< PreviousADMEUS “TORNAR CADA CHECK‑IN MAIS RÁPIDO E EFICAZ” O sistema de acreditação do Admeus, desenvolvido pela Event Services, é uma ferramenta que permite identificar um determinado participante através da pesquisa de texto, código de barras ou código QR, explica o CEO da empresa, Carlos Ferreira. “Foi desenvolvido com o objetivo de tornar cada check-in mais rápido e eficaz, quer seja uma reunião com poucas pessoas ou um grande evento com milhares de participantes”. É uma ferramenta “intuitiva” que permite validar a chegada do participante ao evento, imprimir crachás, cartões ou etiquetas. “Dispomos ainda de self check‑in, no qual o participante utiliza o seu telemóvel para se identificar na entrada do evento, podendo ou não imprimir o seu badge”, diz Carlos Ferreira. E continua: “Este sistema pode ser utilizado em qualquer dispositivo, desde computadores a tablets, ou mesmo em telemóveis. O organizador pode utilizar os seus dispositivos ou, se preferir, disponibilizamos os nossos”. O Admeus tem uma equipa de desenvolvimento residente, dedicada à criação de novas funcionalidades da plataforma. “Isso inclui as próprias integrações com softwares externos e com as diferentes soluções que os nossos clientes utilizam”, garante o responsável da Event Services. “Outra vantagem que temos é que qualquer integração externa que façamos, ou WWW.EVENTPOINT.PT 10 DOSSIÊ ACREDITAÇÃO qualquer atualização implementada, fica disponível de forma automática e gratuita para todos os nossos clientes”. Os esforços do Admeus estão sempre centrados em “dar as melhores soluções aos nossos clientes, para que eles possam otimizar os seus eventos. Continuamos a melhorar o interface, para que organizador e participante tenham uma ótima experiência de usabilidade”, destaca Carlos Ferreira. E avança que estão a trabalhar em funcionalidades e integrações mais específicas, e que por isso vão ter novidades em breve. Reinventar a plataforma As circunstâncias induzidas pela pandemia foram aproveitadas para “desenvolver novas funcionalidades e reinventar a nossa plataforma, de modo a que os clientes tivessem uma ferramenta funcional e eficaz para poder fazer eventos digitais, sem pessoas juntas num único local”. E, para isso, o Admeus implementou um sistema de videoconferências, “no qual podem ser feitas apresentações por vários oradores, tal como num congresso presencial, com os participantes a assistirem remotamente”. Desta forma, “quer os oradores, quer os participantes podem estar no conforto das suas casas ou escritórios a assistirem a todas as sessões”. “Com esta mudança”, diz Carlos Ferreira, “passamos a fazer mais eventos digitais e híbridos ‑ online e no local ‑, em vez de apenas eventos presenciais. A nossa plataforma cresceu a nível de funcionalidades e está apta para qualquer tipo de evento”. Além de apresentar soluções transversais para o mercado de eventos online, híbridos e presenciais, o Admeus lançou uma nova versão da gestão de abstracts. Esta versão tem novas funcionalidades que tornam “mais simples e intuitiva a submissão e gestão de resumos”, detalha o responsável da Event Services. PARA MAIS INFORMAÇÕES: suporte@admeus.com www.admeus.comASSERBIZ “DESMISTIFICAR E DESCOMPLICAR” É assim que Nuno Seleiro, responsável da Asserbiz, gosta de explicar o serviço de acreditação que prestam: “Desmistificar e descomplicar a tecnologia”, para que esta seja o mais simples possível para quem a usa, sejam clientes, equipas de promotores ou todos os outros envolvidos. “O nosso serviço de acreditação tem a componente tecnológica, hardware e software (normalmente com tablets), mas principalmente tem a componente humana”, diz Nuno Seleiro. “O que consideramos que o serviço contém é a flexibilidade de trabalhar com vários fornecedores, com várias fontes de informação, procurar o cenário mais fluído para os participantes no local do evento, dar o suporte presencial que dê paz de espírito a quem nos contrata, e trabalhar em conjunto para encontrar a solução mais adequada a cada orçamento”. “Aproveitemos as ferramentas que desmaterializam papéis e documentos, caminhando para a sustentabilidade e para a troca de informação útil. E olhemos para a interação humana nos eventos como um ponto fundamental, promovendo momentos de partilha. E procuremos ainda segmentar vários tipos de conteúdos de acordo com os públicos. Há novos públicos, novas formas de fazer chegar conteúdo. E a tecnologia pode ajudar”. Algumas das necessidades que a pandemia impôs, e que agora já não se aplicam, como a