< Previousprimeiro de alguma empresa com quem andava em negociação há anos”, pois não lhe faltam histórias para contar. “Todos os eventos nos marcam de alguma forma e, apesar de já ter perdido a conta, será difícil não me lembrar de algum evento que tenha passado pelas minhas mãos.” Ainda assim, destaca o evento mais marcante de 2020, que foi o primeiro evento da Forum d’Ideias 100% virtual, “que envolveu muita formação, dedicação e empenho de toda a equipa”. Entre os episódios a mencionar há sempre uns mais hilariantes do que outros. Marjolaine Diogo da Silva recorda um congresso, onde, no final das montagens, a equipa percebeu que o cliente tinha passado uma informação incorreta aos apresentadores de posters. “As medidas e formato dos posters não correspondiam ao material que tínhamos acordado e que estava disponível. O desafio não foi apenas arranjar painéis de posters com aquele tamanho e formato em três horas, mas principalmente pensar de que forma conseguiríamos organizar os painéis horizontais num espaço tão pequeno e com espaço de circulação. O desafio foi ultrapassado e comemorado com um gin tónico bem merecido.” E quanto a um momento marcante em que as coisas poderiam não ter corrido tão bem? “O normal é pensarmos em eventos onde os serviços falharam, mas eu trago‑vos a história de um evento que podia terminar sem participantes e oradores. Na véspera do início de um congresso para 450 pessoas, tínhamos tudo pronto e começámos a estranhar estarmos tão tranquilas a uma hora em que já devíamos estar a receber participantes e oradores. O telefone toca e percebemos logo que não vinham boas notícias – o aeroporto estava fechado devido ao mau tempo! Foi uma noite em claro, entre perceber para onde os voos tinham sido desviados, organizar transfers e garantir refeições tardias para todos. Mas o evento não foi só memorável por isso, mas principalmente porque o cliente nos disse que foi um dos melhores congressos”, refere. E tudo está bem quando acaba bem! WWW.EVENTPOINT.PT 100 VIDA DE EVENTOS RUI BATISTA “A ENERGIA HUMANA GERA UMA MOTIVAÇÃO ENORME EM MIM” Com mais de 22 anos de experiência na área da Comunicação, Rui Batista é Digital & Live Events director na agência UP Partner. Foi por “mero acaso” que chegou à área dos eventos. “Em 2001, uma cliente na altura pediu‑me para organizar a festa de verão da empresa. Eram cerca de 250 participantes e o evento corporativo decorreu na Herdade do Esporão, no Alentejo. Desde então, nunca mais deixei a área”, conta o Event director, justificando: “Quem conhece o segmento dos eventos sabe que, apesar do stress constante, é um trabalho muito ‘viciante’ e com uma dinâmica muito própria. Confesso que, na altura, nem sabia bem no que me estava a meter, mas têm sido mais os momentos bons que os maus, razão pela qual me identifico e gosto muito da área.” Acima de tudo, são as pessoas que o motivam. “Realizamos eventos de pessoas para pessoas e essa energia humana gera uma motivação enorme em mim.” Além disso, Rui Batista gosta muito de todo o trabalho prévio dos projetos: a criação do conceito, a produção, o trabalho em equipa. “O evento em si é o resultado final de um somatório de ideias, parceiros certos e muito ‘team work’. Ver o resultado final a tomar forma é uma adrenalina muito própria, muito ligada a áreas que envolvem entretenimento e espetáculo. Mesmo em eventos corporate, que acontecem à porta fechada, produzem‑se eventos fantásticos”, sublinha. “A possibilidade de conhecer diferentes mercados e negócios” é do que mais gosta nesta atividade. A diversidade de áreas com que trabalham é um estímulo. “Um dia trabalhamos com a banca, o outro com a saúde, depois a indústria de consumo e tantos outros. Esta área faz com que um dia nunca seja igual ao anterior.” E exemplifica com o salto para os eventos digitais que o setor rapidamente deu para enfrentar estes tempos de pandemia e os seus efeitos. “Aconteceu tudo de forma muito célere e os resultados e sucesso da nossa plataforma de eventos digitais tem falado por si. Este ‘efeito camaleão’ que esta atividade proporciona é dos pontos que mais me fascinam.” Depois, “temos também a oportunidade de conhecer pessoas que nos marcam, pois contactamos com imensos públicos de diferentes áreas e isso torna esta atividade fascinante, pelo menos para mim.” São muitas as coisas de que gosta nesta atividade. Mas há também fatores menos positivos, como aqueles projetos “que no briefing têm tudo para serem espetaculares, mas depois têm de ser respondidos em tempo recorde”. Ter de “fazer muitas coisas sobre pressão” é