Consultório de protocolo: convidados e acompanhantes

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As especialistas em protocolo e imagem Cristina Fernandes e Susana de Salazar Casanova respondem às perguntas do leitor, enviadas para o email info@eventpointinternational.com.

Pergunta: Num evento onde trabalhei recentemente apareceram mais pessoas do que o esperado, porque alguns convidados trouxeram acompanhantes sem avisar. Como fazer para isto não se voltar a repetir? Colocar no convite, no site do evento a necessidade de aviso? E como lidar, se isso voltar a acontecer?

A situação que partilha acontece, na atualidade, e lamentavelmente, com muita frequência e, em certos casos, pode causar diversos dissabores ao anfitrião e embaraços ao convidado e respetivo acompanhante.

Independentemente do tipo de evento, no momento da sua realização, o anfitrião tem de estar centrado no acolhimento dos seus convidados, a proporcionar-lhes uma experiência agradável e, dentro do possível, a surpreendê-los positivamente. Por outro lado, o convidado ao assistir ao evento, está a investir o seu tempo e quer, obviamente, alargar a sua network, rever pessoas conhecidas, estreitar laços profissionais ou, ainda, atualizar-se quanto às trends do mercado.

Do ponto de vista das sugestões protocolares, considera-se que todas as informações relevantes devem ser partilhadas com o convidado, portanto devendo constar no respetivo convite (seja qual for a forma e o meio de convidar). Em caso de haver um conjunto de informação vasto a partilhar, ou em eventos de maior complexidade, recomenda-se anexar uma Nota de Protocolo (num convite impresso será através de um segundo cartão, num convite digital, um documento anexo). Nos convites pode e deve indicar-se, normalmente no espaço de rodapé do cartão (impresso ou virtual), o seguinte:

“Convite pessoal e intransmissível” – por exemplo, para uma refeição, situação em que o convidado não se pode fazer representar.

“O convite não inclui acompanhante” ou “Convite válido para uma pessoa” – por exemplo, para uma sessão solene.

Aquando da redação do convite para eventos de participação limitada, deve sempre solicitar-se resposta, facultando-se os dados para tal. Contudo, também se verifica que atualmente nem sempre os convidados respondem, pelo que se torna necessário proceder a um follow-up telefónico, nomeadamente com as entidades protocolares, momento no qual também surge a oportunidade de recordar que o convite é unipessoal.

Ainda que em certos eventos não haja seating protocolar e se consiga incluir um acompanhante com facilidade, numa mesa de refeição essa situação é realmente difícil de resolver, exigindo refazer o plano de seating em tempo real. Como em praticamente todas as situações em protocolo, é necessário atuar com calma, diplomacia e discrição, tendo em conta, igualmente, “quem é quem”.

Por fim, e complementarmente, refira-se que a Lei das Precedências do Protocolo do Estado Português determina, no nº 2 do artigo 8º que “Aos cônjuges das altas entidades públicas, ou a quem com elas viva em união de facto, desde que convidados para a cerimónia, é atribuído lugar equiparado às mesmas quando estejam a acompanhá-las.”.