Sustentabilidade em eventos: A mudança é inevitável

06-07-2022

# tags: Eventos , Turismo de Negócios , Sustentabilidade

No regresso aos eventos presenciais, a sustentabilidade volta a estar no topo das preocupações.

Após dois anos em que as questões relacionadas com a saúde e com a própria sobrevivência passaram para primeiro plano, é altura de (re)pensar em eventos que contribuam para um mundo melhor.

Introdução

A pandemia parece ter mudado definitivamente alguns hábitos e, mesmo que de uma forma não intencional, pode também ter criado condições para que os eventos passem a ser mais sustentáveis.

A normalização dos formatos híbridos, o repensar das viagens e o aumento da procura por espaços ao ar livre podem ter contribuído para que os eventos possam reduzir a sua pegada ecológica e deem o seu contributo para que as metas climáticas traçadas a nível global sejam mais rapidamente atingidas.

A urgência desta mudança é clara, até porque, se nada for feito, as consequências serão desastrosas. Já sofremos alguns efeitos dos erros do passado recente, mas estamos ainda a tempo de evitar o pior.

A Event Point comunga destas preocupações e quisemos partilhar convosco algumas ideias para que a nossa indústria possa dar o seu contributo para um futuro mais sustentável.

Esperamos que este ebook seja uma forma de refletirmos sobre o impacto ambiental do nosso setor. Mas sobretudo de, em conjunto, agirmos.

A pegada ecológica dos eventos

Factos e números:

Um evento para 1000 pessoas, durante três dias produz:

5670 kg de resíduos

530 toneladas de CO

3480 kg de lixo

Cada participante num congresso produz, em média:

1,89 kg de resíduos por dia

1,16 kg não são reciclados

176,67 kg de emissões por dia

Fonte: Meetgreen

Como calcular o impacto?

Todos os eventos têm impacto no ambiente. Se em certos casos é mais óbvio, por exemplo quando os eventos envolvem viagens de avião ou geram elevados níveis de ruído ou de resíduos, noutros pode ser mais difícil calcular e medir esse impacto.

No entanto, basta pensar no encerramento de uma feira, congresso ou até de um festival. Quanto merchandising ficou para trás? Quantas garrafas de plástico foram usadas? Qual a quantidade de comida desperdiçada? Quanta energia foi consumida?

Estas questões tornam-se cada vez mais relevantes, até porque acabam por entroncar na responsabilidade social da própria empresa ou organização. Sem esquecer que os patrocinadores e os participantes atribuem cada vez mais importância às questões ambientais.

Há ainda a ter em conta, obviamente, o impacto económico que um evento pouco sustentável tem na própria organização. Poupar recursos é, também, uma forma de poupar dinheiro.

Como nem sempre é fácil medir e ter consciência do impacto ambiental de um evento, partilhamos alguns recursos que podem ser úteis. Depois, damos algumas ideias para que o verde seja a cor dos seus futuros eventos.

Alguns recursos para medir/calcular o impacto:

. Checklist e FAQS sobre o impacto ambiental do evento

. Carbon Trust’s Carbon Footprinting software

. Festival Fuel Tool

. Creative Green Tools (calculadora de carbono)

Uma análise: o impacto dos festivais

O estudo da Greener Festival, uma entidade sem fins lucrativos que tem como missão tornar os eventos, festivais e venues mais sustentáveis e com menor impacto ambiental, é bem ilustrativo das consequências que os festivais têm no ambiente.

O documento A Greener Festival Juicy Stats, divulgado em 2020, apresenta dados relativos a 2019, último ano em que estas iniciativas decorreram sem qualquer tipo de restrições. Foram recolhidos em festivais de 16 países (incluindo Portugal) em quatro continentes (Europa, Ásia, América e Austrália).

