< Previousadoece! Após aqueles segundos iniciais de reação incrédula ao receber o telefonema, passámos à solução. Como acompanhei todo o processo, do levantamento histórico à produção do guião, dos ensaios ao guarda‑roupa, já estão a imaginar quem foi o cicerone... eu mesmo! O mais engraçado foi, no momento da chegada do grupo, o cliente ver‑me trajado a dar início ao evento. Ainda hoje recordo o ar de espanto e de gozo. Só lhe segredei: já lhe explico... Rimos os dois. Foi um sucesso”. As situações boas, as menos boas, as que correm bem e as que exigem um plano B são o dia‑a‑dia desta profissão. “O mais importante em toda a nossa atividade é estarmos atentos, prevenidos, bem rodeados, sabermos liderar e especialmente sabermos atuar e responder com rapidez, bom senso e com os meios adequados às adversidades. Em todos os eventos, e porque lidamos com pessoas, materiais e equipamentos que são falíveis, temos que estar sempre dois passos à frente. Quem diz dois, diz três”. Cláudia Lopes: “Motiva‑me a criação de conceitos” O arranque da carreira de Cláudia Lopes na área dos eventos coincide com o fim do curso da Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril (ESHTE). Mais concretamente duas semanas antes. “Estava na reta final e ligaram‑me a dizer que me queriam. Que não aceitasse mais nenhuma oferta.” Já na ESHTE ajudava na organização de pequenos eventos, do qual se destacou uma iniciativa que desenhou juntamente com um colega de curso, o 1º Seminário de Organização de Eventos, e “que foi um sucesso”. “Não cheguei por engano, nem por acaso. Estudei para gerir e produzir eventos. Há quase 20 anos que cá ando e por cá quero continuar.” E hoje está na MUD.E, empresa que fundou. Os eventos são algo que a apaixona, mas sobretudo “motiva‑me a criação de conceitos e temas para os eventos”, sublinha. “Mais do que juntar pessoas, cadeiras e um palco pomposo, gosto de WWW.EVENTPOINT.PT 50 VIDA DE EVENTOS tudo o que gira em torno do conceito do evento, desde o dress code, à decoração, aos elementos únicos no catering e aos momentos de entretenimento pontuais. Tento sempre que tudo seja alusivo ao tema que se criou para o evento.” Borboletas na barriga é o que sente quando as ideias começam a sair do papel e se tornam reais. “E, como não poderia deixar de ser, motiva‑me o momento em que vou apresentar as propostas aos clientes. Gosto de lhes contar a história daquele evento, de lhes fazer sentir a emoção que o público vai sentir. Sei que a forma mais autêntica de o fazer é levar no meu olhar o brilho que quero impor ao evento.” O que mais gosta na atividade é “da adrenalina que sinto quando ‘abrimos portas’ ao público. É aí que começa a imprevisibilidade. Até esse momento estamos a ‘jogar em casa’, perante uma adversidade podemos reagir como quisermos: gritar, chorar, dar dois murros na mesa e mais um sem fim de reacções exageradas, mas depois de termos o público no evento, tudo isso tem que se transformar em calma e segurança. Não há tempo para vacilar”. Mas como em qualquer outra profissão há situações menos positivas. O amadorismo é algo com que não convive bem. Além disso, “detesto perder concursos, a menos que seja por preço. Um Volvo não é um Fiat. Cada um tem o seu valor”. Cláudia Lopes UM AVIÃO NUMA SALA DE CINEMA Um momento marcante da carreira aconteceu recentemente, “em que transformámos uma das maiores salas da cidade numa viagem de avião, proporcionando toda uma experiência em torno dessa atmosfera. Foi um evento cheio de detalhes, com um guião exaustivo e com algumas personalidades conhecidas. Foi um enorme desafio. No fim, recebemos largados elogios dos vários parceiros e do próprio espaço, pela subtileza e pelo primor que se sentiu ao longo dos dois dias. Gostamos de ser conhecidos por isso”. Mas há outros eventos especiais, nomeadamente alguns de responsabilidade social. Cláudia Lopes destaca um, “pelo público a que chegámos, na Santa Casa da Misericórdia de Albufeira. Senti na pele o alcance que um evento pode ter. Foram apenas algumas melhorias nos dormitórios, cantinas, salas comuns e jardins exteriores, mas que levaram uma alegria imensa àqueles adolescentes desprotegidos, mães solteiras e vítimas de violência doméstica. Foi incrível”. E nem nos momentos mais pessoais se consegue desligar dos eventos, ou os eventos se desligam dela. “Fui mãe num sábado quente de junho. Daí a dois ou três dias tínhamos um evento em Belém. Trabalhei normalmente até à véspera. A minha equipa já sabia todos os detalhes, mas um dos fornecedores ligou‑me na véspera para tirar umas dúvidas simples. O telefone vibrou, levantei‑me como pude (foi cesariana!) e fui ao corredor atender. Falei baixinho. Do outro lado ouvi: ‘Olá Cláudia, tudo bem? Desculpa ligar‑te a esta hora. Estás a almoçar? Queres que ligue mais logo? Porque estás a falar tão baixinho? Estás bem?’ Eu: ‘Sim, sim tudo bem. Podes falar. Estou na maternidade, mas há algum problema?’ De lá: ‘Problema nenhum. Falamos depois quando saíres daí. Foste visitar alguém?’ Eu: ‘Podes dizer, só devo sair daqui a uns dias. Fui mãe.’” UM ACENO ESPECIAL A vida de eventos tem o condão de proporcionar várias histórias, muitas delas inesquecíveis. O momento mais hilariante para Cláudia Lopes envolveu a figura de Marco Paulo. “Há uns anos, em Tróia, organizámos uma Gala de entrega de prémios em que o Marco Paulo tinha um papel fundamental. Fiz questão de o acompanhar no camarim, de o ajudar WWW.EVENTPOINT.PT 52 VIDA DE EVENTOS com os ensaios, de aprumar os colarinhos da camisa impecavelmente engomada, tudo. Foram largos quartos de hora com ele. No dia seguinte, quando estávamos a preparar a saída dos convidados, ouvi o meu nome muito ao longe. Era ele, o próprio do Marco Paulo a acenar‑me euforicamente da janela da sua suite do último andar e a mandar‑me beijinhos. Que emoção. Muito envergonhada devolvi o aceno e o beijinho, claro!” Mas também há momentos de muito stress em que as coisas podiam não ter corrido bem. “Numa sala bem conhecida da cidade de Lisboa, não tivemos como reservar os dois dias para montagens. Tínhamos 24 horas para tudo: montagens, evento e desmontagens. O evento teria que arrancar às 19h00. Começámos cedo e tudo corria como o previsto, mas ao fim da manhã uma das plataformas elevatórias que afina o material que está suspenso avariou. Estávamos em plena época alta de eventos corporativos e não havia mais plataformas para alugar ou que chegassem em pouco tempo. O stress instalou‑se com o tempo a passar e ainda tanto por montar e afinar. Foram duas horas que me pareceram dois dias. Foi‑se montando o que se podia até à chegada do novo equipamento. Estávamos a três horas do evento e a dita plataforma ainda lá andava a afinar. As equipas do catering, da decoração e da animação num verdadeiro corropio para terem tudo pronto. Parecíamos aqueles filmes em fastmotion. Lembro‑me bem do silêncio que se ouvia. Apesar de tudo, estávamos todos altamente concentrados no que tínhamos para fazer. Faltavam 15 minutos para as 19h00 e estava tudo pronto a abrir as portas. Fazia um frio de rachar mas nunca eu senti tanto calor na minha vida. É nestes momentos em que somos obrigados a aprender e a corrigir erros. Tenho a certeza de que todos aprendemos muito com aquela sexta‑feira de dezembro.” Cláudia Coutinho de SousaEMPRESAS E ASSOCIAÇÕES: A PANDEMIA, OS EVENTOS E O FUTURO O impacto da pandemia fez‑se sentir em todo o mundo, em diferentes áreas e domínios. A indústria dos eventos não foi exceção e a Event Point tem vindo a ouvir, ao longo de todo este período, os mais diversos atores, as suas preocupações, os desafios do momento e as expectativas relativamente ao futuro do setor. Nos encontros online, foi dado também foco a empresas e associações, para apurar como resolveram a questão da comunicação com os seus públicos, que vantagens e desvantagens encontraram nos eventos virtuais e que visões têm dos eventos corporate e associativos nos próximos tempos. E voltamos a ouvi‑los para esta edição da Event Point. Anabela Silva WWW.EVENTPOINT.PT 54 PAINEL A APOSTA NO DIGITAL COMO FORMA DE COMUNICAÇÃO “Os desafios impostos pelos meses de quarentena obrigaram‑nos a repensar e a adaptar a nossa comunicação, nomeadamente no que diz respeito à participação e realização de eventos. Na BP procurámos acompanhar as tendências do contexto e apostar no digital como forma de comunicação com os nossos públicos internos e externos”, começa por explicar Anabela Silva, diretora de Marketing e Comunicação Externa da BP Portugal, dando o exemplo da Convenção de Rede de Retalho, um evento interno com uma componente externa, que é para a empresa “um momento muito importante” para garantir o alinhamento de mensagens e objetivos entre todas as partes do negócio. “Por se