Evento da Tranquilidade: quatro venues, um encontro só

Evento

13-07-2022

# tags: Agências , Caso de Estudo , Eventos , Eventos corporativos , Empresas

O Encontro Comercial da Tranquilidade decorreu de forma presencial, em quatro venues, e em ambiente online.

Matosinhos, Entroncamento, Sintra e Ponta Delgada foram as cidades que acolheram o último Encontro Comercial da Tranquilidade, que decorreu em abril, em quatro venues diferentes e em ambiente online em simultâneo. O evento teve como mote ‘Para a vida toda’.

“Inicialmente, o cliente pretendia um único evento, híbrido, num local emblemático”, começa por explicar Luísa Marques, managing partner da Meeting Point, agência que organizou o evento para a Tranquilidade. “Posteriormente foi decidido alargar o âmbito do evento para as quatro direções comerciais (norte, centro, sul e ilhas), pelo que nos lançaram o desafio de fazer acontecer o evento em direto a partir de quatro locais diferentes e ainda transmitir para os que não podiam participar presencialmente.”

E assim foi. A temática (‘Para a vida toda’) já estava previamente definida, pelo que a Meeting Point avançou para a execução do conceito, tentando, no que toca aos venues, “conjugar locais que espelhassem um conceito de crescimento e de expansão”. As opções foram o Porto de Leixões (Mar), o Museu Nacional Ferroviário (Terra) e o Museu do Ar (Ar). No caso dos Açores, o local escolhido não teve ligação direta ao tema.

“Neste caso, a seleção teve como principais pressupostos um local adequado ao número de participantes, confortável, acolhedor e, ao mesmo tempo, glamoroso, de fácil acesso aos convidados não apenas de São Miguel, mas também de outras ilhas (Açores e Madeira), a qualidade do catering e a capacidade para alojar quem viajava de outras ilhas”, acrescentou Luísa Marques.

“Um evento pioneiro”

Foi um evento, profissionalmente, “extremamente desafiante e enriquecedor”, refere a responsável, em jeito de balanço. “Foi um evento pioneiro, muito bem recebido e com uma taxa de satisfação extremamente alta.” Mas para chegar a estes resultados foi necessário ultrapassar alguns desafios relacionados com a organização de um evento híbrido e multi-hub.

Luísa Marques destaca os principais. “Garantir largura de banda e estabilidade no serviço de internet entre todos os locais, particularmente no main stage, que exigiu condições excecionais. Assegurar o mesmo tipo de serviço, desde os audiovisuais, IT, catering e decoração em todos os locais, com ligeiras variantes que respeitassem a individualidade das diversas regiões. Assegurar equipas multifacetadas e coesas. Um alinhamento aliciante para os participantes, proporcionado pelos contributos de todos os palcos de forma consistente que se traduziu num fluxo com muito dinamismo.”

Relativamente aos fornecedores, Luísa Marques afirma ter sido “fácil” reuni-los. “Procuramos conjugar a qualidade de serviço, confiança que depositamos nos parceiros e profissionalismo reconhecido. A conjugação destes fatores resultou numa execução à altura do desafio e das expectativas, nossas e do cliente.”