Debate da Global DMC Partners analisou o ‘novo normal’ na meetings industry
08-07-2020
Trocar ideias sobre este ‘novo normal’ no setor das reuniões, dos eventos e dos incentivos, foi o mote para o encontro online, realizado a 24 de junho pela Global DMC Partners, que juntou virtualmente perto de 700 profissionais da meetings industry de todo o mundo. O painel “The Meeting Planner’s New Reality in the ‘New Normal’” abordou os novos desafios criados pela pandemia e o seu impacto no setor.
O debate – que teve como oradores Becky Cavanaugh (Syneos Health), Elliott Grant (Black Book), Kim Hester (JNR Incorporated) e Margaret Stafford (the American Bar Association Antitrust Law Section) – teve início com uma visão geral sobre o relatório relativo às reuniões e eventos no segundo trimestre do ano, que foi realizado em maio e que compilou as respostas de cerca de 400 organizadores de eventos, baseados nos Estados Unidos (64%), Reino Unido (10%), Europa (10%), Canadá (7%), América Latina (4%), Ásia-Pacífico (3%) e África e Médio Oriente (2%). A pesquisa revelou que a pandemia afetou os projetos de 2020 e 2021 de 97% dos inquiridos; que o desejo de eventos ‘cara a cara’ não diminuiu, nem vai ser substituído, apesar do aumento das reuniões e dos eventos virtuais e híbridos; que o medo generalizado da Covid-19 e as restrições de viagens continuam a ser as principais preocupações; e que 64% dos inquiridos preveem organizar um evento presencial entre agosto deste ano e janeiro de 2021.
Durante o painel, numa live audience poll, oradores e participantes (44%) revelaram não esperar que as suas empresas ou clientes realizassem uma reunião ou evento presencial ou híbrido nos terceiro e quarto trimestres do ano. Por seu lado, 25% respondeu que esperam começar a fazê-lo no quarto trimestre e 13% no terceiro. Vinte por cento ainda não tinha certeza relativamente aos timings.
Sobre soluções virtuais e híbridas, a pesquisa da Global DMC Partners indica que 63% dos inquiridos não tinha planos para se tornar completamente virtuais em 2021. O painel referiu que as soluções híbridas vão ser populares no próximo ano, apresentando exemplos de soluções e partilhando que os principais desafios na transição para esse formato de eventos passam pelo preço, segurança e aprendizagem dessas plataformas tecnológicas.
Relativamente aos programas de incentivos, o relatório aponta que, para 60% dos inquiridos, os programas deste ano são para manter, embora com adiamento de datas, e que, para 75%, os programas do próximo ano estão a avançar. Os oradores concordaram que não há uma boa alternativa a uma viagem de incentivo e que os contactos pessoais não podem ser replicados virtualmente. Um dos oradores referiu mesmo que as viagens de incentivo talvez nunca tenham sido tão importantes como agora, por estarem há tanto tempo indisponíveis.
Uma nova audience poll indicou ainda que as principais preocupações dos participantes na organização futura de reuniões e eventos são: convencer os stakeholders a realizar encontros presenciais ou híbridos (63%), negociações de contratos (43%), implementar e aplicar os protocolos sanitários (37%), orçamentos e aumento de custos (27%) e falta de transporte aéreo (25%). Respostas que vão muito ao encontro do relatório da Global DMC Partners, que refere que as quatro principais preocupações dos organizadores norte-americanos para avançar com eventos passam (da maior para a menor) pelo medo generalizado, a fraca participação, as restrições aéreas e a negociação de termos de contrato. Para os organizadores de fora dos Estados Unidos, principais preocupações são: as restrições de viagens, o medo generalizado, os orçamentos baixos e a fraca participação nos eventos.
O painel terminou com algumas recomendações dos oradores para este ‘novo normal’. Todos sublinharam a importância da recolha de dados para cada programa, especialmente nos que interferem nos custos, como as passagens aéreas, e de haver um plano de ação completo baseado nas fases de retoma do destino que acolhe o evento. Um dos oradores deixou uma perspetiva positiva, indicando que o setor está a levar muito a sério os procedimentos deste ‘novo normal’ e sugerindo que os organizadores de eventos tranquilizem os seus clientes, lembrando-lhes que a indústria está pronta e preparada.