IT&CM Asia: medir o sucesso dos eventos para além dos números

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IT&CM Asia 2024

Na IT&CM Asia 2024, falou-se do futuro dos eventos, uma indústria cujo sucesso, para além dos números, deve ser medido pelo envolvimento dos participantes.

Como o tempo de todos é precioso, o conceito de retorno sobre o tempo (RoT) tem vindo a ganhar cada vez mais importância, levando os organizadores de eventos a focarem-se na criação de eventos significativos, com experiências impactantes, que façam com que os delegados sintam que valeu a pena investirem o seu tempo.

Assim, o sucesso dos eventos deverá ser medido para além dos números e das métricas tradicionais – embora estas não percam obviamente a importância –, havendo a necessidade de se ter em conta o envolvimento de cada um dos participantes.

A covid-19 mudou as expectativas e também as experiências de quem participa num evento. Durante a pandemia, muito do conhecimento foi adquirido em streaming – hoje, ainda é possível não estar presente num evento para assistir a uma sessão educativa –, mas o estar presente é importante e as interações presenciais são valiosas.

Por isso, o painel de oradores da sessão ‘Future of Events’, composto por Jingwen Wong (FCM Meetings & Events), Jane Vong Holmes (GainingEdge) e Arnold T. Gonzales (Tourism Promotions Board Philippines), defendeu que é preciso criar programas irresistíveis, com experiências envolventes e criativas, que atraiam participantes.

No processo de organizar um evento, há uma tendência crescente na escolha de venues diferentes e únicos, combinando reuniões formais com experiências distintas. Outra tendência que tem vindo a ganhar força é a realização de eventos em destinos imersivos, que envolvam as suas comunidades e que respeitem a tradição e a cultura. É possível chegar mais perto das comunidades e essa interação com os locais é importante.

Inteligência artificial (IA), realidade virtual ou realidade aumentada são recursos tecnológicos muito utilizados nos eventos. Os organizadores utilizam a tecnologia para irem ao encontro das expectativas dos participantes. Na IT&CM Asia 2024, a IA foi utilizada para aprimorar a experiência; no caso, com resumo do conteúdo em tempo real, entre outras. As apps dos eventos são também muito usadas pelos organizadores, por serem úteis na personalização das agendas e para networking.

Apesar de reconhecerem o papel da IA na melhoria do conteúdo dos eventos e no envolvimento dos participantes, todos concordaram sobre a necessidade de manter o toque humano. É preciso não esquecer que, mesmo com todas as tecnologias, somos humanos e que a indústria MICE é muito centrada nas pessoas.

A sustentabilidade e a inclusão estão a moldar os eventos e são cada vez mais uma prioridade para organizadores e participantes. Sobre o desafio da escassez de talento, a indústria reconhece a necessidade de colmatar a lacuna de competências com programas de formação e parcerias com instituições de ensino.

Diversidade, equidade, inclusão, pertença e acessibilidade na indústria

Diversidade, equidade, inclusão, pertença (belonging, em inglês) e acessibilidade compõem a sigla DEIBA, que está a ganhar cada vez mais importância na organização de um evento. Este foi um dos temas abordados na IT&CM Asia 2024, já que pode melhorar a participação em eventos, contribuindo para o seu sucesso.

Na sessão ‘Advancing DEIBA in the MICE industry’, foi lembrado o quão essencial é o sentimento de pertença, a acessibilidade dos eventos e a preocupação em cuidar dos participantes. Por exemplo, pessoas com sensibilidade auditiva devem ter acesso a salas sem ruído ou a tampões para os ouvidos, para que se sintam confortáveis.

Foram ainda analisados temas como o papel da mulher na indústria, onde a maioria não ocupa cargos decisivos; a importância de não olharmos para o trabalho com o ‘filtro’ do género; as parcerias com as comunidades locais; as estratégias de marketing inclusivas; e os venues, que devem ser sensíveis às necessidades das pessoas. Conhecer o público é o mais importante para conseguir ser bem-sucedido em relação às expectativas.

Dos festivais ao bem-estar

Na IT&CM Asia 2024, falou-se também da forma como os festivais podem ajudar a economia e a promoção de um país. Chiruit Isarangkun Na Ayuthaya (presidente do Thailand Convention & Exhibition Bureau) entende que é possível transformar festivais locais em ‘máquinas de negócios’, alcançando o mercado internacional e promovendo cidades mais pequenas. Na Tailândia, autoridades, empresas e comunidades estão a colaborar para dar esse impulso aos festivais tradicionais, assegurando a preservação da cultura local e atraindo novos públicos.

O empoderamento de jovens líderes na indústria MICE e a importância da mentoria, do legado e do impacto das conferências no desenvolvimento das comunidades foram realçados na sessão ‘NextGen Leadership Exchange’, promovida pela ICCA (International Congress & Convention Association), que destacou também a importância de se considerar a diversidade, equidade e inclusão nas inspeções de locais, que são essenciais para garantir que os espaços respondem aos requisitos de capacidades técnicas, orçamento e acessibilidade. Afinal, pode haver tudo o resto, mas o importante é não esquecer as pessoas.

Na sessão ‘Next Level Incentive Travel’, dedicada à inclusão do bem-estar nos modelos tradicionais, promovida pela SITE (Society for Incentive Travel Excellence), lembraram-se as mudanças significativas no segmento das viagens de incentivo após a pandemia, com alterações no comportamento do cliente, passando a haver ciclos de planeamento mais curtos, destinos mais próximos ou muitos profissionais a trabalhar de casa.

Foi realçada a importância de haver um equilíbrio entre o lucro, as pessoas e o planeta, e da integração do bem-estar nas viagens de incentivo, garantindo uma boa saúde mental entre os profissionais. Formas de incorporar o bem-estar passam por tempo para spa, exercícios matinais (como ioga, por exemplo), uma alimentação saudável, ambientes relaxantes e confortáveis e atividades de team building e outras que façam as pessoas felizes. 

*A jornalista viajou a convite da IT&CM Asia