Profissionais dos eventos e reuniões olham o futuro com otimismo

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Pesquisa da American Express revela que os profissionais dos eventos e das reuniões estão otimistas relativamente ao futuro da indústria.

O 12th Global Meetings and Events Forecast, da American Express, entrevistou, entre maio e junho deste ano, 580 profissionais dos eventos e das reuniões de todo o mundo. Neste regresso aos eventos presenciais, os profissionais mostraram-se otimistas – numa escala de 1 a 10, 77% escolheram 8 ou mais valores.

A maioria dos inquiridos acredita que o número de eventos presenciais retome aos níveis pré-pandemia em um ou dois anos – em algumas regiões, as pequenas reuniões já superaram os valores de 2019 –, espera um aumento nos orçamentos das empresas e um foco renovado em sustentabilidade, bem-estar e inclusão.

Com o aumento do trabalho remoto, nunca foi tão grande a necessidade de as empresas reunirem os seus funcionários. “As reuniões e eventos presenciais provaram ser a maneira mais eficaz de impulsionar o bem-estar e a retenção dos funcionários, de incutir a cultura e os valores corporativos da empresa, de melhorar o vínculo da equipa e de aumentar o desenvolvimento profissional. Esta mudança de prioridade oferece uma oportunidade clara para a indústria das reuniões e eventos expandir seu impacto e alcance”, escreve Gerardo Tejado, da American Express Meetings & Events.

Os profissionais inquiridos antecipam, para 2023, que todos os tipos de reuniões presenciais aumentem, entre 3,3% (conferências e feiras) e 4,2% (reuniões pequenas e simples); os aumentos das reuniões virtuais e híbridas são mais modestos, aumentando entre 0,2% (lançamentos de produtos) e 1,6% (conselhos consultivos de clientes). Prevê-se também um aumento no número de participantes nas reuniões internas, um aumento previsto de 4,5% globalmente. A nível regional, os profissionais europeus inquiridos preveem para o próximo ano um aumento em todos os tipos de reuniões presenciais, entre 3,4% (lançamentos de produtos) a 4,7% (reuniões pequenas).

Estimado aumento com gastos em reuniões

Por seu lado, as empresas também estão mais dispostas a investir e os gastos com as reuniões estão a aumentar: 65% dos inquiridos referem esse aumento; 35% dizem que os gastos em reuniões vão ficar na mesma ou diminuir; e 10% vê aumentos de mais de 11%. Estima-se que os gastos gerais com reuniões aumentem em média 3,1%. A nível regional, 12% dos inquiridos da América do Norte e da Europa esperam que seu orçamento aumente significativamente, em 11% ou mais. Também o custo médio por participante deverá aumentar, de forma global, de 1,5% (pequenas reuniões) a 3% (conferências e feiras).

“Se os orçamentos fossem reduzidos, os entrevistados disseram que as duas áreas que cortariam primeiro seriam as atividades opcionais fora do local (23%) e o número de noites (20%). Se os orçamentos fossem aumentados em 10%, melhorar a experiência no local (32%) e aumentar o uso de tecnologia (23%) são as duas principais áreas em que os organizadores concentrariam seus gastos”, lê-se no documento.

No que toca aos hotéis e aos espaços para reuniões e eventos, o relatório refere que é esperado um aumento da capacidade do fornecedor em 2023 – embora, alguns hotéis já relatem reservas acima dos níveis de 2019. No próximo ano, estima-se que a disponibilidade dos espaços seja mais apertada. Os aumentos refletem-se também nos preços, com os entrevistados a prever subidas globais de 4,9% nos hotéis, em 2023.

Sobre as viagens aéreas, os líderes da indústria que foram entrevistados para a pesquisa acreditam que, embora o setor aéreo ainda esteja a enfrentar alguns desafios, a maioria das principais rotas vai estar de volta ao serviço no próximo ano e que os viajantes, de lazer e de negócios, vão ter mais confiança na reserva de voos internacionais.

Nestas matérias, e a nível regional, os inquiridos europeus esperam que os gastos gerais com reuniões aumentem 3,2% no continente (mais do que a previsão de 2022, que estimou um aumento de 2,9%), além de estimarem subidas significativas nos preços dos hotéis para grupos (de 4,8%) e nas tarifas aéreas (de 5,2%).

Tendências para 2023

Todos os sinais apontam para um ano de 2023 movimentado, com mais reuniões e eventos, mais participantes, orçamentos mais altos e taxas também mais altas. E no meio de tudo isto, há um novo foco em parcerias, tecnologia, sustentabilidade, diversidade, equidade e inclusão, refere o documento.