De acordo com este estudo, uma ida a um festival pode implicar uma viagem de mais de 200 quilómetros, num veículo com uma taxa de ocupação de 2,83 pessoas, e mais de um quilo de lixo produzido diariamente por cada participante, nos casos em que há a possibilidade de acampar. Fatores como a produção de resíduos, viagens ou consumo de água fazem com que cada evento tenha uma pegada de carbono de 2299 toneladas, o equivalente a nove quilos /pessoa /dia.

Porquê ser mais sustentável

Na verdade, a pergunta deveria ser feita ao contrário. Há alguma razão para não o ser? As questões relacionadas com a sustentabilidade acabam por estar quase omnipresentes: da alimentação à moda, da arquitetura ao turismo, da indústria ao planeamento urbanístico, há uma preocupação transversal com os temas ambientais.

Se durante algum tempo a prioridade era dar a conhecer os potenciais efeitos do aquecimento global, atualmente a questão já se coloca ao nível da emergência. Ou seja, de agir rapidamente, estando já traçadas metas bastante claras.

Olhando apenas para a Europa, é inevitável referir a Lei Europeia do Clima, que tem como objetivo atingir a neutralidade carbónica até 2050, sendo que, até 2030, deverá existir uma redução das emissões líquidas de gases com efeito de estufa que permita alcançar valores 55% mais baixos do que os que eram registados em 1990.

Para que estas metas sejam alcançadas, é necessário alterar hábitos individuais e coletivos, pelo que a legislação funciona como um “motor” para que esta mudança aconteça. A cobrança pela disponibilização de sacos e o fim da louça descartável em plástico são apenas exemplos recentes de normas que alteraram hábitos enraizados.

© Hans Braxmeier

Em Portugal, a Lei de Bases do Clima, que entrou em vigor a 1 de fevereiro, estabelece as metas a nível nacional, naturalmente em linha com as europeias, e determina instrumentos económicos e financeiros para ação climática, assim como políticas setoriais. Economia circular, fiscalidade verde, mobilidade sustentável e tecnologias limpas são alguns dos conceitos referidos.

O próprio PRR tem uma componente de transição climática, com uma dotação de mais de 3 mil milhões de euros, que abrange áreas como a bioeconomia sustentável, mobilidade sustentável e eficiência energética dos edifícios.

Mas como passar de conceitos para a prática? Como ir além das obrigações legais e garantir que, no nosso dia a dia – incluindo a nível profissional – são adotadas práticas que contribuam para que todas as metas ambientais sejam alcançadas?

O que diz o setor?

“O setor dos eventos gera um volume incomensurável de resíduos que vai muito além das garrafas, chávenas e palhinhas que são usados. Inclui também passadeiras, pop-ups, banners, tecidos, soalhos, móveis, ecrãs, artigos de merchandising, stands, cabines, comida, vestuário, etc... Isto tem de mudar.” Guy Bigwood, diretor-geral do Global Destination Sustainability Movement (relatório IMEX Group)

O IACC 2022 Spring Barometer Report revela que a preocupação com a sustentabilidade é uma das tendências pós-pandemia, e que, apesar de tudo o que aconteceu nos últimos anos, as questões ambientais estão entre as principais preocupações.

Na edição de 2020 do estudo “Meeting Room of the Future” a IACC perguntou aos operadores de venues quais seriam os elementos mais importantes para o futuro dos espaços que recebem eventos. A sustentabilidade e a ética surgiram como os mais importantes.

Desde então, e apesar de todas as questões de saúde pública, económicas e sociais, os inquiridos continuam a reconhecer que as crescentes preocupações com as questões climáticas tornam imperativo pensar num modo de vida sustentável.

87% dos venues têm uma política em termos ambientais de sustentabilidade e 82% uma declaração em termos de responsabilidade social. O relatório destaca uma prática que cresceu consideravelmente desde 2020: a entrega de alimentos e refeições não consumidos a instituições locais.

Não invente (n)um evento!

Por Maria João Ramos, Gestão Estratégica e Comunicação de projetos focados no desenvolvimento sustentável

A integração de critérios sustentáveis nos eventos já há muito que deixou de ser um “nice to have”. Cada vez mais a sociedade procura formas de minimizar o seu impacto no ambiente e de economizar recursos. E isto acontece em todos os setores porque o caminho da sustentabilidade é o caminho do futuro.