verificação de certificados covid ou a existência de lugares marcados para os eventos corporativos, traduziram‑se numa maior preocupação com a gestão de inscrições. “Apesar de já ajudarmos a gerir inscrições com formulários e sites, assistimos a um aumento dos pedidos, WWW.EVENTPOINT.PT 12 DOSSIÊ ACREDITAÇÃO permitissem ter soluções mais robustas. É algo que não depende de nós, mas que temos acompanhado e, sempre que possível, procuramos tirar partido desta tecnologia nas comunicações”. Por outro lado, os formulários de inscrição são cada vez mais relevantes para ajudar os organizadores a automatizar processos. Desde transportes, estadias, restrições alimentares, estas importantes ferramentas são pontos de contacto cada vez mais relevantes para uma melhor organização e posterior produção. Nuno Seleiro está convencido de que “ainda há um caminho longo a percorrer com os dados que se obtêm num evento, desde leads, a donwload de documentos ou interações com questões. O próprio networking, como ponto forte de um evento, ainda é uma exceção e não uma regra. Antes de avançarmos para tecnologias mais disruptivas, acredito que, com os dados que existem, há um trabalho de marketing que pode ser melhorado”. PARA MAIS INFORMAÇÕES: nuno.seleiro@asserbiz.com www.asserbiz.com mais concretamente de soluções com códigos QR, que agilizam processos de entrada quando há muitos participantes”, revela o responsável da Asserbiz. O momento da acreditação é cada vez mais uma oportunidade para confirmar informações úteis. “Direitos de imagem, refeições, indicações de acesso, o processo de acreditação é um momento de contacto cada vez mais rico com os participantes. Fornecer a informação correta e completa ajuda na experiência de cada um deles para o resto do evento”, garante Nuno Seleiro. Integração e 5G A integração entre sistemas “diria que é um dos nossos maiores ativos”, afirma o responsável da Asserbiz. “Trabalhamos com uma infinidade de fontes de informação de clientes. Sistemas internos, formulários próprios, plataformas de terceiros. O nosso intuito é ter processos rápidos de comunicação”. A pensar no futuro, e em melhorias, Nuno Seleiro destaca as redes de suporte. “Gostaríamos que o 5G tivesse já cobertura e equipamentos que nos EVENTSOLUTIONS “DESENHADA PARA EVENTOS COMPLEXOS” A solução para acreditações da Eventsolutions, uma spin-off da Mad4ideas, permite “vários fluxos de receção de participantes, com tipologias diferentes”, e é “altamente configurável”, explica Rui Pinheiro, cofundador e gestor da empresa. Desde sistemas de auto check-in, até check-in com hospedeiras, com pesquisas avançadas, leitura de códigos QR, Bluetooth, etc., fazem desta uma plataforma “desenhada para eventos complexos”. “O nosso serviço de acreditação é uma das componentes de um conjunto de serviços mais alargados, que compreende toda a gestão de participantes, e que inclui a promoção, gestão de convites e de participantes, comunicações, app do evento, etc.”, começa por referir Rui Pinheiro, responsável da Eventsolutions. “Acima de tudo, a nossa plataforma de check‑in é eficaz e eficiente. Eficaz porque um processo de acreditação não pode ter falhas, eficiente porque os check‑ins são normalmente feitos sob pressão. À entrada de um auditório, após um coffee break, muitas vezes é necessário fazer um controlo de acessos por forma a que 1.000 participantes entrem na sala em poucos minutos”. Mas os argumentos da Eventsolutions não ficam por aqui: a facilidade com que se apresenta informação útil ao operador ‑ a hospedeira, por exemplo ‑, de modo a simplificar a receção e encaminhamento de cada tipo de participante; a impressão de etiquetas em vários formatos; a gestão de acessos a sessões, com check‑in e check‑out; gerir ainda stocks de brindes, bengaleiro, e muito mais. WWW.EVENTPOINT.PT 14 DOSSIÊ ACREDITAÇÃO Em resumo, “é altamente flexível e configurável”, garante Rui Pinheiro. “Simples o suficiente para que o cliente consiga trabalhar com ela de forma autónoma, mas também robusta para permitir que todas as funcionalidades descritas operem com fluidez”. Outro aspeto importante é o do reporte. “Cada vez mais é importante perceber o funil de conversão da participação num evento: Convite, Inscrição, Presença, Interação. Compreender que comunicações são eficazes, onde se encontram os pontos de ‘abandono’, quem esteve presente no evento ou não, e porquê; são essenciais não só para avaliar o sucesso do mesmo, mas também no planeamento dos seguintes”. E acrescenta, “Além dos relatórios que disponibilizamos, que