O Global Meetings and Events Forecast, da American Express, indica várias tendências globais. Entre elas, o foco nas reuniões internas, que continuam a ser uma prioridade, especialmente as presenciais. “Perguntamos aos entrevistados sobre a localização, acomodações, programação e características de viagem de suas reuniões internas em 2023. Os resultados validaram que as organizações estão dispostas a gastar dinheiro em reuniões internas”, com, por exemplo, pernoitas (45%), viagens aéreas internacionais (27%) e local em cidade diferente da sede corporativa (40%).

No que toca à escolha dos destinos, as viagens regionais e domésticas continuam a ser as preferidas para o que resta deste ano. Contudo, os entrevistados referiram ter planos em andamento para grandes eventos internacionais em 2023, apesar das incertezas sobre restrições, capacidade e custos crescentes. O relatório acrescenta que os destinos que normalmente seriam considerados de lazer tiveram grandes aumentos no número de reuniões e eventos e essa tendência de popularidade deve manter-se em 2023, tendo em conta uma maior disponibilidade de espaço e quartos e um serviço aéreo mais frequente nesses destinos.

No capítulo da tecnologia, a digitalização tem vindo a ser uma ferramenta útil para a gestão de reuniões nos últimos anos, com a utilização de diversas plataformas, tornando os processos mais simples e amigos do ambiente. E relativamente aos setores aéreos e hoteleiros, o relatório refere que “as empresas de gestão de viagens e reuniões que têm fortes parcerias com fornecedores confiáveis estão melhor posicionadas para oferecer aos clientes suas primeiras escolhas” no que toca a locais e datas.

A saúde e o bem-estar dos participantes vão continuar a ser uma prioridade para os organizadores de eventos, que cada vez mais compreendem a necessidade de agendas mais ligeiras para os participantes, em vez de atividades sem fim. De qualquer forma, o envolvimento dos participantes em reuniões presenciais é um fator menos preocupante do antes, já que o envolvimento acontece naturalmente; por outro lado, nos eventos virtuais, o envolvimento continua a ser uma preocupação.

Melhorar a diversidade, a equidade e a inclusão (DE&I) mantém-se como uma meta importante para os organizadores de eventos em todo o mundo. De acordo com os dados, e de uma forma global, 87% dos inquiridos afirmaram que a sua organização faz um esforço ativo para incluir os temas da DE&I nas suas reuniões e eventos. “Existem várias maneiras de atingir esses objetivos, incluindo a escolha de destinos com alcance ativo para grupos multiculturais, a contratação de diversos fornecedores certificados e a reserva de locais 100% acessíveis”, refere o documento.

Europa continua a ser líder em práticas de sustentabilidade

A sustentabilidade é uma matéria que o setor continua e vai continuar a encarar com seriedade. O relatório indica que quatro em cinco inquiridos (80%) afirma que a sua organização leva em conta a sustentabilidade aquando do planeamento de reuniões e eventos.

Estima-se que aumentem os níveis de relatórios climáticos, bem como as estratégias e ações para minimizar as emissões dos eventos, desde a escolha de destinos que promovam a sustentabilidade até à seleção de venues com certificados verdes.

Segundo o relatório, do ponto de vista regional, a Europa continua a ser líder em práticas de sustentabilidade: 78% dos entrevistados europeus referiram que sua organização leva a sustentabilidade em conta quando planeiam reuniões e eventos e 66% disseram existir uma estratégia de reunião sustentável definida.

Entre as práticas mais comuns para tornar eventos mais sustentáveis estão a minimização do uso de papel, a aplicação de práticas de economia de energia e a redução de resíduos. Os europeus foram os inquiridos mais propensos a realizar cálculos de CO2 pós-evento (28%). No que toca à incorporação de diversidade, equidade e inclusão nos seus programas de reuniões, 82% dos inquiridos europeus afirmaram que suas empresas se esforçam ativamente para fazê-lo.

Principais destinos de reuniões e eventos

Tendo como base os dados de clientes da plataforma American Epress Meetings & Events Insight, os cinco principais destinos de reuniões e eventos na Europa são Madrid (Espanha), Barcelona (Espanha), Londres (Reino Unido), Paris (França) e Manchester (Reino Unido).

Na América do Norte, os cinco principais destinos são Las Vegas (Nevada), Orlando (Florida), Nova Iorque (New York), Dallas (Texas) e Atlanta (Geórgia), enquanto que na América Latina são: Bogotá (Colômbia), Cidade do México (México), Cartagena (Colômbia), Buenos Aires (Argentina) e Cancun (México). Relativamente à região Ásia-Pacífico, os principais destinos são Tóquio (Japão), Osaka (Japão), Sidney (Austrália), Seul (Coreia do Sul) e Taipei (Taiwan).