um dos pontos de que menos gosta na atividade. “Acabamos por nos habituar a isso, mas acho que mesmo nos eventos, por vezes, o tempo é um aliado importante para se poder criar e ir mais além. Por outras palavras, acho que ainda se trabalha muito em Portugal e se produz pouco. Curiosamente, com a Covid‑19 e este ‘novo normal’, este processo melhorou e tem ajudado a clarificar algumas coisas.” “A CRIATIVIDADE VALE MESMO OURO” Uma vida de eventos soma histórias atrás de histórias. São muitas as lembranças e, para o Event director, todos os eventos são marcantes. “Mas existem aqueles que nos deixam cheios de boas memórias. Um deles foi, por exemplo, a Convenção Ibérica que fizemos para a Coca‑Cola”, num quartel militar dos Comandos. “E foi toda uma experiência única.” Rui Batista conta ainda que, “a par, foi o nosso primeiro evento WWW.EVENTPOINT.PT 102 VIDA DE EVENTOS premiado a nível internacional, com Ouro, tanto nos BEA Awards, como em diversos outros festivais internacionais, e isso até hoje enche‑me de orgulho, pois o nosso evento custou um décimo de muitos dos eventos com os quais estávamos a concorrer, mostrando que a criatividade vale mesmo ouro”. Quando desafiado a mencionar um momento marcante em que as coisas possam não ter corrido como planeado, Rui Batista lembra os momentos “em que depois de meses de preparação, quando tudo acontece, falha uma luz, ou um dançarino não entrou a tempo, ou o catering não estava nos melhores dias, ou um convidado se sentiu mal por algum motivo e tivemos de prestar assistência. Esta é uma área de atividade em que dependemos, acima de tudo, de pessoas e os seres humanos, como tudo, falham”. Nestas situações, o que há a fazer é “seguir em frente, resolver e minimizar na hora o efeito negativo”. “Eu comparo os eventos um pouco como a vida do circo. Desenhamos o espetáculo, montamos o mesmo e, depois, desmontamos e seguimos para outro destino. Ninguém que trabalhe nesta área pode certamente afirmar que sempre tudo correu bem, é natural que assim não seja. Mas eu tento sempre que corra a 110% e com muitos planos B, pelo menos assim, perante qualquer imprevisto que possa acontecer, minimizamos o efeito negativo. É importante, acima de tudo, trabalharmos com os parceiros e equipa certa e sermos corretos e transparentes naquilo que fazemos”, acrescenta. A terminar, um momento hilariante. “Teria muitos para contar, mas, por exemplo, há uns anos realizamos, no âmbito da nossa área internacional, um evento em Marrocos; em Casablanca, para ser mais exato. Nas montagens, a meio da tarde, todos os locais sumiram e tudo parou. Já em modo de gestão de crise fui saber o que se estava a passar e, para nosso espanto, estavam todos espalhados em salas a dormir calmamente”, refere Rui Batista, adiantando: “Ao que parece em Marrocos levam a hora da sesta muito a sério, como nos explicaram mais tarde. Foi de loucos e passado uma horinha voltaram ao ativo como se nada fosse.” Maria João LeiteO PROTOCOLO NOS EVENTOS HÍBRIDOS As perspetivas sobre os eventos em 2021 ainda continuam a ser uma incógnita. Vai ser necessário esperar bastante tempo até que o mundo regresse à normalidade. Por isso estou convencida de que os eventos do primeiro semestre deste ano vão ainda obedecer às seguintes regras: ‑ Duração de eventos presenciais não deve ser superior a quatro horas; ‑ Eventos em espaços abertos, de preferência, ou devidamente ventilados, se se realizarem em espaços fechados; ‑ Eventos com menos participantes e em espaços maiores, para respeitar o distanciamento; ‑ Higienização rigorosa de espaços, do equipamento, do staff e dos participantes; ‑ Receção eletrónica e acesso controlado; ‑ Medição de temperatura, sempre que possível; ‑ Uso obrigatório de máscaras, que só deve ser retirada quando se começa a falar para o microfone; ‑ Catering adaptado às circunstâncias; ‑ Entrega de ofertas, observando as regras de higienização adequadas. WWW.EVENTPOINT.PT 104 ESPAÇO APOREP Continuará a ser necessário respeitar a etiqueta sanitária, seja nos cumprimentos, seja no assentamento, seja no distanciamento dos participantes ao longo do evento através de circuitos de circulação bem definidos. Os microfones e púlpitos devem ser higienizados após cada intervenção. A água e o copo também devem ser trocados. Quem faz esta substituição deve usar luvas descartáveis e um spray desinfetante. Para conferir dignidade ao evento e reforçar a mensagem que se quer transmitir, o cenário deve ter apenas aquilo que é necessário. Menos é mais, sem nenhum pormenor que destoe. Há quem pense que não é