< Previoussolução digital (Admeus), tivemos de olhar para o mercado e explorar todas as opções, inserimos novos conceitos e melhoramos os nossos serviços para dar as melhores soluções tecnologias, com um preço competitivo, aos nossos parceiros. A ideia é ‘não pare, reinvente‑se connosco’”. CÁ DENTRO E LÁ FORA Em Portugal e no estrangeiro, e apesar do ano atípico, merecem destaque o 26º Congresso Nacional de Medicina Interna, um evento híbrido onde foram responsáveis pela acreditação, controlo de entradas e saídas, emissão de certificados do evento e o rastreamento de cada pessoa nos almoços e no jantar – uma medida imposta pela Direção Geral de Saúde. “Realçamos também as XXVIII Jornadas Internacionais do Instituto Português de Reumatologia, por usar todos os nossos novos serviços digitais”, recorda o responsável do Admeus. A nível internacional, merece realce a realização de um exame europeu [na área médica], um projeto com 10 salas em simultâneo, organizado por um parceiro, e que foi um grande desafio para toda a equipa Admeus. E também um evento mundial, sedeado no Brasil, com 11 salas em simultâneo, este 100% virtual. WWW.EVENTPOINT.PT 40 DOSSIÊ EVENTOS DIGITAIS E HÍBRIDOS “Temos ainda dado apoio a várias assembleias gerais de sociedades, associações e empresas com o Admeus, e o nosso novo sistema de votação. Exemplo disso, a assembleia eleitoral da AEBA [Associação Empresarial do Baixo Ave]”, afirma Carlos Ferreira. Em seis ou oito meses assistiu‑se a um salto tecnológico que, em condições normais, levaria anos. O acesso aos eventos, de uma forma generalizada, está mais facilitada. “Podemos ver uma conferência em casa, no metro ou na esplanada de um café. E cada vez mais o acesso aos conteúdos digitais está difundido”. O reverso, negativo, está no fator humano, conclui o responsável do Admeus. “Estamos perante um grande distanciamento social com os nossos parceiros. Faz falta a reunião no final do dia do evento, o jantar de convívio. As nossas relações comercias e de amizade ficaram mais distantes”. Mais informações: eventos@admeus.com https://www.admeus.com“O TEMPO DE DESENVOLVIMENTO DE UM PROJETO É MUITO MAIS RÁPIDO” WWW.EVENTPOINT.PT 42 DOSSIÊ EVENTOS DIGITAIS E HÍBRIDOS © MUD.E ASSERBIZ PARA CLIENTES QUE PREFEREM NÃO COMPLICAR Se antes já tinham as páginas de inscrição, o e‑mail marketing e a votação eletrónica, com a pandemia e a crescente importância das reuniões digitais, a Asserbiz adicionou a estes serviços a gestão do evento em si, desde a escolha da plataforma de acordo com o tipo de evento, as configurações, os testes e o suporte no dia, bem com a disponibilização das métricas após o evento. Para os eventos híbridos preferem, normalmente, aliar‑se a empresas de audiovisuais ou agências. “Tendo participado em eventos com elevado grau de produção e de customização, em estúdios, é nos eventos mais simples que nos queremos posicionar, ou seja, para todos aqueles que queiram criar eventos em formatos mais standard, com investimentos mais controlados, e que procurem um parceiro técnico e de marketing para os ajudar”, explica Nuno Seleiro. “É um mercado de clientes que habitualmente faziam eventos presenciais sem recurso a agências ‑ setor público, municípios, associações, grupos de trabalho temáticos.” Para criar esta nova oferta, foi necessário estudar, aprender, testar, encontrar vários tipos de soluções que pudessem cobrir um maior espectro de mercado. “Há várias plataformas, cada uma com vantagens e desvantagens, e queremos ajudar a encontrar a solução que mais obedece ao que é pretendido pelo cliente”, refere o responsável da Asserbiz. ALGUNS EXEMPLOS Apesar de terem feito parte de eventos com produções sofisticadas e altamente customizados, começaram com um que teve tradução em simultâneo para quatro nacionalidades: uma reunião de trabalho com vários juízes europeus. “Foi muito motivador ter ajudado a que a comunicação fluísse numa altura em que ninguém podia viajar.” O segundo exemplo é o das Jornadas de Educação de um município, que tiveram perto de 1.000 participantes online durante dois dias, professores e agentes educativos. “Houve excelentes oradores e, apesar de ter sido no Webinar Zoom, sentimos que a satisfação dos participantes foi muito elevada”, destaca Nuno Seleiro. Mais recentemente, estiveram envolvidos no evento de Natal de uma conhecida auditora, organizado pela agência Mud.e, que teve vários tipos de conteúdos, um site dedicado, gestão de entregas de catering para mais de 1.000 pessoas, dezenas de artistas, transmissão para crianças e adultos, gestão de comunicação de credenciais… “Foi o mais intenso em que participámos, e o resultado final foi muito perto de um bom programa de televisão”, garante o responsável da Asserbiz. E o que muda, afinal, com esta já longa crise sanitária? “Bem, para já muda o nosso papel. Antes éramos ‘apenas’ uma parte e, por vezes, neste tipo