“Mudam-se os tempos, mudam-se as vontades”

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«A Event Point faz em 2021 dez anos. E pedimos a 11 profissionais dos eventos o exercício de pensarem no que pode ser a próxima década.»

10 anos….Parabéns Event Point!

Que linda recordação que tenho da comemoração do nosso 10º aniversário e também do 20º… sim, ainda tivemos oportunidade de festejar os nossos 20 anos antes de entrarmos na maior crise que já vivi. E quem me conhece pessoalmente sabe que, desde então,  já passei por duas crises a nível pessoal.

Mas também na empresa, enfrentamos os maiores desafios nos últimos 18 meses, incluindo a falta de ligação/conexão com os clientes e parceiros, escassez de parceiros ou até de capacidade de resposta por parte deles, requalificação das equipas e o desafio da mudança rápida e pouco natural / orgânica.

Estes 18 meses tiveram um grande impacto na vida de todos nós e isso também mudou a realidade dos eventos. O formato dos eventos e experiências presenciais precisou de evoluir e já não é possível voltar atrás nessa evolução.

Ao longo destes 21  anos de Forum d’Ideias observámos sempre uma tendência evolutiva, a nível de qualidade e quantidade dos serviços disponíveis para eventos, o que sempre nos permitiu “entregar” ao nosso cliente eventos inovadores, únicos, especiais e diferenciados.

Sim, a evolução e crescimento da área dos eventos já estava a acontecer e com a procura elevada que estávamos a assistir nos últimos anos, esse crescimento já estava a ser rápido. Mas a pandemia acelerou o processo e aqueles que não quiseram ficar para trás, seguiram em “excesso de velocidade” através do desenvolvimento de tecnologia e de técnicas que permitissem tornar os eventos mais interativos e que apresentassem o participantes como parte da dinâmica e não apenas como mero espectador.

Como diria José Mário Branco, “mudam-se os tempos, mudam-se as vontades”. As prioridades da vida mudaram para muitos e a forma como despendem o seu tempo já é mais ponderada. Por essa razão, a decisão de participar num evento presencial atinge agora uma outra dimensão, sendo necessário dar o “extra mile” e superar as expectativas dos participantes.

Afinal, em que medida um evento presencial pode acrescentar algo à vida dos participantes? Vai ser mais impactante do que o evento virtual? O que é que vai acontecer presencialmente que será diferente se a experiência for virtual? São estas e outras perguntas que se colocam na equação quando a surge a dúvida acerca da participação presencial num evento ou reunião.

Os participantes querem saber os benefícios tangíveis e o motivo da participação e também querem sentir que podem selecionar quais os momentos do evento que são de facto relevantes para eles e adaptar esse evento às suas necessidades e tempo disponível.

Um dos grandes benefícios que as empresas e participantes têm tido em conta é a necessidade de trazer de volta a partilha de experiências para que seja possível encurtar o distanciamento, fortalecer os laços, e restaurar a confiança.

Acima de tudo, a pergunta que se impões é: qual a razão e objetivo que está por detrás do evento? Qual o papel do participante no evento?

As deslocações longas para pequenas reuniões, por exemplo, podem nunca retomar. Todos entendem agora que se não for um cliente novo ou uma situação extraordinária, será mais produtivo fazer essa reunião online.

Agora mais do que nunca, o propósito do evento tem que ser claro e o papel dos participantes, enquanto parte do mesmo, tem que ser tido em conta. Só assim podemos voltar a inspirar as pessoas através das experiências pessoais.

E o facto de termos agora essa possibilidade de escolha, e de termos dois públicos - os participantes virtuais e os presenciais, faz com que surja a necessidade de adaptar a experiência para ambos.

E quando falamos em ponderar os recursos necessários para a participação num evento, a visão é mais geral e são tidos em conta os vários recursos, como os recursos financeiros, o temporais, a de sustentabilidade, etc.

Mas neste momento temos um desafio grande que tem a ver com mão de obra especializada que se perdeu. Algumas empresas não tiveram capacidade de manter a equipa, alguns profissionais liberais tiveram que optar por outra profissões, outros ficaram tanto tempo parados que vão necessitar de algum tempo de reintegração e algumas empresas vêm-se agora com orçamentos limitados para contratação de profissionais experientes.

A experiência passada não só em eventos mas no sentido de se lidar com imprevistos, resolução de situações, capacidade de organização, capacidade de orientar equipas e trabalhos, entre tantas outras qualidades que se desenvolvem ao longo da carreira, continuam a ser fundamentais. São essas capacidades que desenvolvemos ao longo da vida profissional que nos dão estrutura para evoluir para novos modelos de trabalho.

Há pouco tempo deparei-me com uma checklist de eventos antiga, dos anos 90. Claro que as necessidades dos eventos têm sofrido alterações e aquela lista era muito limitada e desatualizada mas depois fiz o exercício de pegar numa checklist de 2020 e compará-la com a de hoje… os temas de higiene e segurança sempre foram tidos em conta, mas agora os itens quadruplicaram nessas áreas. O mesmo acontece com os itens e procedimentos relacionados com a tecnologia incluída no evento e surgem até novas situações a verificar como a escassez de matérias e os custos adjacentes a essa escassez, as limitações às deslocações internacionais, etc.

E o futuro dos eventos daqui a 10 anos… sempre foi fundamental para nós adaptar o tipo /modelo de evento aos valores, à missão, à cultura e aos objetivos da empresa nossa cliente. Mas as empresas mudaram e vão continuar a mudar. Então, como acreditamos que o ritmo da evolução nos serviços relacionados com eventos vai continuar a ser rápido e a acompanhar as necessidades das empresas, esperamos alargar o leque das inúmeras possibilidades a apresentar ao nosso cliente para que o nosso aconselhamento seja mais assertivo e que continue a corresponder (ou até exceder) as expectativas daqueles que confiam em nós.

Seja qual for o modelo de eventos que vamos usar em cada situação, há algo que nunca vai mudar porque está no nosso ADN, o evento será único e memorável!

E… seja qual for o desafio que nos surja pelo caminho, depois desta crise percebemos que, estaremos prontos para o enfrentar.