O mercado aponta para mudanças significativas

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O que mudou no presencial e híbrido?

Os eventos presenciais mudaram, porque as expectativas evoluíram! A regra do jogo agora é pensar e entregar diferente, observando o mercado com atenção.

O mercado aponta para mudanças significativas na forma como clientes e participantes querem os seus eventos presenciais e híbridos: querem eventos com mais personalização e maior interação!

Como já anunciado e reiterado, os eventos híbridos vieram para ficar. E o motivo é simples: combinados, o presencial e o virtual complementam‑se e oferecem inúmeras vantagens para todos os stakeholders envolvidos.

Entretanto, mesmo o formato do evento presencial que se procura agora tem referências distintas do que vivenciámos até 2019. O crescimento do interesse pela experiência torna preciosa a automatização de tarefas diárias rotineiras para que o gestor se possa dedicar à gestão e estratégia do evento e, assim, fazer mais com menos. Em todos os sentidos.

Pesquisas mostram uma redução do tempo médio de entrega de uma RPF [Request for Proposal] em 14%. Com menos tempo para design e produção de evento, maior quantidade de eventos, que ainda possuem maior complexidade e detalhe, além das mudanças que ainda estão a acontecer, toda a ajuda é essencial. Como contar com dados de mercado em tempo real.

Como lidar com tudo isso e entregar eventos memoráveis?

1. Eventos híbridos com entrega VIP no presencial

A tendência é que:

-A maioria dos eventos híbridos tem um número menor de participantes presenciais especiais, mas maior presença digital.

-Quem se inscrever para o presencial, terá grandes expectativas na sua participação. Ele quer experiência e opções de envolvimento e networking personalizadas ou exclusivas.

2. Empodere o participante virtual

Assim como acontece no evento presencial, o valor da produção do virtual é refletido diretamente na qualidade dos serviços da marca do evento e dos patrocinadores. A sensação de pertença ao evento está relacionada com as inúmeras ações que pode criar para envolvê-lo, de modo a que ele não seja apenas um espectador.

3. Ofereça liberdade de escolha

Eles querem escolher o conteúdo que irão consumir e também de poder navegar por diferentes salas virtuais. O engagement está relacionado com fazer escolhas ativas por parte do participante, oferecidas e estimuladas pelo evento.

4. Priorize a qualidade na produção

Para atender a crescente expetativa por qualidade e experiência, a qualidade na produção e geração do vídeo e som precisam de ser garantidas.

5. Personalize o conteúdo em todas as fases do evento

O passo inicial é conhecer muito bem o seu público. A partir daí, acompanhá-lo em todas as fases do evento, usando o conceito de data driven para tornar cada vez mais rico o relacionamento com cada um deles. No presencial, aproveite para entregar abordagens para estimular conversas.

6. Cuide com carinho da duração, interação e engagement

As novas camadas de pressão no ambiente de trabalho inviabilizaram a duração de eventos como na pré pandemia. Além de serem mais curtos, o evento precisa de redefinir os seus espaços oferecendo na área do evento locais intimistas para encontros de grupos pequenos, tanto para que o participante possa atender ou fazer reuniões de equipa, quanto para facilitar o networking e reconexão com colegas e clientes.

7. Estratégia com foco em 365 dias

A combinação de mais eventos, com menor público, maior qualidade, conteúdo excepcional, elevação nos custos e valorização do networking obriga a uma estratégia de longo prazo das marcas para conseguirem entregar os resultados desejados. Por isso, a exemplo da estratégia adotada pelo Rock in Rio, além das três fases do evento (antes, durante e pós) estarem mais unidas do que antes na comunicação do evento e na interação entre participantes e as marcas, o melhor resultado é obtido quando ele está integrado no calendário anual dos patrocinadores.

8. Incorpore diversidade, equidade e inclusão

Além de observar etnia, raça, género, orientação sexual, etc. considere também as diferenças de aprendizagem e compreensão para torná-los mais inclusivos e acessíveis. A lista de opções é enorme: transcrição, tradução em linguagem gestual, salas mais silenciosas, rampas e priorização para cadeiras de rodas. Lembre-se que eles tendem a investir o seu tempo e energia em empresas e eventos que se alinham com os seus valores pessoais. A dica é: pergunte e ouça as preferências dos seus participantes e oriente as suas ações de acordo com estas respostas e anseios.

Mas não há apenas dificuldades. Muito pelo contrário. Quanto mais mudanças, maiores as possibilidades. E nunca foi tão atual e necessário atentar para os pontos levantados por Julius Solaris, que eu também endosso:

-Foco – escolha as suas batalhas e torne o seu produto e preços muito competitivos.

Transparência – tenha clareza. Faça promessas que consegue entregar. Entregue mais do que promete.

-Conteúdo, conteúdo – escolha com cuidado a abordagem do conteúdo que será oferecido e com muita, muita qualidade.

Continuo uma pessoa otimista e também vejo muitas oportunidades no mercado de eventos na atualidade. E se há algo que um cliente ou profissional de eventos deve pensar é em si. Com tantas reviravoltas e transformações recentes e outras muitas por vir, foque-se no seu bem estar e naquele conhecimento técnico ou pessoal que poderá fortalecê‑lo como profissional atento e conhecedor de tendências, mas que também sabe contrabalançar o pessoal com o profissional. Este equilíbrio é o melhor ponto de partida para o seu sucesso.