digitais, híbridos, presenciais, acreditamos numa normativa protocolar que existe e tem que ser aplicada, com profissionalismo, sempre que se revelar necessária e útil! Em nosso entender, o Protocolo vai continuar a acompanhar o percurso de personalidades, a presença de empresas, a comunicação de instituições, a diplomacia entre estados, cumprindo o seu maior objetivo (comunicar o poder), ajustando‑se, moldando‑se, deixando cair algumas práticas e implementando outras, recuando, permanecendo, avançando… temos, mesmo, esta certeza: a Covid‑19 não vai matar o Protocolo! Cristina Fernandes & Susana de Salazar Casanova Especialistas em ProtocoloNext >