A tecnologia ao serviço dos eventos em 2023

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Inteligência artificial, redes privadas 5G, apps e plataformas multi-evento disponíveis o ano inteiro, softwares de gestão marcam o horizonte da tecnologia com utilização nos eventos – ferramentas para abrilhantar um evento e para facilitar o trabalho dos profissionais da indústria.

Para conhecer as principais tendências, o que mudou nos últimos anos e que expectativas há para o futuro próximo, a Event Point ouviu três profissionais de empresas de referência em Portugal: Ana Tavares (marketing & communications manager da Beamian), Olavo Silva (events manager & chief of happiness da EventKey) e Miguel Carneiro (fundador e CEO da Shake It).

“2023 será o ano da inteligência artificial”

“Sem dúvida que 2023 será o ano da inteligência artificial (IA). Não é por acaso que o ChatGPT, um sistema de IA que simula diálogos quase perfeitamente humanos, tem estado nos holofotes da tecnologia. E acreditamos que, apesar dos constrangimentos jurídico‑legais que visam a proteção de dados, o percurso não será diferente para a indústria dos eventos”, diz Ana Tavares.

Dá também exemplos de ferramentas que visam potenciar a interação e a experiência global: a gamificação com realidade aumentada e realidade virtual, pontos de check-in autossuficientes e sem contacto e aplicações móveis para participantes. Indica ainda que a hibridização dos eventos através de serviços de transmissão ao vivo pode ser vista como uma tendência.

Por fim, “é ainda expectável uma vasta utilização de redes privadas 5G para desenvolver e promover a conectividade e aceleração de processos em eventos”. E exemplifica: “Imaginemos o caso prático de uma feira profissional, em que a entrega de valor tem por base a recolha de leads por parte dos expositores através de smart badging (tecnologia sem contacto) e do acesso aos contactos comerciais angariados em tempo real.” Uma “perfeita sincronização” entre o hardware e o software do evento depende muito de uma boa ligação à internet e, assegurado o requisito, “temos tudo o que é necessário para entregar eventos de sucesso aos nossos clientes.”

“Uma ferramenta muito poderosa”

Miguel Carneiro considera haver uma “tentativa de criar comunidades digitais através dos eventos”, lembrando os vários conteúdos existentes em torno do tema dos eventos, como webinars ou podcasts. “Em termos de tecnologia, isto aponta na direção de apps e plataformas multi-evento”, que passam a estar disponíveis o ano inteiro, que podem tornar “a conversa com o público mais fluída” e trazer um “potencial grande” de aprendizagens.

Uma outra tendência poderá passar pelas “preocupações de sustentabilidade nos eventos”, que, juntamente com as preocupações económicas, podem “empurrar” os organizadores de eventos para soluções digitais, que evitam desperdícios. “Stands com ativações mais digitais e pequenas soluções que substituam a necessidade de programa impresso são também alguns dos temas quentes que temos discutido com clientes.”

Apaixonado pela matéria, Miguel Carneiro vê a inteligência artificial como “uma revolução com proporções semelhantes ao impacto que a internet teve na nossa sociedade”, descrevendo como “imensamente significativas” as soluções apresentadas pela OpenAI. “Nos eventos, já estamos em condições de dar um briefing no DALL-E para obter inspiração para um KV e ao ChatGPT podemos pedir para nos propor tópicos de um programa científico de um congresso. Tudo isto em segundos”, frisa. “É uma ferramenta muito poderosa”, que poderá ser usada pelos organizadores de eventos “para tornar o seu trabalho mais eficiente.”

“Vai ser um ano com muitos eventos”

A EventKey acredita que 2023 “vai ser um ano com muitos eventos”, cada vez mais em formato presencial, mas com a componente virtual sempre associada. “A WebApp e a MobileApp serão sempre excelentes ferramentas para a organização de um evento comunicar cada vez mais e melhor com os participantes”, pois “permitem criar um ambiente de interligação e interação entre os participantes presenciais e virtuais”, refere Olavo Silva.

Como há uma evolução constante, “adaptamos e melhoramos o nosso software de gestão de eventos que está ainda mais completo e intuitivo”, revela. “Temos dedicado imenso tempo em desenvolvimento de módulos, como, por exemplo, networking, o check-in automático, as questões e votações durante sessões”, entre outros.

“Com estas ferramentas tecnológicas, conseguimos levar o evento a um patamar superior”, sustenta. “Com um software de gestão de eventos conseguimos gerir todo um evento em qualquer lugar, a qualquer hora. Se temos a tecnologia para facilitar a maioria dos processos, por que não usar essa tecnologia para tornar o caminho mais fácil para o sucesso do evento?”, questiona.

“Algo mudou na forma como as pessoas agora encaram o digital”

Nos últimos anos, muito mudou no panorama dos eventos e também no da tecnologia. Por causa da pandemia, novas formas de contacto foram implementadas, novas ferramentas estiveram, e vão continuar a estar, ao serviço da indústria e alguns processos foram acelerados.“Parece mentira, mas os últimos anos foram efetivamente os anos avassaladores da pandemia e nesse período muita coisa mudou para melhor”, avança Ana Tavares. “Os eventos presenciais com algum tipo de componente virtual triplicaram em popularidade e a adoção de experiências híbridas e mais imersivas são agora o novo standard dos eventos.” Defende que os últimos dois anos “atuaram como um trigger inadiável”, acelerando a transformação digital das empresas e das pessoas, havendo agora “uma predisposição maior para o digital” e mais capacitação.

