Consultório de protocolo: Dois nomes iguais

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As especialistas em protocolo e imagem Cristina Fernandes e Susana de Salazar Casanova respondem às perguntas do leitor, enviadas para o email info@eventpointinternational.com.

Num evento recente apareceu-me uma pessoa, mas quando fui procurar a mesa havia dois nomes iguais e eu não sabia onde o sentar. Deixei a pessoa à espera e fui procurar o cliente para lhe perguntar, algo que causou algum aborrecimento no convidado. O que deveria ter feito? Sentá-lo e depois pedir eventualmente para mudar de lugar?

Lamentavelmente, esta situação pode acontecer e considera-se que deveria ser colmatada previamente pelo anfitrião/entidade organizadora do evento/protocolo ao elaborar e acompanhar a lista de convidados com extremo e indispensável rigor.

Ao trabalhar-se uma lista de convidados, por exemplo em Excel, com os nomes organizados por ordem alfabética, torna-se relativamente fácil encontrar nomes idênticos e esclarecer previamente se é uma coincidência ou uma duplicação. No caso de haver dois convidados com os nomes exatamente iguais, é necessário validar a ocorrência e fazer a distinção apondo um outro sobrenome, por exemplo.

Ao passar-se da lista de convidados confirmados para os cartões de mesa, também se poderia ter notado a existência de dois convidados com nome idêntico. Recomenda-se, pelo menos, numa fase mais avançada do evento, que esta validação seja levada a cabo por profissionais de protocolo que não deixam ao acaso estes detalhes determinantes.

No momento do evento, a situação, acarreta claramente diversos constrangimentos. Quando os convidados se encontram sentados, deve evitar-se a todo o custo pedir para mudarem de lugar (exceto se essa pessoa integrasse a entidade anfitriã, por exemplo, mas sempre em último recurso e caso a refeição ainda não tivesse começado).

Neste caso, note-se que é uma extrema falta de cortesia o convidado perceber que há um erro com o seu nome e, consequente, que isso determina o lugar que irá ocupar. Além de evidentemente se estar a transmitir uma mensagem de amadorismo e falta de organização protocolar.

Na situação descrita, e desconhecendo quem é o convidado e o seu estatuto protocolar, o que poderia ter sido feito seria, com a discrição possível, criar um compasso de espera junto do convidado, resolvendo, entretanto, e muito rapidamente, a situação junto de quem de direito.

Também neste caso, seria necessário deter não só conhecimentos de protocolo como compreender o estatuto das entidades protocolares em causa.