Já lá vai também o tempo em que os organizadores de eventos tinham como desculpa o investimento financeiro necessário para não organizarem um evento sustentável.

Os eventos sustentáveis têm muitos benefícios e contribuem claramente para o desenvolvimento sustentável. Não só ajudam a reduzir as emissões de CO2, como também promovem a igualdade de oportunidades, a inclusão e as economias locais.

De acordo com as Nações Unidas, um evento sustentável é um evento concebido e organizado para cumprir dois objetivos: minimizar todos os potenciais impactos negativos no ambiente e deixar um legado benéfico para a comunidade anfitriã e para todos os envolvidos.

A primeira coisa a fazer? Não invente um evento! Um evento sustentável é um evento com um propósito. Ter um propósito é o primeiro sinal de sustentabilidade. A segunda coisa? Não invente num evento.

Um evento sustentável requer planeamento e coordenação para se cumprirem objetivos e ações específicas que devem ser avaliados regularmente e, em última análise, verificados por entidades competentes.

Considerando a definição das Nações Unidas, entendo que a melhor forma de abordar todos os aspetos da sustentabilidade é incluir os próprios Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas (https://sdgs.un.org/goals) no planeamento dos eventos e compreender como é que o seu evento aborda estes desafios localmente. Utilize os 17 objetivos sem medo, mesmo quando aparentemente o seu evento só aborda alguns deles. A verdade é que se se debruçar nos 17 ODS a sua perspetiva sobre a sustentabilidade atingirá provavelmente níveis novos e diferentes.

Concretizando, peguemos no exemplo do impacto ambiental. A redução das emissões de CO é claramente uma vantagem. Muitos eventos sustentáveis são, também, neutros em carbono, o que significa que têm em conta as emissões que não puderam ser evitadas durante o evento.

Minimizar o impacto ambiental está diretamente relacionado com o ODS 11 e 13 (comunidades sustentáveis e ação climática), mas há outros aspetos que devem ser considerados. Reduzir a quantidade de resíduos e assegurar uma gestão adequada; reduzir o consumo de água e eletricidade; mitigar a poluição do ar, o ruído e a luz, privilegiando espaços com luz natural e ar limpo; assegurar um local em que seja possível a mobilidade segura, saudável e sustentável e que encoraje os transportes públicos e partilhados; assegurar que as empresas de catering escolhidas são obrigadas a evitar embalagens, utilizando loiça reutilizável, dando prioridade à utilização de dispensadores e frascos a granel para alimentos e bebidas e promovendo produtos locais, sazonais que sejam orgânicos ou de comércio justo; ou ainda preservar a biodiversidade são tudo questões diretamente ligadas ao ODS 12 da produção e consumo, ao ODS 7 da energia, ao ODS 18 da biodiversidade, além do 11 e do 13.

Mas os eventos sustentáveis podem ir além da preocupação pelo impacto ambiental.

Promover a inclusão e a igualdade de oportunidades para homens e mulheres ou traduzir os eventos em linguagem gestual, encorajar o acesso sem barreiras para as pessoas com mobilidade reduzida, impulsionar a economia local, promover os eventos com todas as condições de saúde pública e segurança asseguradas e respeitando a cultura local ou empresarial estarão necessariamente a contribuir para vários ODS ligados à saúde, à educação, às desigualdades, ao trabalho digno ou à paz e à justiça (1, 2, 3, 4, 5, 10 ou 16).

Por último, promover a transparência através da comunicação e evitar a todo o custo o greenwashing, porque um evento sustentável envolve esforço e compromisso que devem ser partilhados com a sociedade, ou encontrar novos parceiros e apoiar localmente as pequenas e médias empresas, assegurando a participação de todas as partes interessadas, são fatores que contribuirão definitivamente para os ODS 8, 9, 11 e 17.