facilitam estas análises, temos sempre a possibilidade de ir mais fundo para responder a necessidades particulares de cada evento”. A integração é chave “Na maioria dos eventos em que trabalhamos as inscrições nunca chegam a fechar. No próprio dia do evento temos participantes a inscreverem‑se ou a chegarem sem inscrição. A nossa solução é totalmente integrada com os sistemas de envio de e‑mails e sms, inscrições, app mobile e streaming (nestes casos com a Shake It), por forma a que qualquer participante, inscrito ou não, possa ter a mesma experiência de evento que os restantes”. Ideias diferentes A plataforma está em constante melhoria, com novidades todas as semanas. Neste momento o foco está no desenvolvimento de check‑in com Bluetooth e beacons (com a Shake It), e com RFID à vista.. “E estamos também atentos às tecnologias de blockchain, que nos parecem muito interessantes para os eventos pagos, nomeadamente os de lazer e de cultuta, que também fazemos”, conclui Rui Pinheiro. PARA MAIS INFORMAÇÕES: info@eventsolutions.pt www.eventsolutions.ptTHE SPOT UM NOVO ESPAÇO NA BAIXA DE LISBOA Chama-se The Spot - Meetings & Events Downtown Lisbon, o que diz quase tudo. É um novo espaço multifacetado para a realização de eventos, em plena Baixa pombalina. Nas montras, a frase inscrita “If you think it, we can host it” é um mote, mas também um desafio para que venha experimentar este novo espaço do AT Group, no Poço do Borratem, 12, junto à Praça da Figueira. CONTEÚDO PATROCINADO WWW.EVENTPOINT.PT 16 EMPRESAS Com 1.000 m 2 de área útil e capacidade até 100 pessoas, o The Spot está aberto 24 horas por dia para qualquer tipo de evento, de particulares e de empresas, seja uma celebração, como aniversários e casamentos, seja a apresentação de uma marca, o lançamento de um produto, conferências de imprensa ou reuniões de trabalho. Afirmando‑se como um espaço vocacionado para o segmento MICE, o The Spot engloba cinco salas, todas com luz natural e um ambiente claro e suave. Figueira, Restauradores, Rossio, Martim Moniz e Município são os nomes das cinco salas, que homenageiam as cinco praças que constituem o coração de Lisboa. Totalmente equipado O novo espaço tem todas as infraestruturas necessárias para poder prestar um bom serviço: cozinha de apoio para os eventos, wi‑fi de alta velocidade e todo o material para reuniões ‑ flipcharts, ecrãs, projetores, sistemas de som e de conference call, etc. Chama‑se The Spot ‑ Meetings & Events Downtown Lisbon e, acreditam os seus responsáveis, “rege‑se pela capacidade de dar vida, com sucesso, a todas as ideias para eventos”. THE SPOT - MEETINGS & EVENTS DOWNTOWN LISBON 967 414 587 | events@mystoryhotels.com www.mystoryhotels.comUM SETOR MAIS INCLUSIVO, DIVERSIFICADO E SUSTENTÁVEL WWW.EVENTPOINT.PT 18 OPINIÃO O FUTURO DA ICCA A pandemia da covid-19 ofereceu uma oportunidade para a International Congress and Convention Association (ICCA) redefinir as prioridades da associação. Ao fazer isso, identificamos quatro áreas em que acreditamos que a associação pode gerar mudanças cruciais. São elas: inclusão, diversidade, legado e sustentabilidade. Chamamo-las de “quatro pilares” porque todas as atividades da ICCA são agora reforçadas com os nossos esforços para tornar o setor mais inclusivo, diversificado e sustentável, deixando um legado positivo. Uma visão de futuro é importante, mas a pandemia também criou desafios imprevistos para a recuperação do setor. Estamos a apoiar os nossos membros hoje para que juntos possamos construir um amanhã melhor. Desta forma: ENTREGANDO MAIS VALOR AOS MEMBROS À medida que a indústria de reuniões associativas volta ao presencial em muitas partes do mundo, podemos obter uma visão mais holística do estado da indústria. Usamos essas informações para criar oportunidades de aprendizagem e networking, que respondem diretamente ao feedback e às preocupações que recebemos da nossa comunidade global. Enquanto os nossos membros estão ansiosos pelo presencial, estão a dar prioridade a eventos que oferecem oportunidades de negócios direcionadas e conteúdo inovador. Nesse sentido, organizamos workshops de desenvolvimento de negócios em Liubliana, Bordéus, Stavanger e Bolonha. Estes workshops oferecem uma plataforma pequena e informal para associações e encontros com fornecedores para partilhar conhecimento e forjar conexões de negócios de qualidade. Numa escala maior, a ICCA também oferecerá oportunidades de negócios para os membros durante o Global Association Community Forum, em Lausanne. Os Next >