IFEMA: Dez situações inesperadas resolvidas com sucesso
16-12-2020
A organização de feiras e eventos traz desafios, episódios marcantes e obrigam as equipas a pensar em soluções alternativas. Neste artigo, três especialistas do setor (Ana Carrazón, Beatriz Samarán e Cristina Sarmiento) contam dez episódios engraçados e curiosos dos seus anos na IFEMA – Feria de Madrid e como solucionaram problemas de última hora na organização de uma feira ou congresso de grandes dimensões.
Tiranossauro Rex faz tremer o chão. O episódio aconteceu na preparação da exposição Jurassic World, quando o Tiranossauro Rex pregou um susto à equipa da IFEMA. “Quando se juntaram as diferentes peças do dinossauro, o chão começou a tremer e foi necessário utilizar uma grua especial para o colocar dentro do local, uma vez que pesava 2,350 quilos e tinha 6,6 metros de altura… Um grande predador nas nossas instalações!”, refere Beatriz Samarán. E para assegurar que o piso conseguia suportar o peso do dinossauro e da grua, a equipa teve de trabalhar no reforço das fundações do piso ao longo de três dias sem parar.
Jantar de gala com overbooking. Uma empresa internacional solicitou um espaço para um serviço de catering. “Para este evento, arranjamos o espaço de ligação entre os pavilhões 2 e 4, um espaço de 800 metros quadrados, que seria perfeito e amplo para o que precisávamos”, conta Beatriz Samarán. Mas, quando o catering chegou, o espaço estava ocupado com material de uma exposição que se encontrava num pavilhão vizinho. Depois da surpresa, era preciso uma solução. “Tivemos de encontrar uma solução o mais rápido possível. Propusemos a utilização da cafetaria da IFEMA, dentro do mesmo pavilhão, embora esta não seja normalmente usada para estes propósitos, de forma a permitir a prestação do serviço de catering.”
O evento vai começar e… faltam a sinalização e as luzes de emergência. “O dia tinha chegado! Depois de meses a coordenar a organização do evento com o cliente (uma reconhecida empresa de bebidas), tínhamos tudo em ordem, mas depois, no último minuto, demos conta que ainda não tínhamos colocado a sinalização e a iluminação corretas”, explica Beatriz Samarán. Faltavam as luzes de emergência, iluminação legalmente obrigatória e importante para a segurança dos participantes, mas a equipa da IFEMA tratou, em tempo recorde, de colocar tudo o que faltava.
Uma versão do Titanic, mas com final feliz. A cinco horas do início da festa de um banco, começou a chover torrencialmente, “a típica tempestade de verão que às vezes acontece, mas que ninguém espera que nos afete”, afirma Cristina Sarmiento, que nunca tinha visto tanta água acumulada no chão da IFEMA. Estava tudo pronto, quando a água começou a invadir o espaço; as passagens tinham 10-15 centímetros de água… Com a ajuda das nossas empresas parceiras foi possível drenar a água, mudar a carpete e tratar especialmente das áreas de trânsito. “Foi, sem dúvida, mais um exemplo da relação entre a IFEMA e os seus parceiros. Eles estão sempre disponíveis para nos ajudar com qualquer problema inesperado”, frisa.
Problema nas certificações. Quando chegou a altura de terminar o setup, detetámos que as certificações que devem ser fornecidas para a instalação não estavam corretas. “Sem estas certificações, a instalação não podia ser aprovada e seria impossível proceder à abertura do evento”, conta Cristina Sarmiento. A solução encontrada pela IFEMA foi pedir aos seus fornecedores habituais para que assumissem o projeto e para que certificassem a instalação em horas, e não em dias, como acontece normalmente. “Não é a primeira vez que os nossos parceiros vêm em socorro dos nossos clientes, solucionando certificações que não correspondem às atuais regras”, esclarece.
Fumo nas galerias. “O organizador avisou-nos que estava a sair fumo das passagens de arame localizadas à entrada do pavilhão, que dava para a avenida”, refere Cristina Sarmiento. Cientes de que um consumo elevado de energia pode causar uma sobrecarga e provocar um incêndio, o responsável técnico foi avisado e as equipas foram dividiram-se entre as galerias e o pavilhão para detetar a origem do fumo. “Ao mesmo tempo, o departamento de Segurança foi informado, que cercou a área e fechou o acesso às galerias”, adianta. A origem do fumo estava na ponta de um cigarro atirado para as passagens de arame, por parte de um fornecedor da empresa organizadora, e isso estava a incendiar lentamente a serragem acumulada durante a preparação do evento. “Foi algo mais dramático do que grave; as nossas equipas de vendas, técnica e segurança agiram rapidamente para solucionar a situação, evitando uma evacuação”, conclui.
Sem participantes suficientes? A IFEMA ajuda. É muitas vezes pelo número de participantes que se mede o sucesso de um evento. E quando não há participantes suficientes? “Já nos deparamos com esse cenário devastador em alguns eventos”, adianta Ana Carrazón. Uma vez, não apareceram os participantes esperado e, para evitar uma sala vazia e incentivar o orador, os trabalhadores da IFEMA ajudaram a preencher os lugares vazios.
Cuidado com os cavalos. Era a primeira vez que o evento equestre Madrid Horse Week ia realiza-se na IFEMA e tudo tinha de ser perfeito. Mas, “quando estava tudo montado, detetamos que a areia dos campos de treino e da competição estava a vazar pelos buracos das condutas”, explica Cristina Sarmiento. Para evitar garantir a circulação em segurança dos cavalos, a IFEMA propôs cobrir as condutas com sobras de carpetes de outras feiras.
Atentos aos pequenos problemas: dois exemplos. Uma das principais tarefas da IFEMA é detetar problemas com antecedência. “Temos de estar sempre alertas nas reuniões. Há sempre problemas de última hora e é nossa responsabilidade resolvê-los”, afirma Ana Carrazón, que deixa dois exemplos. Na ESMO 2017, meia hora antes do cocktail de boas-vindas, deram conta de que havia vinho e espumante nos balcões de bebidas. Este era um evento não-alcoólico e as bebidas tiveram de ser retiradas. Também na ERS 2019, centenas de cabos de extensão elétrica não estavam instalados de acordo com as necessidades do cliente. “Conseguimos reagir a tempo de reinstalar e concluir a instalação em conformidade”, sublinha.