O propósito de um evento é importante que seja claro e justificado para que a mensagem seja também ela clara. Inspirar a consciência climática é um dever de todos e cada um de nós pode ficar surpreendido com o que uma pequena mudança pode fazer para influenciar a perceção de muitos. As entidades organizadoras têm o poder de demonstrar as vantagens de um evento sustentável, incluindo os benefícios económicos que dele retiram. A isto chama-se também “liderar pelo exemplo”.

Crucial, também, é fazer passar a mensagem de que os eventos são e devem ser sustentáveis e que, se o forem, seremos todos beneficiários. Os organizadores evitam danos e riscos para a sua marca, geram poupança e oportunidades de receita, atraem mais público, colaboradores mais empenhados, novos clientes, patrocinadores e fornecedores. Os participantes desfrutam de eventos mais convenientes, mais gratificantes e valiosos, tornando-os mais conscientes e envolvidos.

O planeta beneficia com a poupança de recursos.

Como ter eventos mais sustentáveis?

“A sustentabilidade nos eventos significa tomar medidas para a preservação do nosso ambiente natural, promovendo uma sociedade mais saudável e inclusiva e apoiando a economia” - Events Industry Council’s. (https://www.eventscouncil.org/)

Identificados os problemas ambientais que afetam o nosso planeta e tendo consciência do impacto dos eventos no ambiente – seja pelas viagens, produção de resíduos ou poluição – há que analisar o que pode ser melhorado e tomar decisões que contribuam para que a sustentabilidade seja uma parte determinante da equação.

Os quatro princípios da sustentabilidade em eventos, de acordo com o Events Industry Council’s:

1. Os organizadores de eventos e fornecedores partilham a responsabilidade por implementar e comunicar práticas sustentáveis aos seus parceiros.

2. Boas práticas ambientais incluem a conservação de recursos, incluindo água, energia e recursos naturais; gestão de resíduos; gestão e redução das emissões de carbono; compras responsáveis; preservação da biodiversidade.

3. As questões sociais básicas incluem: direitos humanos universais; impacto nas comunidades; boas práticas laborais; respeito pela cultura; segurança; saúde e bem-estar.

4. Os eventos sustentáveis apoiam a economia através de: colaborações e parcerias; apoio a empresas locais;

impacto económico equitativo; gestão responsável.

A sustentabilidade deve, assim, ser uma das bases de qualquer evento, estando presente desde o momento em que a ideia surge até à fase em que se faz a análise pós-evento.

Sustentabilidade 360º

Planear e gerir um evento sustentável implica um maior cuidado nas muitas decisões que são tomadas ao longo do processo. Se é verdade que todos os eventos são feitos de detalhes, nas questões relacionadas com a sustentabilidade esses detalhes fazem ainda mais diferença.

No entanto, é da conjugação de todos esses detalhes que pode ser criado um impacto ainda mais significativo.

Um evento sustentável depende, também, da forma como o público adere (ou não) a este esforço da organização. Por isso, é importante que esteja sensibilizado e que seja uma parte ativa do processo.

Sendo a sustentabilidade um constante work in progress, há alguns princípios e ações que todos os organizadores podem implementar para que os seus eventos, independentemente do tipo e dimensão, possam ter menor impacto ambiental.

1.Venues

O “onde?” é, muitas vezes, uma das questões iniciais na planificação de um evento. O que quer dizer que as opções relacionadas com a sustentabilidade podem começar logo na escolha do local onde vai decorrer.

Hotéis, centros de congressos, pavilhões e outros locais que acolhem eventos poderão já ter implementado políticas de sustentabilidade, o que torna mais fácil perceber o que fazem e como agem em termos ambientais.

Da utilização de painéis solares à redução do consumo de água, passando pela facilidade de acesso, há muitos aspetos que devem ser considerados na escolha. Detalhes como o facto de privilegiarem a luz e ventilação naturais ou de terem uma política “papel zero” são bons indicadores.

