Os números e a gestão estratégica de eventos

Dizer que eventos são importantes acções de relacionamento, que reuniões, congressos e incentivos devem fazer parte da estratégia de comunicação e de crescimento de marcas ou de qualquer organização que tenha ambições comerciais ou colaborativas, é chover no molhado.

Assim como é chover no molhado dizer-se que no Brasil o sector cresce, que as empresas investem e demandam cada vez mais mão-de-obra especializada, que se nota um aumento do número de eventos e a expansão do parque hoteleiro e dos espaços para eventos. Mas o facto é que estamos longe de transformar informações soltas em dados estruturados e relevantes. Ou seja, ressentimo-nos de uma falta de informações oficiais, pesquisas, estudos técnicos e referências sólidas e comprovadas para a tomada de decisões.

A estimativa dos empresários do segmento dá conta de que o sector cresce na ordem de dois dígitos anualmente nos últimos cinco anos. Entretanto, a pesquisa mais recente e importante sobre o mercado de eventos data de 2013, quando a ABEOC Brasil – Associação Brasileira de Empresas de Eventos e o Sebrae Nacional – Serviço Brasileiro de Apoio às Pequenas e Micro Empresas publicaram o II Dimensionamento Económico da Indústria de Eventos no Brasil, resultado de pesquisa com mais de dois mil companhias do sector. Desde então, podemos encontrar referências nos diversos veículos de comunicação do trade, em discursos ou em materiais promocionais de entidades, dando conta de que naquele ano foram realizados 590.000 eventos em 7.590 espaços em todo o país, com 202 milhões de participantes e que movimentaram R$ 209,2 bilhões (cerca de 50 mil milhões de euros), o que correspondeu a mais de 4% do PIB, gerando 7,5 milhões de empregos.

No dia-a-dia o que se percebe é uma imensa defasagem em relação à representatividade e relevância dos eventos para as empresas. No meu contacto com empresários do sector, o que mais chama a atenção é a aparente displicência com que os clientes têm vindo a tratar do assunto, em procedimentos diametralmente opostos em relação aos atributos do compliance, de necessidade de ‘saving’ e de exigência do cálculo do ROI para cada acção.

Enquanto o número de eventos tem vindo a aumentar, segundo os organizadores, o prazo para solicitações tem vindo a cair. Hoje, pedir um orçamento com menos de 15 dias de antecedência já é praxe em 43% das demandas da Tour House, por exemplo, embora o número médio de participantes por evento tenha vindo a crescer, de 55 para 74, em comparação entre 2017 e 2018 na empresa. As demandas aéreas também decresceram, apontando uma tendência de regionalização dos eventos ou até em virtude do aumento do valor do ticket médio deste item, da ordem de 23% para 31%.

Nesse sentido, como exigir melhores negociações se os prazos estão mais curtos? Como operar com profissionais qualificados se estamos o tempo todo a contratar mão-de-obra excedente para entregar mais qualidade com menos investimento?

Concordo que os números não podem ser os únicos balizadores de mercado e que o dia-a-dia apresenta questionamentos e soluções muito particulares pois depende do cliente, do ramo de actividade, do tamanho da empresa, dos objectivos de comunicação, da estratégia de negócios e mais uma infinidade de variáveis. Contudo, é preciso que as lideranças do mercado, as entidades representativas e os próprios profissionais envolvidos com este assunto considerem olhar para a actividade com mais atenção e ciência. Meeting Planners, parceiros, fornecedores e toda rede de stakeholders deveriam unir-se para fortalecer o sector, consolidar posições éticas e procedimentos de melhores práticas para evidenciar aos clientes que são capazes de executar uma gestão estratégica de eventos e não somente apagar incêndios ou organizar festinhas corporativas. 

 

Rose de Almeida

Jornalista, blogueira, publisher do portal Mice Business www.micebusiness.com.br