tratar de um evento para mais de 500 pessoas teve de ser obrigatoriamente repensado, tendo sempre em mente a importância de não quebrar e continuar a estimular o contacto entre todos.” E, aqui, as redes sociais foram um “canal de excelência” para manter o contacto e prevenir perdas de informação e motivação, acrescenta Anabela Silva, adiantando não ter sido necessário recorrer a apoio externo no desenvolvimento de soluções virtuais. E o feedback foi “bastante positivo”. A empresa vê inúmeras vantagens na realização de eventos virtuais, nomeadamente no que toca à possibilidade de reunir pessoas de diferentes partes do mundo sem necessidade de deslocação. “Por sermos parte de uma empresa global, estamos há muito habituados a assistir a eventos virtuais feitos a partir da nossa ‘casa‑mãe’ no Reino Unido e reconhecemos, por isso, o seu valor.” Mas o facto de não estarem reunidos no mesmo espaço é também uma desvantagem, “uma vez que a componente de contacto ‘one‑to‑one’, tão importante nas equipas e na relação com os stakeholders, é inexistente quando em ambientes digitais”. Voltar aos eventos presenciais é algo que a companhia espera conseguir num futuro o mais próximo possível, “pois não acreditamos que este tipo de contacto seja prescindível, de todo”. Mas, em linha com todas as recomendações das entidades de Saúde, “tal acontecerá apenas quando as garantias das condições de segurança forem asseguradas por completo, pois essa é sempre a nossa prioridade”, frisa Anabela Silva.Serão então os eventos totalmente virtuais ou híbridos uma solução para o futuro? “Sim, sem dúvida, mas sempre como um complemento e nunca como substituto”, sublinha. E conclui: “Este foi um momento importante para que todos percebessem que é possível existir diálogo no digital, mas tal não significa que a componente presencial deixe de ser uma parte essencial para alguns negócios, em particular para a BP, onde o network é uma das peças‑chave para o sucesso. Terão que existir novas formas de pensar os eventos presenciais, para que estes continuem a ser momentos únicos e diferenciadores, para que possam ser desejados pelo público e competitivos para as empresas continuarem a considerá‑los nas suas escolhas.” PANDEMIA DEIXA IMPRESSÕES… DIGITAIS Numa das Conversas da Event Point – série Quarentena, a 20 de abril, estiveram à conversa Sandra Fazenda de Almeida, diretora executiva da APDC – Associação Portuguesa para o Desenvolvimento das Comunicações, e Daniel Ferreira, diretor clínico do Hospital da Luz e presidente da Comissão Organizadora e da Comissão Científica do Congresso Português de Cardiologia (CPC) em 2019. Voltamos a ouvi‑los para conhecer as suas visões para o futuro dos eventos associativos: Sandra Fazenda de Almeida na perspetiva de uma associação que também organiza diferentes eventos; Daniel Ferreira na ótica de quem teve em mãos a organização de um dos maiores congressos médicos em Portugal e de quem participa, como delegado e orador, noutros encontros científicos no país e além‑fronteiras. SEIS PERGUNTAS A SANDRA FAZENDA DE ALMEIDA Nestes meses de quarentena, como resolveram a questão da comunicação com os públicos, interno e externo? A APDC assume‑se como plataforma de debate e reflexão de todos os temas decisivos e mobilizadores da transformação para o digital e, por isso, a nossa comunicação com os nossos públicos é eminentemente digital. Criámos uma nova newsletter e área específica no nosso website dedicado a dar visibilidade à resposta tecnológica, dos nossos associados e WWW.EVENTPOINT.PT 56 PAINEL parceiros, aos problemas que emergiram com a pandemia. Os únicos impactos que a pandemia teve na atividade da associação foi efetivamente na edição da nossa revista trimestral ‘Comunicações’ [que viu condicionada a sua produção e que, pela primeira vez desde 1985, foi distribuída exclusivamente por meios digitais] e na área dos eventos. A associação organiza várias iniciativas ao longo do ano, desde pequenos‑almoços executivos, jantares reservados até conferências. Sobre o nosso grande evento anual – o Digital Business Congress –, que junta cerca de 2.000 profissionais, já tínhamos acordado adiar a sua realização, pois decidimos reposicionar o congresso numa nova data mais próxima do início do ano. Assim, a pandemia não teve impacto nesta decisão, mas reforçou ainda mais a determinação de realização apenas em abril