2. Alojamento

Nos casos em que seja necessário alojar os participantes, a escolha deve basear-se nos mesmos princípios. Um estudo da Organização Mundial do Turismo, divulgado em 2008, indicava que os hotéis eram responsáveis por cerca de 1% das emissões globais. Entre os edifícios não residenciais, são dos maiores consumidores de água e energia, revela o relatório Sustainability in Hotels do Urban Land Institute.

Por isso, é importante que este setor adote boas práticas ambientais, que vão da prática já bastante generalizada da reutilização de toalhas e lençóis até à iluminação LED ou otimização do sistema de climatização.

A escolha de um hotel, enquanto venue ou alojamento, deve ter em conta a implementação dessas medidas amigas do ambiente, que podem ser facilmente comprovadas através de certificações como a ISO 14001, Chave Verde ou Green Globe.

A localização e facilidade de acesso e a distância em relação ao local do evento são fatores que devem pesar na escolha, não só para maior comodidade dos participantes, mas também porque equivalem a uma redução das emissões de carbono.

A Sustainable Hospitality Alliance disponibiliza uma ferramenta online que permite que os hotéis possam calcular a sua pegada ecológica. Podem fazer-se comparações com outras unidades hoteleiras semelhantes e receber dados para serem usados em relatórios de sustentabilidade a enviar aos clientes.

3. Viagens & Transportes

A pandemia demonstrou que muitas deslocações podem ser evitadas e os eventos híbridos revelaram-se uma solução útil e satisfatória para organizadores e público.

Perante este cenário, e sobretudo numa altura em que os custos com combustíveis sobem, ainda fará sentido viajar longos quilómetros, de carro ou avião, para participar num evento? Sobretudo quando a urgência na redução das emissões de carbono aumenta a cada dia?

No final de 2020, no e-book em que antecipávamos as tendências para 2021, era já clara essa consciência da necessidade de repensar as viagens. Em 2022, o setor do turismo está relançado: após dois anos de restrições, as viagens foram retomadas e nem a instabilidade provocada por um conflito na Europa parece travar essa vontade de recuperar o tempo perdido.

Neste cenário, apostar em eventos num destino distante pode ser tentador, até porque parece ser uma forma de atrair um público sedento de viajar. Do outro lado da moeda está a questão da sustentabilidade. Um evento sustentável terá, por isso, de escapar a esta tentação do “mais longe, mais exótico” e apostar em algo mais próximo, evitando, se possível, viagens longas.

A calculadora da Organização da Aviação Civil Internacional (ICAO) permite calcular as emissões de carbono, ajudando a encontrar soluções mais ecológicas.

A organização do evento deve também traçar um plano que permita, por exemplo, a partilha de transporte, o recurso a veículos elétricos, a disponibilização de bicicletas e a opção por percursos a pé.

Todas estas informações devem ser disponibilizadas não só no site do evento, mas em toda a comunicação com os participantes, incluindo o processo de acreditação.

A criação de uma app do evento em que sejam divulgadas as soluções de mobilidade pode ser uma hipótese a considerar. Ou criar, no próprio local do evento, um ponto de encontro onde pessoas que vão para o mesmo local se possam reunir para se deslocarem em conjunto. O carpooling também pode ser uma forma de networking.

Estabelecer parcerias com empresas de transportes públicos, negociando descontos ou serviços de shuttle ajuda a reduzir custos e aumentar a sustentabilidade.

No caso das viagens de avião os participantes podem ser convidados a compensar as suas emissões de carbono, recorrendo a iniciativas de programas de compensação devidamente certificados, como os que pode conhecer no site Verra.

4. Catering

A sustentabilidade na alimentação já não pode ser encarada como uma moda e não se pode limitar a ter opções vegan nas ementas. A verdade é que a redução do impacto ambiental não se limita à não utilização de produtos de origem animal. Até porque, muitas vezes, as alternativas escolhidas são igualmente prejudiciais para o meio ambiente.

Produtos frescos, da época e produzidos a nível local são sempre a melhor opção: em termos de custo, de promoção da economia local, de divulgação gastronómica, mas também de sustentabilidade.