necessário ter conhecimentos de protocolo para organizar eventos híbridos. Ao longo do ano passado, todos assistimos a alguns eventos amadores em que as falhas protocolares eram gritantes, seja nos cenários escolhidos, seja na colocação errada de bandeiras ou pessoas, seja até na falta de definição de um traje adequado. Se um orador aparecer vestido de forma formal ‑ fato escuro e gravata ‑ pode não gostar de ser moderado por alguém que aparece de mangas de camisa e sem gravata ao lado dele no palco. São pequenos detalhes, mas o diabo está nos detalhes. Nestes eventos mistos, surgem outras questões protocolares. Ao contrário das videoconferências, em que no ecrã não é possível aplicar as precedências, num evento híbrido com altas entidades presentes devem respeitar‑se as precedências ao planear o assentamento, seja no palco, seja nas primeiras filas da plateia, seja na colocação de bandeiras. É necessário alargar a distância entre cada lugar, obrigando a ter um critério protocolar “à prova de bala” para justificar a escolha das poucas pessoas que ficam na primeira fila e distribuir o resto das entidades pelas outras filas. Todos os convidados ambicionam ficar na primeira fila e, agora que aí só cabem metade das pessoas, podem surgir queixas. Deve invocar o seguinte argumento: como não se senta ninguém à frente de ninguém, a visibilidade do palco é muito melhor para todos. No palco, devem aplicar‑se as regras de ordenamento protocolar alternado, para que a presidência fique no centro. A ordem dos discursos continua a ser protocolar, começando pelo moderador, ou quem for menos importante, e terminando com a pessoa mais importante. Nas fotos de grupo, o espaço escolhido deve ser uma escadaria para haver várias filas a diversas alturas, guardando a distância entre todos. Os organizadores devem respeitar as hierarquias e marcar os lugares em conformidade. As fotografias de grupo com máscaras não têm a mesma dignidade de que sem máscaras, mas se houver um metro de distância entre cada um e se mantiverem todos em silêncio durante a sessão fotográfica, é possível fazer uma fotografia sem máscaras, devendo todos voltar a colocá‑las no final. Para terminar, gostaria de salientar que a pandemia não criou um protocolo novo. As normas de protocolo, regidas por legislação própria, não foram modificadas, apenas se adaptou o cerimonial, ou seja, a forma como se aplicam as normas de protocolo nas cerimónias. Acredito que esta simplificação do cerimonial é uma tendência que veio para ficar, contribuindo para que o protocolo seja cada vez mais invisível nos eventos dos próximos anos. Isabel Amaral Presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo WWW.EVENTPOINT.PT 106 ESPAÇO APOREP GRANDE PARTE DOS EVENTOS MIGROU PARA O ONLINE WWW.EVENTPOINT.PT 108 RADAR DE PCO A DCO? A pandemia atropelou as empresas organizadoras de congressos (PCO) que viram muitos dos eventos agendados a migrar para o virtual. É caso para falar em organizadores de congressos digitais (DCO)? Em março, o setor dos congressos, como todos os outros, foi confrontado com um ‘evento’ único nas nossas vidas: uma pandemia. Os congressos, de uma maneira geral, foram numa primeira fase adiados para uns meses depois, quando ainda corria uma aragem de otimismo de que a situação seria rapidamente ultrapassada, e mais tarde cancelados, adiados para 2021 ou organizados no digital. No caso da AdMedic, dois dos congressos planeados para 2020 migraram para o online e os restantes foram transformados em webinars. Na Diventos, oito eventos mudaram para o online, e surgiram 12 novos eventos, também online. Cinco eventos marcados foram cancelados e os restantes adiados para 2021. No caso da Skyros ‑ Congressos, os eventos realizados pós‑início da pandemia foram online ou em formato híbrido. As decisões de mudança foram articuladas entre organizador e cliente. A adaptação a novos formatos exigiram uma grande cumplicidade entre todos os envolvidos e uma aprendizagem grande. Adelaide Mocho, da Skyros, admite que foi necessário, de modo a responder rapidamente, “estudar, aprender, remodelar e inovar”. Isso significou “adquirir mais competências, como por exemplo, trabalhar com plataformas online, interagir de forma virtual com as pessoas que vão falar, preparar tudo ao detalhe no backoffice, uma miríade de detalhes novos”, refere a diretora da Skyros. A relação com os clientes ficou mais próxima, “porque todos sabemos que estamos a entrar num mundo novo e, ou nos ajudamos todos e puxamos todos a corda para o mesmo lado, ou alguém cai e a corda rebenta”.Next >