Também Olavo Silva considera que a evolução é “imensa”, lembrando que “alguns dos processos organizativos que eram mais demorados e confusos” passaram a ser de “fácil gestão”. “Com a covid, os eventos e as empresas que operam nesta área perceberam rapidamente que existiam algumas lacunas – a vertente virtual nunca tinha sido explorada como o foi mais recentemente. Há uns anos era impensável realizar um evento virtualmente, agora conseguimos transmitir e organizar um evento totalmente virtual do princípio ao fim”, afirma. Além disso, “as apps dos eventos tornaram-se uma ‘bengala’ indispensável. Hoje em dia são poucos os eventos que não têm uma MobileApp associada”.

Miguel Carneiro segue no mesmo sentido. “Parece-me que nos últimos quatro anos demos duas voltas de 180 graus no mundo dos eventos”, frisa. “Estamos claramente a preferir eventos presenciais novamente, mas sente-se que algo mudou na forma como as pessoas agora encaram o digital. Sinto que o digital cada vez mais tem que ser amigo da experiência dos participantes e ser um complemento ao que foi pensado para o espaço físico do evento. Mais do que híbrido, uma simbiose entre o mundo e o meta-mundo que ligam o evento como um todo”, explica.

Soluções para o novo ano

A Shake It tem vindo a preparar-se para este novo ano. “As nossas soluções estão cada vez mais físicas e envolvidas com o espaço do evento. Temos feito e orçamentado ativações digitais cada vez mais criativas que, às vezes, vão bem para lá do software”, conta Miguel Carneiro, indicando também a aposta na “modularidade”, para que o cliente possa resolver um “problema específico dentro do budget que tem disponível”.

O estúdio da Shake It foi construído no ano passado e já tem vindo a receber os primeiros projetos. “Em 2023, gostava que pudéssemos contribuir para a criação de conteúdos audiovisuais que primam pela qualidade e simplicidade, com foco no conteúdo do que está a ser discutido.”

Olavo Silva defende que, na área dos eventos, é preciso sempre “preparar o futuro com alguma antecedência”, pelo que a EventKey já tinha vindo a melhorar as suas soluções e a desenvolver “novas features”, como o Slide Desk híbrido ou os e-posters integrados.

Neste momento, têm disponíveis, e sempre em constante atualização, oito soluções “que possibilitam organizar um evento do início ao fim”: software de gestão de eventos, WebApp e Mobile App, suporte/secretariado, streaming e régie virtual, renting de hardware, desenvolvimento de websites, hosting e e-posters.

Ana Tavares avança que a Beamian entrou no novo ano “com o pé direito e com uma vontade enorme de democratizar a utilização de ferramentas digitais, através da disponibilização dos nossos serviços mais requisitados de forma modular, começando pelo check-in”. A empresa lançou recentemente a Check‑in by beamian, “uma aplicação móvel de check-in para eventos, totalmente gratuita e de utilização 100% autónoma”.

Segundo Ana Tavares, no “roadmap para o sucesso” da Beamian está ainda a reestruturação do website e “o objetivo claro de arquitetar e comunicar a nossa oferta com a integração de pacotes de preços para os diversos mercados verticais e tipologias de eventos”.

Expectativas para 2023

A EventKey acredita que 2023 “vai ser um ano melhor”. “Estamos muito atentos ao mercado nacional, mas sabemos igualmente que as nossas soluções se posicionam muito bem em mercados internacionais, como no Reino Unido, Brasil, EUA, etc.”, assegura Olavo Silva, rematando: “Pretendemos crescer mais no mercado nacional e queremos continuar com as parcerias de sucesso que temos atualmente.”

Por seu lado, Miguel Carneiro acredita que este vai ser um ano de eventos presenciais. “É sabido que temos um pé nos eventos virtuais, lideramos esta parte do mercado em Portugal, mas, pessoalmente, sempre preferi as soluções presenciais como as mobile apps, ativações e integração com os sistemas logísticos do evento, como check-in e controlo de sala. Dá mais gosto de ver o resultado final e é bem mais desafiante”, finaliza.

A Beamian ambiciona que este ano “seja capaz de capitalizar a promessa da inteligência artificial, extrair toda a potencialidade da rede móvel de 5ª Geração e alcançar um equilíbrio entre privacidade, segurança, transparência e responsabilidade, sem sufocar a inovação e os possíveis benefícios económicos associados à aceleração da tecnologia para eventos”, detalha Ana Tavares, que espera “que 2023 também seja um ano ambientalmente consciente”. A empresa pretende continuar a crescer, duplicando o número de eventos realizados no ano passado, também permanecer disponível para parceiros, fornecedores e clientes nacionais e “dar continuidade ao crescimento em mercados internacionais”, conclui.