< Previous“Uma enorme coleção de amigos” Sendo muitas as histórias que viveu profissionalmente, Sofia Rothes não consegue escolher uma. Em vez disso, realça o facto de, ao longo dos anos, “ter feito uma enorme coleção de amigos e pessoas que me são muito queridas”. Destaca ainda o “ter tido a possibilidade de ver de perto ou até conhecer alguns ídolos ou personalidades que nunca imaginei ser possível”. A Cimeira dos Chefes de Estado Europeus, que decorreu no Europarque, é para si o evento mais marcante, “talvez por ter sido o primeiro grande evento em que estive envolvida e, sem dúvida, ainda um dos maiores até hoje”, explica. Um outro momento marcante, mas em que as coisas poderiam não ter corrido como planeado, aconteceu num evento VVIP. “Fiquei presa durante 50 minutos num elevador monta-cargas, com toda a equipa de cozinha e… toda a comida para o almoço! Felizmente, as formalidades do evento levaram a que o programa se atrasasse e nem o protocolo, nem os clientes finais deram conta de nada.” WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 60 VIDA DE EVENTOS Muitos são também os episódios hilariantes. “Não consigo parar de rir quando penso na visita de inspeção da comitiva e protocolo de um chefe de Estado de uma das maiores potências mundiais.” Sofia Rothes relata que entrou na suite presidencial com elementos da comitiva, que se espalharam por todos os espaços a testar tudo repetidamente. “Abriram e fecharam cortinas (todas), interruptores (todos), sofás, televisões e sistemas de som (creio que em simultâneo e até ao som máximo), torneiras (incluindo as dos duches), o piano. O colchão da cama master foi testado por todos e não saíram sem puxar todos os quadros existentes no quarto, para terem a certeza de que estavam bem presos e que não haveria o risco de caírem acidentalmente em cima da cabeça do seu Nº1.” “Eu estava em pânico”, afirma. “Perdi o controlo nos meus convidados e estava cheia de medo que estragassem alguma das valiosas peças existentes no espaço.” Sofia Rothes conclui: “Felizmente, e apesar do caos momentâneo, foram cautelosos e respeitadores e tudo correu muito bem. E o grupo confirmou!” Maria João LeiteCINCO (DOS) DESAFIOS DO PROTOCOLO ATUAL As JIP (Jornadas Internacionais de Protocolo) vieram confirmar que os eventos presenciais têm um impacto e um retorno que são uma mais-valia para os seus participantes e para a organização. “Desafios do protocolo atual: das cerimónias oficiais aos eventos empresariais” foi o tema desta edição, ficando aqui algumas notas sobre os temas abordados pelos diferentes intervenientes. “O protocolo impõe-se nas sociedades democráticas dos nossos dias como elemento-chave de compreensão da própria organização” poderia ser o mote. WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 62 ESPAÇO APOREP 1 ‑ Comunicação – Num mundo cada vez mais mediático, a comunicação, nas suas diferentes formas, é um elemento fundamental e o protocolo é uma ferramenta que pode ser usada na comunicação. A forma como nos apresentamos, como nos expressamos (verbal ou não verbalmente), a imagem que queremos transmitir, devem ser cuidadas para se obterem os resultados esperados, sendo o nosso discurso claro, concreto e conciso. É necessário ter atenção aos diferentes públicos e prever condições para os não ouvintes, para os invisuais ou para quem se desloca numa cadeira de rodas num determinado evento. Atualmente tudo é comunicação e não há nada privado nas redes sociais. 2 ‑ Eventos – Evolução/adaptabilidade/ flexibilidade/valorização dos mercados. Os eventos fazem parte das estratégias das empresas, sendo de grande importância para os seus negócios. É necessário conhecer os mercados, identificar as necessidades dos diferentes intervenientes, segmentar, ouvir, testar – os eventos podem ser uma grande fonte de recolha de dados. O profissional de protocolo nos eventos empresariais pode contribuir para os objetivos comuns, pois o protocolo como ferramenta de comunicação é um instrumento que pode ser coordenado para transmitir a marca e os valores corporativos. Numa estratégia global de comunicação de uma empresa, além da comunicação, do marketing e das relações públicas há que considerar o protocolo como sua parte integrante. O mesmo se aplica ao planeamento estratégico da empresa, onde as regras, a imagem, os valores e a reputação corporativa beneficiam com a participação do protocolo.O protocolo atual baseia-se na norma, no planeamento, no ordenamento, na hierarquia e no cerimonial, tendo sempre em conta a comunicação, a imagem, a reputação, a criatividade e a flexibilidade. Os casos reais apresentados focaram alguns aspetos do protocolo atual e das soluções encontradas para a gestão de convidados e de assentamento. 3 ‑ Planeamento, planeamento, planeamento... Gestão e receção dos convidados, assentamento, preparação do local, elaboração do guião do acontecimento, assessoria dos intervenientes, tendo sempre em conta o papel do anfitrião ‑ o profissional de protocolo deve estar desde o início no planeamento de um evento e ter conhecimento de todas as suas vertentes. Necessitando de ter atenção aos pormenores e experiência para poder gerir situações mais complicadas... e rapidez na resolução de imprevistos de última hora ou situações de impasse ‑ é preciso encontrar soluções que possam satisfazer as necessidades e que sirvam os objetivos propostos. 