de 2021. Transformámos os nossos ‘Digital Business Breakfasts’ em ‘Webmornings’, os nossos ‘Digital Business Dinners’ em ‘Point of Preview’ e organizamos vários outros webinares. Fizemos a transição para os eventos digitais com naturalidade, recorrendo às soluções e apoio dos nossos parceiros e associados – Cisco Webex Events, Microsoft Teams live events e Google Meet. No desenvolvimento de soluções virtuais contaram com apoio das agências de eventos ou necessitaram de outro tipo de fornecedores? Não recorremos a agências de eventos para estes eventos mais simples, que ocupam no máximo 1h30, mas estamos agora a realizar uma consulta a três agências para apoio na realização do nosso congresso anual. Contámos com o apoio das próprias empresas promotoras Sandra Fazenda de Almeida das soluções – Cisco, Microsoft e Google. É a vantagem de sermos a associação do digital e de podermos contar com o apoio das grandes tecnológicas presentes no nosso país. Qual o feedback dos públicos a este tipo de eventos? O feedback inicial foi tremendo e inesperado. Agora, acho que o mercado já normalizou, há mais oferta de eventos digitais, as próprias marcas estão a realizar as suas iniciativas e a retoma da nova normalidade veio trazer os números das audiências para perto (ainda que ligeiramente superior) dos públicos físicos. Que vantagens e desvantagens encontraram na realização dos eventos virtuais? Diria que a maior vantagem da organização de eventos virtuais é a possibilidade de atrair um público mais vasto. Desde que partilhemos o idioma (e, eventualmente, o fuso horário), podemos ter uma plateia com participantes oriundos de vários países. Os eventos limitados a um espaço físico restringem o público ao local onde acontecem e o digital veio quebrar essa barreira. Os nossos eventos são sempre gravados e disponibilizados para posterior visualização, mas faltava‑lhes a componente de interação que os eventos digitais possibilitam. Outra vantagem diria que é o custo menor, mas isso também depende de evento para evento e das funcionalidades que ativámos para cada evento digital. Podemos reduzir os custos para a organização e para os participantes, que evitam deslocações e otimizam o seu tempo. A maior desvantagem diria que é a falta de contacto físico nos momentos de networking. Com as regras existentes até ao dia de hoje, ponderam regressar aos eventos presenciais? Que requisitos precisam de ver assegurados para voltar a esse formato? Sim, ponderamos realizar eventos em formato híbrido: com uma menor participação de pessoas presencialmente, em combinação com o evento em formato digital, para uma plateia mais alargada. Só estamos a pensar retomar o formato presencial quando os números da pandemia estiverem mais controlados e em eventos onde claramente faça sentido, pelos oradores envolvidos e pelo tema abordado. Achamos que há outras oportunidades WWW.EVENTPOINT.PT 58 PAINEL para os eventos físicos, totalmente novas, desde as soluções de catering (com boxes individualizadas) até kits de proteção individual personalizados. Os eventos totalmente virtuais ou os eventos híbridos são uma solução para o futuro? Na APDC acreditamos que esta jornada vai deixar marcas sólidas que vão mudar para sempre os nossos eventos e forma de trabalhar. Por isso, estamos a analisar quais as melhores opções para o futuro dos nossos eventos. Gostamos de estar na dianteira do que melhor se faz em Portugal na área do digital. Por esse motivo, fomos também das primeiras associações a realizar a Assembleia‑Geral [AG] por meios telemáticos, recorrendo a uma plataforma especializada, desenvolvida pelo nosso associado Indra | Minsait. Este modelo virtual de realização da AG foi um sucesso, abrindo espaço para outras iniciativas semelhantes de outras organizações. SEIS PERGUNTAS A DANIEL FERREIRA Nestes meses de quarentena, assistiu ou participou em eventos virtuais? Nos primeiros meses da quarentena, o que assistimos foi ao cancelamento/ adiamento dos eventos médicos previstos, especialmente os que estavam programados para março/abril, uma vez que não houve tempo para os converter em formatos mais digitais. Rapidamente os vários promotores dos eventos médicos se adaptaram à nova realidade e converteram muitos dos eventos em formatos online síncronos ou assíncronos. O que assistimos também foi a uma verdadeira explosão de Daniel Ferreira Next >