Usar jarros em vez de garrafas de água, escolher produtos (como o chocolate) com o certificado de comércio justo e optar por sumos de fruta fresca em vez de refrigerantes ou sumos engarrafados são formas simples de dar mais sustentabilidade ao catering, por muito reduzido que seja.

E porque não optar por inovar? Um estudo da Universidade de Helsínquia (Finlândia), publicado na revista Nature revela que se os europeus introduzissem na sua dieta produtos novos, como algas, carne feita em laboratório e insetos, poderia ser atingida uma redução de cerca de 80% nas emissões de gases com efeito de estufa, uso de água e de terrenos agrícolas.

O combate ao desperdício alimentar deve ser uma preocupação na organização de qualquer evento. Adequar a oferta ao número de participantes e optar, sempre que possível, por doses individuais, podem ajudar a reduzir a quantidade de sobras. Nos casos em que o número de participantes é incerto e há a possibilidade de existir um excedente, a organização pode contactar previamente instituições ou projetos que possam recolher esses excedentes e distribuí-los a quem mais precisa.

A sustentabilidade no catering deve igualmente acautelar a separação de resíduos orgânicos e óleos alimentares, reencaminhando-os para a adequada reciclagem.

A utilização de louça reutilizável e biodegradável veio reduzir a quantidade de resíduos não recicláveis, mas, mesmo assim, é importante garantir que as embalagens e o acondicionamento dos produtos contribuem para essa tendência.

5. Materiais usados no evento

A utilização de materiais reciclados e recicláveis no evento é um bom princípio para reduzir o seu impacto ambiental. Seja um congresso, uma feira, um festival ou um jantar, existem sempre escolhas ao nível dos materiais utilizados que podem minimizar esse impacto.

Na escolha dos materiais usados nas várias fases e aspetos do evento é fundamental aplicar o princípio de recusar o que seja descartável e optar pelo reutilizável.

Stands de madeira reciclada ou decorações que possam ser reaproveitadas em eventos futuros, por exemplo, são soluções relativamente fáceis de adotar. O mesmo se passa com a utilização de todos os materiais necessários às montagens e desmontagens: os materiais de transporte e embalagem podem ser reaproveitados ou, caso não seja possível, enviados para reciclagem. Na altura das desmontagens é importante garantir que tudo o que não puder ser reutilizado é enviado para reciclagem.

As questões relacionadas com a acreditação e bilhética devem igualmente merecer alguma atenção. Neste caso, a utilização de tablets e apps vai ser determinante para reduzir o consumo e desperdício de papel.

A sinalética e outros materiais devem evitar mencionar datas, de forma a que possam ser aproveitados em edições futuras deste evento ou noutros eventos.

A utilização de vegetação natural, além de criar um ambiente agradável, vai contribuir para melhorar a qualidade do ar.

Os aparelhos elétricos usados devem ter elevada eficiência energética e, não existindo a possibilidade de ter espaços com luz natural, devem ser usadas lâmpadas com baixo consumo e sensores de presença.

6. Promoção & Comunicação

Dossiers ou brochuras em papel, brindes de plástico, flyers e sacos de plástico devem ficar fora de qualquer evento que procure a sustentabilidade. Caso seja impossível, opte por sacos de pano ou capas de papel ou de plástico reciclado.

A tecnologia permite que grande parte das questões relacionadas com a promoção e comunicação do evento possam ser feitas por via eletrónica, pelo que devem ser privilegiados recursos como o QR Code ou apps. Além de mais ecológicas, são também mais práticas para o público.

A comunicação interna e a disponibilização de informação aos jornalistas e ao público devem ser desmaterializadas, usando, por exemplo, pastas partilhadas, e-mails e newsletters e o próprio website.

Caso tenha de usar plástico, papel ou cartão na promoção e comunicação, deve certificar-se de que podem ser reciclados e disponibilizar, no local, recipientes próprios para os recolher e posteriormente reciclar.