Simão Silva: “Equipas felizes fazem o sucesso de um evento”

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Foi “um pouco por acaso” que Simão Silva chegou à área dos eventos.

Aquele que é atualmente um dos business unit managers da RXF entrou na empresa de audiovisuais e multimédia ainda antes de ela própria ser criada…

“Costumo dizer na brincadeira que sou o colaborador zero, pois antes de a empresa nascer já trabalhava com o Pedro [Miguel Ramos, o dono da empresa] em alguns projetos na área de informática. E, por isso, fui convidado a integrar esta grande empresa”, explica.

Informática é a sua área de formação, “mais especificamente sistemas e redes”. No início de atividade da RXF ocupou a posição de técnico de informática, dando apoio aos escritórios dos 15 clientes que a empresa tinha na altura. “Na realidade, a área audiovisual passou-me um pouco ao lado e até nem estava muito interessado”, ressalva.

Mas o cenário iria mudar. “Algures no início de 2009, começamos a ter o Departamento de TI [tecnologia de informação] a ser cada vez mais necessário na área dos eventos. Era cada vez mais requisitado para desenhar a arquitetura de rede nos vários congressos e também com soluções de interatividade. A partir daí, ganhei o ‘vício’ e já não larguei esta área que tantas experiências e dinamismo nos proporciona. É como ver um filho crescer”, complementa.

A principal motivação “é ver a RXF a crescer de dia para dia”. É que, “tendo entrado desde o primeiro dia, a 20 de março de 2007, é realmente impressionante ver o que éramos, o que conseguimos em fase de covid, durante 2020 e 2021, e o que já atingimos neste 2022”, sustenta Simão Silva. E acrescenta existir uma outra motivação, “e que por vezes não é unânime”, que está relacionada com o dinamismo da área dos eventos. “Num dia podemos estar num hotel em Lisboa, noutro dia podemos estar em Sevilha ou Budapeste noutro tipo de evento completamente diferente. Apesar de ser desafiante a nível pessoal, torna-se fantástico ver o resultado de todos os projetos, independentemente da sua complexidade.”

E é disso que, sem dúvidas, Simão Silva gosta nesta atividade, de “ver o resultado final de um projeto depois de vários meses de planeamento, onde temos as equipas das diversas áreas a trabalhar em conjunto para o sucesso do evento. E tenho sempre uma máxima que é: fazermos cada projeto com muito profissionalismo e divertimento, porque se não for assim é porque não o estamos a fazer bem. Equipas felizes fazem o sucesso de um evento”.

Por outro lado, “o lado menos agradável desta área será, sem dúvida, as horas despendidas em cada projeto para que o cliente tenha o seu evento como idealizou. Digo menos agradável, porque, na realidade, acaba por fazer parte de quase todos os projetos, pois, por vezes, temos algumas imprevisibilidades que não controlamos e que são normais em todas as áreas”, frisa.

“Dar resposta a todos os desafios propostos”

Perante a dificuldade de escolher o evento mais marcante do seu percurso, Simão Silva criou um ‘Top 3’. Desta forma, destaca o evento BCG, em 2019, “onde tivemos vários venues em simultâneo, com cerca de 2.000 pessoas, durante uma semana”; o Congresso Português de Cardiologia, em 2016, “pois foi a estreia da RXF neste congresso e sociedade médica, onde fomos responsáveis pelos audiovisuais, plataformas, posters digitais, etc.”; e a reinvenção da empresa em tempos de covid, “talvez o evento mais marcante” e de referência obrigatória.

“Após termos fechado a meio de março, conseguimos reunir toda a equipa e desenhar o nosso futuro, ainda que numa nova vertente. Em maio de 2020 já estávamos a fazer eventos no nosso estúdio 1 e, no último trimestre desse ano, produzimos todos os eventos que habitualmente eram presenciais em modo totalmente virtual e com sucesso”, sublinha.

Para Simão Silva, essa “foi uma fase onde tivemos de fazer diferente e fizemos isso com bastante rapidez e eficácia”. E adianta: “Hoje podemos afirmar com clareza que, além de termos ajudado os clientes já existentes com diferentes soluções inovadoras nesta fase de covid, tivemos também novos clientes que nos procuraram pela inovação.”

Esta foi então uma fase importantíssima e marcante, que levou à reinvenção da empresa, a partir de março de 2020, com os eventos híbridos. “Conseguimos dar resposta a todos os desafios propostos e isso só se consegue com uma equipa fantástica onde todos – logística, audiovisuais, vídeo e fotografia e tecnologias de informação – deram o seu contributo.”

“Acabamos todos o dia a rir da situação”

Simão Silva guarda várias histórias relacionadas com o seu trabalho. Uma das mais marcantes passou-se num evento que era suposto terminar ao final da tarde, mas que, “devido ao furação ‘Leslie’, se bem me recordo, tivemos de encerrar o evento durante a manhã e fazer uma das desmontagens mais rápidas da nossa vida”.

Um outro evento marcante que tem na lembrança reporta-se a quando começou a migrar para a área dos eventos. Simão Silva foi desafiado a fazer as apresentações, sozinho e perante um auditório com cerca de 500 pessoas. “Falta apenas dizer que tinha 21 aninhos e que nunca tinha ficado numa sala tão imponente. Após aquele nervosismo inicial e necessário que nos faz crescer, lá consegui fazer o evento com muito suor”, conta.

Em 15 anos de atividade na área, Simão Silva somou muitos momentos hilariantes. “O problema é que não há só um…” Entre tantos episódios, o business unit manager da RXF refere um que aconteceu durante um direto de uma cirurgia de otorrinolaringologia, para um evento que estava a decorrer noutro local, onde estavam os participantes.

“A equipa era nova e um dos operadores de câmara não nos tinha dito que era sensível a este tipo de cirurgias e ao sangue. Pouco depois de começar a cirurgia, notamos na realização que uma das câmaras começa lentamente a apontar para o teto da sala do bloco operatório. Entre o caos de tentarmos resolver e comunicar com os restantes operadores, verificámos que o operador daquela câmara tinha desmaiado devido à sua sensibilidade a este tipo de intervenções ao vivo! Depois de alguns minutos lá tivemos de arranjar substituto na equipa e pedir apoio a uma enfermeira do hospital”, relata, acrescentando: “Apesar de ser uma situação aborrecida para o cliente, acabamos todos o dia a rir da situação. Esse operador ainda hoje trabalha connosco, mas deixamos este tipo de projetos com outra equipa.”

Sobre aqueles momentos em que as coisas podiam não ter corrido exatamente como planeado, Simão Silva lembra que, “nesta área, costumamos dizer que por muito planeamento que tenhamos e backup de tudo somos sempre ‘reféns do equipamento’”. E explica que, “por vezes, podemos ter o maior e mais complexo setup montado e um cabo falha, mas, aqui, a minha opinião é que tudo pode acontecer. Tendo salvaguarda, é resolver a situação o mais rapidamente possível”.

Simão Silva conclui dizendo que “até hoje não temos registo de nada grave que tivesse acontecido que não se tenha resolvido até ao início do evento e esperamos que se mantenha assim por muitos mais anos”.