de WWW.EVENTPOINT.PT 44 DOSSIÊ EVENTOS DIGITAIS E HÍBRIDOS soluções, somos o organizador ‑ sem querer tirar o papel a quem o é.” “Segundo, o tempo de desenvolvimento de um projeto é muito mais rápido, por vezes inferior a duas semanas entre o início e o evento propriamente dito.” “Terceiro, o alcance, que é muito maior neste tipo de eventos ‑ e este vai ser um ponto crítico de avaliação no futuro.” Por último, os orçamentos, que regra geral são mais baixos, o que em tese pode permitir a criação de muito mais eventos. “Há exceções, mas a regra é esta. E isto vem trazer novos produtores de conteúdos, novas formas de comunicar. Dou o nosso exemplo, em abril e maio criámos dois webinars para partilhar o que estava a ser feito. Tivemos mais de 250 pessoas em cada um deles. Em algum momento poderíamos ter tido orçamento para alugar um espaço e ter esta quantidade de pessoas qualificadas, e atraí‑las para participar? Não, não teríamos. E ainda hoje recebemos oportunidades e pedidos dos vídeos que diariamente são vistos por potenciais clientes”, conclui Nuno Seleiro. Mais informações: conhecer@asserbiz.com www.asserbiz.comA CAPACIDADE DE ADAPTAÇÃO É UMA DAS CARACTERÍSTICAS DA EVENTO VIRTUAL WWW.EVENTPOINT.PT 46 DOSSIÊ EVENTOS DIGITAIS E HÍBRIDOS EVENTO VIRTUAL BY SHAKE IT “O COMPROMISSO DO PARTICIPANTE COM O EVENTO MUDA” Evento Virtual é uma plataforma digital para eventos digitais ou híbridos, oferecendo um espaço web seguro e personalizado aos participantes para experienciarem o evento. Ao mesmo tempo, dá as ferramentas ao organizador para tornar esta experiência dinâmica e ter controlo sobre o que se passa no seu evento. A capacidade de adaptação é uma das características da Evento Virtual. “Completa, em termos de funcionalidades, e intuitiva, na forma de utilização, oferece também robustez ao nível de segurança e a capacidade técnica de aguentar milhares de participantes por evento”, explica Miguel Carneiro, responsável da Shake It, que desenvolveu esta plataforma. “Já passámos muitas provas de fogo, merecemos a confiança de vários clientes e parceiros desde a sua criação, em abril de 2020. É uma solução que brilha em eventos mais complexos, como feiras e eventos académicos, e é esse o mercado onde nos temos distinguido”. Como empresa de software e de eventos, quando a Covid‑19 chegou, “tivemos que passar o medo, por as cabeças a funcionar e desenhar uma solução, juntando as capacidades técnicas e know‑how já existentes. Tivemos mais de 40 eventos em outubro e mais de 40 em novembro , e a equipa não chegou. Tivemos que contratar mais pessoas para a Shake It”, revela Miguel Carneiro.RESPOSTA VIRTUAL Apesar de, entre 145 eventos virtuais que fizeram em 2020, ser difícil destacar alguns, o responsável da plataforma recorda a ExpoRH, em junho, organizada pela IFE by Abilways. Um evento para a área dos recursos humanos com uma forte componente de exposição virtual. “Foi um dos primeiros eventos virtuais na era Covid em Portugal, com uma duração semelhante ‑ 5 dias ‑, e toda a construção da plataforma a revelar‑se um processo de descoberta fantástico”. O Congresso Nacional de Medicina Interna, em agosto, organizado pela Sociedade Portuguesa de Medicina Interna e a THE – The House of Events. “Foi o primeiro grande evento médico a voltar a ser híbrido, depois do confinamento, e um grande desafio superado na coordenação do ambiente presencial/virtual”. Finalmente, o Congresso Português de Cardiologia, em novembro. “Um dos congressos mais antigos e mais relevantes da área médica em Portugal que passou para um ambiente 100% virtual, em três estúdios da RXF. Apesar da realidade completamente diferente e da complexidade do evento, o feedback foi WWW.EVENTPOINT.PT 48 DOSSIÊ EVENTOS DIGITAIS E HÍBRIDOS avassaladoramente positivo, o que para nós serviu como uma validação da maturidade da solução e do serviço que temos vindo a desenvolver”, conclui Miguel Carneiro. No atual contexto, a primeira coisa que muda é a visão do organizador. “Num evento presencial o organizador pode sentir e falar com os participantes, pode ver a cara de quem está no espaço do evento. Por outro lado, num evento virtual, o organizador consegue saber de uma forma muito mais pormenorizada e sistematizada o comportamento de quem participou no evento: o que visitou, quanto tempo esteve em cada espaço, como usou as funcionalidades da plataforma, quantas vezes interagiu com outros participantes…” Mas também o compromisso do participante com o evento muda. “Num espaço físico o participante está comprometido com o espaço do evento, há uma logística envolvida em ir ao evento, em sair do evento. Num formato virtual, observamos que os participantes saem e entram da plataforma várias vezes num dia, e muitos voltam até depois do evento para ver as sessões on‑demand” assegura Miguel Carneiro. Mais informações: miguel.carneiro@shakeit.pt www.eventovirtual.pt Next >