4 ‑ As bandeiras, nomeadamente a bandeira nacional são um tema recorrente, transversal a todos os profissionais de todos os setores relacionados com o protocolo e, por isso, sempre atual nas nossas jornadas. Foram revistas a regulamentação e a simbologia da correta utilização da bandeira nacional, o lugar de honra, a precedência, o que está e não está previsto, formas de utilização e não utilização, que implicações para a dignidade da bandeira WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 64 ESPAÇO APOREP nacional pela utilização indevida e desapropriada, tornando evidente o desafio de uma atualização nas normas vigentes de utilização de bandeiras e estandartes, com uma uniformização e uma linguagem que não suscite dúvidas na sua interpretação e que contemple novas situações, como, por exemplo, a utilização da bandeira da União Europeia. Foi lançado um repto à assistência no sentido de este ser um assunto que merece ser revisitado, que merece ser uniformizado e que merece que todos tenham uma interpretação idêntica sobre a utilização das bandeiras. A não utilização da bandeira nacional para o descerramento de placas foi anteriormente defendida pela APorEP e teve repercussão a nível nacional, com soluções alternativas que se revestiram de grande dignidade em diversas ocasiões. O caminho é este, pelo que foi feito um apelo a todos para sejamos embaixadores da boa utilização da bandeira nacional como o nosso símbolo máximo. 5 ‑ Conhecimento ‑ A formação dos profissionais de protocolo e a sua integração nas empresas e nos organismos são duas necessidades contínuas e dos grandes desafios atuais. Como podemos constatar nas nossas JIP, temos excelentes profissionais com formação a vários níveis, com experiência e conhecimentos sobre protocolo, eventos e comunicação, aptos a assessorarem ou prestarem serviços de consultoria em qualquer evento. Isabel Névoa Tavares Presidente da APorEPUM ECOSSISTEMA PARA CORAJOSOS WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 66 OPINIÃO A IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS PARA AS ASSOCIAÇÕES Ainda me lembro bem de quase cinco anos a produzir eventos na AEP (Associação Empresarial de Portugal), entre os anos 2000 e 2005. Foi assim que me iniciei no mundo dos eventos (a sério, claro!). Se não me engano, foram 42 eventos dignos de se chamarem assim – entre os 100 e os quase 1.000 participantes por iniciativa. E, note‑se, numa grande maioria deles desenhava o programa, convidava os oradores, promovia, contratava os serviços de audiovisuais e catering, comunicava com o mercado e, em alguns casos, cheguei mesmo a moderar mesas (do tipo três dias com três eventos distintos). Devia julgar‑me um “one man show”! Isto, hoje, não faz sentido neste formato, mas era realmente assim, e orgulho‑me muito disso, apesar de constituir apenas uns 15% da minha atividade à época. Logo, se me permitem, o “bichinho” dos congressos, seminários, colóquios e eventos sempre esteve dentro de mim. Apenas o estou a relevar, pois há quem desconheça isto.Note‑se que, numa associação, podemos ter um portefólio muito alargado de eventos, tais como: congressos, convenções, seminários, workshops, roadshows, simpósios, mesas‑redondas, feiras, cursos, palestras e conferências. E cada um destes pode ser pequeno ou enorme em número de participantes. E já fiz todos estes formatos no território nacional, assim como alguns internacionalmente. Confesso que até fiquei mesmo com uma competência inconsciente dentro de mim de tantos em que participei e organizei com diferentes papéis (mais uma vez, não é a brincar!). Acredito profundamente que tudo é treino – e treinável – e que a excelência é um hábito; por isso é que só vai a jogo quem treina. Somos aquilo que repetidamente fazemos, de preferência na boa direção e orientado para resultados. E reconheço, entre muitos eventos grandes e impactantes, felizmente, talvez o maior desafio que tive foi a 1ª edição do Top Sales Summit, em julho de 2021 – com 79 oradores, metade internacionais, em três dias. E quase que me esquecia de quase uns 30 bons eventos que, em apenas um ano, organizei num país africano (fez em 2022 precisamente 10 anos; boa lembrança!). Acreditem: quanto maior o desafio (do tipo impossível e com pressão), mais motivado fico para o realizar. E alguns destes desafios já os aceitei sem pensar, literalmente sem pensar (a verdade é que se pensasse não os aceitaria fazer). Certo é que cresce dentro de mim uma vontade grande de fazer acontecer (espírito de missão), sempre em equipa e em colaboração com muitos parceiros e promotores. De uma coisa estou certo, no meio de muitas dúvidas: o sucesso de um evento é a colaboração de muitas pessoas e parceiros em estreita simbiose. WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 68 OPINIÃO Foi no último Colóquio da Qualidade da APQ (Associação Portuguesa da Qualidade), o 46º, que tivemos a honra de ter a Event Point como media partner e que nos ficámos a conhecer mais de perto. E que boa experiência em novembro de 2022, já com o desafio, que aqui estou a lançar, para novembro de 2023 com o Congresso Europeu da Qualidade, no Porto. Tanto para a APQ, onde sou atualmente membro da direção nacional, como noutras associações (regionais, nacionais ou setoriais), os eventos constituem plataformas únicas de networking e de encontro de comunidades e profissionais. Funcionam tanto como alavancas para gerar receitas, ligação com outras marcas/parceiros, como para promoção de branding de ligação aos seus clientes/ associados e “tribo”. E a maior força passa por deixar registos memoráveis pela qualidade dos conteúdos/temas e speakers. E eu acredito muito em experiências que permitam cocktails emocionais na mente de quem participa para memória de longo prazo e repetição de novas edições (top of mind). Além disso, acredito que quem organiza faz coisas de pessoas para pessoas e em que a energia que transmite é crucial. Eu sou muito apologista do efeito “wow”, da criatividade, do fazer diferente e de criar impacto para todos os stakeholders de um evento. Isso, para mim, é uma obrigação na diferenciação e uma vantagem comparativa quando estamos na organização de um evento. Next >