Painel da Event Point no WEvent partilha visão sobre como repetir eventos de sucesso

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“Wew! Foi incrível! Como é que nos vão surpreender no próximo evento?” foi o nome do painel powered by Event Point no WEvent, conferência destinada aos profissionais da indústria.

Rui Ochôa, diretor da Event Point, moderou o painel que teve Ana Félix, Partner & Event Manager na Mude, Andrea Santos, Events Officer na IWRA (International Water Resources Association), Catarina Messias, Event Manager na Desafio Global, e Madalena Rodrigues, Head of Special Projects na Lola-Normajean, como oradoras convidadas.

A conversa, que decorreu no Plaza Eventos – Centro Ribeiro Telles, em Vila Franca de Xira, pretendeu abordar sobre de que forma é possível continuar a surpreender nos eventos.

Na opinião de Andrea Santos, tudo se resume a conseguir “abrir horizontes, abrir mentes” dos clientes, para conseguirem “fazer coisas diferentes”. “Por exemplo, no setor dos congressos existe muito aquele prisma: ok aos keynotes, às plenary sessions, às parallel sessions, aos jantar de gala, ao welcome reception, e muitas vezes as associações têm um bocadinho de medo de sair deste panorama”, afirmou a Events Officer na IWRA.

A trabalhar no setor dos recursos hídricos, Andrea Santos partilhou que às vezes apresenta uma ideia que, para o setor dos eventos, “não é assim tão fora da caixa”, e os colegas respondem: ‘Andrea, isto não é um festival de música, não é um réveillon, isto é um congresso, nós estamos focados no conteúdo, o nosso foco é que o conteúdo seja apresentado, os papers, a parte científica’.

Para surpreender na edição seguinte de um evento de sucesso, acrescentou, os clientes têm de “sonhar” também, confiar e permitir que as ideias saiam do papel, além do compromisso financeiro.

Segundo Ana Félix, da parte do cliente deve existir um equilíbrio entre orçamento disponível e expectativas. “Muitas vezes nós apresentamos ideias que são incríveis e que não vão ao encontro daquilo que eles estão dispostos a gastar, mas querem na mesma ter esse fator diferente e fator diferenciador. Eu acho que aqui tem que existir sempre um equilíbrio entre aquilo que é possível fazer com o budget que há disponível para isso. E nesse caso os clientes também têm que estar dispostos a ajustar as suas ideias àquilo que têm para gastar nos eventos”, sublinhou a Partner & Event Manager na Mude.

Madalena Rodrigues, por seu lado, lembrou que “nunca se fideliza ninguém no setor dos eventos” e que “cada agência está talhada a fazer uma tipologia de projeto”.

“O cliente vai ter com esta agência quando quer esta tipologia de projeto, vai ter com outra agência quando quer outra tipologia de projeto. Acho que existe esta liberdade de escolha, de consoante aquilo que procuramos podermos abordar diferentes fornecedores para isso”, afirmou.

“Acima de tudo, eu quero acreditar que nós no fim do dia entregámos e cumprimos e surpreendemos e entregámos além daquilo que o cliente estava à espera. E é isso que traz este resultado, esta frase incrível [“Wew! Foi incrível! Como é que nos vão surpreender no próximo evento?”] que nos transita para as negociações seguintes já de porta aberta e de sorriso na cara de ambas as partes”, acrescentou a Head of Special Projects na Lola-Normajean.

De acordo com Catarina Messias, “obviamente que a inflação é inegável, tudo aumentou, os budgets das marcas ou se mantiveram ou acabam por diminuir”, mas a Event Manager na Desafio Global defendeu que esta realidade é também “culpa do setor”. “O facto de nós entregarmos as coisas, de entregarmos eventos melhores do que aqueles que entregámos na última vez, faz com que a expectativa do cliente seja: ‘ok, se eles conseguem isto com este dinheiro, se eu tirar mais um bocadinho eles se calhar vão conseguir com outra ideia um bocadinho mais barata surpreender-me da mesma maneira’”, explicou.

Ana Félix sublinhou que o grande objetivo dos organizadores deve ser “criar experiências memoráveis” e para isso é necessário que o foco esteja “em toda a jornada do participante” e no uso de “todas as ferramentas ao alcance para inovar em cada passo”. “E acho que assim conseguimos construir eventos que de facto perduram na memória”, acrescentou.

Ouça a conversa na íntegra.