< Previous“É FUNDAMENTAL UMA EXCELENTE GESTÃO DO TEMPO” WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 50 VIDA DE EVENTOS SÍLVIA DA SILVA “EVENTOS SÃO EMOÇÕES E LIGAÇÕES” Sílvia da Silva é gestora de projetos e organizadora de conferências e eventos na Veranatura. Embora sempre tenha trabalhado no mesmo segmento, o seu percurso profissional é “bastante diversificado”. Em 1995, assumiu a direção do departamento de congressos de uma empresa do setor, tendo a seu cargo a coordenação de projetos e o desenvolvimento estratégico do negócio. Depois, durante perto de uma década, dedicou‑se às Relações Exteriores da ANA ‑ Aeroportos de Portugal, onde organizava eventos e desenvolvia programas e diretrizes para cerimónias oficiais e protocolares. Entretanto, fundou, em parceria com uma colega da pós‑graduação em Organização de Eventos, Imagem e Protocolo, uma empresa com foco nos eventos corporativos e, mais tarde, iniciou o seu trajeto na Veranatura, onde se encontra desde 2014. “Dentro da meetings industry, trabalhamos maioritariamente a área médica e científica, que é um mundo complexo, único e apaixonante. Não há um dia igual ao outro, mesmo quando os congressos se repetem. É uma atividade vibrante”, frisa.A grande motivação de Sílvia da Silva está em saber que proporciona “um ambiente de excelência para a discussão de temas de enorme relevância”; ambiente que não passa pelo espaço físico, mas por “contribuir com o meu expertise no desenho de congressos, onde tudo flui, e participar desta forma num objetivo comum e maior, que se traduz em avanços na área da saúde ou inovações tecnológicas”. No fundo, continua, “a promoção de um mundo melhor”. “Esse ‘é só’ representa muito trabalho e muitas equipas” Do que mais gosta é de “planificar até à meta, o momento imediatamente após receber uma confirmação ou briefing e em que programo num cronograma todos os passos até ao fecho do congresso”. Numa visão mais ampla, acrescenta que “são as pessoas, as conexões criadas pelas experiências únicas que proporcionamos. Isto é válido para todos com quem me cruzo, seja um cliente, um parceiro ou um participante num congresso”. “É tão importante a satisfação de um cliente que me parabeniza pelo bom desempenho como testemunhar a alegria de um orador que faz pela primeira vez uma apresentação, perante uma plateia de centenas de participantes – momento que fiz questão de fotografar, oferecendo-lhe depois essa recordação”, explica. E remata: “Eventos são emoções e ligações.” WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 52 VIDA DE EVENTOS Por outro lado, gosta menos quando o cliente, “embora inexperiente, quer participar ativamente ou definir tarefas e não valoriza o tempo que estas demoram. Na indústria dos eventos tudo aparenta ser fácil: é só marcar um espaço, um voo, uma refeição, por aí fora... Mas esse ‘é só’ representa muito trabalho e muitas equipas”. Sílvia da Silva já passou por vários momentos assim. “Recordo‑me de um cliente que me pediu a maquetização de um livro de resumos com centenas de artigos e autores em pouquíssimas horas, dizendo ‘isso é só copy paste!’. Ou outro que não aceitava de todo o valor de uma refeição num hotel de 5 estrelas e insistia em informar‑me o valor do almoço na cantina na faculdade como comparativo. Ou aquele que me disse num sábado ao final da tarde, numa pequena cidade do interior, num evento com 500 participantes: ‘Giro, giro era amanhã oferecer rosas às senhoras.’ Tinha mesmo de ser rosas? Sim. Tinha mesmo de ser no domingo? Sim. Orgulho‑me de ter resolvido estas e mais questões, mas confesso que a frase que mais me irrita é: ‘Tive uma ideia!’” Momentos marcantes, assustadores e hilariantes Na lembrança vão ficar para sempre outros momentos mais grandiosos. O evento mais marcante do seu percurso foi o Congresso Europeu de Otorrinolaringologia Pediátrica, evento de grande dimensão, com a participação de 1.700 pessoas, de 60 países, durante quatro dias. “É muito gratificante trabalhar na organização de um evento com esta dimensão, que sabemos que impacta a vida de milhares de pessoas e mais uma: a nossa. O nível de energia que se dedica é avassalador, pelo que é fundamental uma excelente gestão do tempo. Existe uma data e uma hora em que tudo começa; essa meta só é alcançada por quem sabe o que são efetivamente prioridades e consegue distinguir entre o que gostaria de fazer e o que tem de ser feito. Foram dois anos a preparar quatro dias.”Sílvia da Silva recorda também a assinatura de um acordo de geminação entre duas entidades portuguesa e chinesa, um tipo de evento que, por norma, se reveste de uma “enorme sensibilidade” e que tem de ser planificado “ao mais ínfimo detalhe”. “Quando se dá o encontro de duas culturas tão díspares (ocidental e oriental), não basta possuir uma sensibilidade apurada; temos de nos apoiar nas regras de relações internacionais, no enorme respeito mútuo e na diplomacia para que nada falhe”, adianta. Na memória ficam também momentos difíceis, “como a opção de realização de um evento num centro de congressos ainda em construção (decisão imposta pelo cliente), cuja data de conclusão e entrega de obra derrapou literalmente até à véspera do congresso. Mais do que podia não ter corrido bem, foi um podia não ter corrido de todo”. E momentos assustadores, “como o de um gangue de assaltantes que atuou de forma concertada em Lisboa e, no mesmo dia, se infiltrou em vários congressos, apesar de