Quatro ideias a ter em conta na realização de eventos virtuais

Quatro ideias a ter em conta na realização de eventos virtuais

Inspirado na conferência virtual que organizou, Chip Childers, membro do Forbes Technology Council, deixa quatro dicas para realizar o melhor evento virtual possível. O diretor executivo e cofundador da Cloud Foundry Foundation partilha, em artigo no site da Forbes, as principais conclusões que retirou da experiência de realizar um evento online.

Identificar o objetivo principal do evento. Chip Childers considera ser “crucial” identificar o resultado prioritário a alcançar no evento virtual, antes do seu planeamento. “É mais fácil alcançar múltiplos objetivos nos eventos presenciais e aprendi que é fundamental moderar a expectativa de que seremos capazes de conseguir o mesmo em ambiente virtual”, refere, acrescentando que, por isso, o melhor será definir o objetivo principal (“ou, se estiver determinado, dois [objetivos]”). No North American Cloud Foundry Summit, as metas passavam por criar oportunidades de educação e de colaboração – a primeira foi alcançada, a segunda vai merecer mais atenção no próximo encontro virtual.

Ter atenção ao fuso horário. Os diferentes fusos horários são um desafio para todos os que trabalham em organizações globais, mas não nos eventos físicos, porque estão todos no mesmo local. Nos eventos virtuais, os organizadores têm a oportunidade de aumentar significativamente a audiência, uma vez que não há a necessidade de deslocação. No entanto, defende, é necessário definir o público-alvo. “Aumentamos o nosso alcance ao dividir a conferência em dois meios-dias, para permitir que delegados de todo o mundo pudessem participar durante as horas em que estariam acordados. Dividir o evento em dois e adaptar cada dia a um público ligeiramente diferente permitiu que mais pessoas participassem”, conta Chip Childers.

Manter intervalos de atenção. Olhar para o ecrã é uma ação constante durante um dia de trabalho e a passividade é um dos grandes desafios para os organizadores de eventos virtuais. “Torne o seu evento virtual interativo, com salas de chat ou uma secção de discussão em direto que permita que os participantes se possam envolver com os oradores e vice-versa. Junte essa vertente com uma mistura saudável de vídeos, ao vivo e pré-gravados, e terá os ingredientes para uma participação ativa durante o evento”, frisa Chip Childers, que também sugere a quebra da agenda para facilitar pausas curtas aos participantes. No evento da Cloud Foundry Foundation, a plataforma usada promoveu uma grande dinâmica e envolvimento entre oradores e participantes, bem como permitiu que participantes e patrocinadores se reunissem em salas de chat. “Fazer com que as pessoas façam ações, mesmo que pequenas, no decorrer do evento é uma forma significativa de mantê-las envolvidas”, sublinha.

Aceitar as diferenças. É importante não realizar um evento virtual, esperando ser possível replicar tudo o que se consegue alcançar num evento presencial. Por isso, Chip Childers refere que é importante aceitar as diferenças e lembra que um evento virtual até pode ser ainda mais íntimo, uma vez que ‘entra em casa’ dos participantes. “Os eventos virtuais dão-nos a oportunidade de voltar a imaginar completamente a forma como alcançamos os nossos objetivos ou, pelo menos, como voltamos a trabalhar na experiência do participante. Se tentar fazer ‘copy and paste’ de uma conferência presencial no reino virtual, organização e participantes ficarão desiludidos. Os webinares têm sido a experiência padrão dos eventos virtuais, mas nós, como indústria, podemos melhorá-los”, conclui.

©Thomas Malbaux