todas as medidas de segurança vigentes, para furtar telemóveis e computadores. O congresso foi interrompido e o resto do dia foi uma verdadeira sessão policial”. WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 54 VIDA DE EVENTOS Mas ficam também momentos hilariantes. Sílvia da Silva recorda uma reunião com uma forte componente protocolar, à qual, à última da hora, faltou um dos participantes, facto que a organizadora só soube momentos antes de todos entrarem para a reunião. “Como sabemos não basta tirar um cartão da mesa; dependendo de quem é, tudo muda. Foi o caso.” Depois de recolhidos os cartões, Sílvia da Silva refez mentalmente todo o protocolo de mesa, até que entra o presidente e restante comitiva. “Olhou para mim e exclamou: ‘Desculpe, não me lembrei de a avisar. E agora?’; ‘Hoje é free seating’, respondi eu, empoderada, cheia de assertividade, cartões na mão e a esperança que corresse bem. Ele replicou: ‘Destas reuniões é que eu gosto!’. Foi a gargalhada geral e um início de reunião com boa disposição”, conclui. Maria João Leite“MOTIVA-ME ATINGIR OS OBJETIVOS QUE SÃO DEFINIDOS PARA A MINHA EQUIPA” WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 56 VIDA DE EVENTOS SOFIA ROTHES “ESTAMOS SEMPRE A APRENDER E SEMPRE A ENSINAR” Quando era pequena, o sonho de Sofia Rothes não passava por ser professora, médica ou veterinária. O seu sonho era ser guia de turismo, conta. Hoje trabalha nesse universo e é diretora de Vendas e Marketing no Crowne Plaza Porto. “Acho que sempre soube que queria trabalhar ligada à área do turismo, das viagens e que envolvesse um contacto direto com muitas pessoas”, explica. Formou‑se em Gestão Hoteleira e, na sequência de vários trabalhos na área dos eventos quando era ainda estudante, viu despertada a sua curiosidade por este mundo. O seu percurso profissional teve início numa das empresas do Grupo Ibersol, que tinha a concessão das unidades Exponor e Europarque, onde trabalhou na área dos banquetes e catering. “Foi um período muitíssimo enriquecedor, pois era uma empresa líder de mercado que se destacava completamente das demais na gestão rigorosa do F&B em eventos.” Em 2003, juntou‑se à equipa de pré‑abertura do Sheraton Porto Hotel & SPA, primeiro, como coordenadora de banquetes, depois, durante cerca de uma década, como coordenadora de Grupos e Eventos. Em 2014, mudou para a área de Vendas, “mas sempre acompanhando a gestão de grandes contas e mercados internacionais na área do MICE”. Mais tarde, trabalhou no Hotel Dom Henrique, onde não esteve tão envolvida com os grandes eventos. “No entanto, foi determinante na minha progressão profissional e em fortalecer a minha convicção de que um serviço rigoroso, de atenção ao detalhe e com grande foco na qualidade são a única forma de nos mantermos fortes no mercado. As relações comerciais são muito importantes, mas não representam continuidade só por si”, esclarece. E há menos de um ano, assumiu a direção comercial do Crowne Plaza Porto. “Não houve hesitação! Foi o primeiro hotel de cadeia da cidade do Porto e lembro‑me de o vir visitar desde pequenina e de, na altura, ficar espantada com todo o seu glamour. Além disso, significava voltar a poder trabalhar num hotel com espaços de excelência para grandes eventos, reconhecido pela sua grande qualidade de serviço, pertencente à IHG Hotels & Resorts, e... na ‘minha’ Boavista.” De um modo geral, Sofia Rothes considera ter tido sorte em se cruzar, ao longo do caminho, “com pessoas verdadeiramente inspiradoras, cheias de conhecimentos e paixão por esta área”, referindo‑se a colegas, professores e clientes. “Motiva-me atingir os objetivos” Os eventos sempre estiveram muito presentes no seu percurso na hotelaria. Esse contacto é uma mais‑valia. “Ao longo dos anos, vamos acompanhando muitos eventos, diferentes pessoas e realidades, expectativas distintas... Acho que a minha experiência na gestão de grupos e eventos me trouxe uma grande capacidade de antecipação das necessidades e, sem dúvida, de eventuais problemas. Esta é uma das chaves para o sucesso, no sentido em que conseguimos manter o cliente sereno, focado no seu papel de organizador, gestor dos seus convidados e… feliz! WWW.EVENTPOINTINTERNATIONAL.COM 58 VIDA DE EVENTOS E o melhor é que não funciona só no lado do cliente, mas também para as nossas equipas”, sublinha. Na sua atividade motiva‑a, desde sempre, a “possibilidade de conhecer e interagir com diferentes pessoas, de muitas áreas e backgrounds diferentes”, frisa. “Hoje em dia, e porque também gosto de números, motiva‑me atingir os objetivos que são definidos para a minha equipa e para o hotel e sentir que, de alguma forma, contribuo para projetos mais alargados, como os da IHG ou dos proprietários.” Na indústria dos eventos há várias coisas de que gosta. Embora “quase clichés”, Sofia Rothes realça “o contacto com pessoas, o não haver um dia igual ao outro, a satisfação que sentimos quando vemos finalmente tudo a acontecer e o poder partilhar também o meu conhecimento com outras pessoas – estamos sempre a aprender e sempre a ensinar”. Além disso, também gosta de divulgar o Porto e Portugal no estrangeiro. “Quando consigo trazer algum grupo para cá, sinto uma satisfação redobrada.” Por outro lado, desagradam-lhe os “deadlines apertados, que limitam a capacidade de foco nos projetos e toldam a criatividade, eventos copy-paste sem novidade nenhuma e a combinação das palavras low + budget”. Next >