A relação entre o protocolo e a tecnologia

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Isabel Amaral

Neste desafiante mundo novo em que agora vivemos e para o qual não estávamos preparados, as tecnologias ganharam uma imensa importância e os contactos presenciais foram sendo preteridos a favor da comunicação virtual.

Todos os dias participamos ou assistimos a vídeo‑reuniões, conferências telemáticas, cimeiras à distância, etc. Nalguns casos as tecnologias que surgiram ao longo destes dois anos facilitaram o trabalho do protocolo. Mas não deixa de ser verdade que o protocolo perdeu importância na organização de eventos virtuais.

Durante a presidência portuguesa da União Europeia o trabalho protocolar foi muito reduzido, visto que a maioria das reuniões e cimeiras acabaram por ser telemáticas. Não se colocava o problema de assentamentos como em anteriores presidências em que alguns líderes se recusaram, por exemplo, na reunião EU‑Africa, a sentar‑se ao lado do Presidente Mugabe. Mas o protocolo em encontros presenciais ganhou uma importância enorme com a repercussão viral do incidente diplomático que ficou conhecido como Sofagate. Nunca se falou tanto de protocolo (ou da sua falta) em todo o mundo.

A Cimeira Social do Porto, que foi presencial, realizou‑se um mês depois deste incidente e, neste caso, as novas vias de comunicação ajudaram a evitar os conflitos de precedências entre os líderes das três instituições europeias que estiveram presentes. Houve intensa troca de informações entre o gabinete da Presidência portuguesa e os gabinetes de protocolo das instituições europeias para que, no dia da Cimeira, fosse possível dar a cada um o lugar que lhe correspondia em cada momento da agenda protocolar desta cimeira. O protocolo contribuiu uma vez mais para evitar conflitos. Talvez se possa dizer que protocolo ajustado à atualidade é aquele que, em qualquer circunstância ou situação, simplifica a vida, torna mais fácil a comunicação entre todos, ajuda a transmitir ideias e a projetar uma imagem positiva da instituição.

O protocolo prejudicial é aquele que aplica rituais desatualizados e que deixaram de fazer sentido só porque “sempre se fez assim”, um argumento que a pandemia destruiu.

O protocolo, antes da pandemia, já beneficiava das novas tecnologias e dos novos canais de comunicação. Para os técnicos de protocolo portugueses ter um acesso fácil e rápido à legislação protocolar em vigor quando surgiam dúvidas na organização de um evento foi uma ajuda preciosa. E o desenvolvimento de formas de comunicação mais eficazes, também facilitou a preparação de qualquer evento protocolar sem envolver deslocações. Ter acesso aos venues por vídeo permitiu, por exemplo, aproveitar as novas tecnologias para diminuir os custos.

Ao longo destes dois anos, os profissionais de protocolo portugueses adaptaram‑se com facilidade às novas plataformas de comunicação que surgiram. As empresas de organização de eventos sobreviveram porque souberam desenvolver e colocar à disposição dos seus clientes estas novas formas de organizar eventos. No caso das empresas de formação especializada em protocolo foram as novas tecnologias que permitiram que continuassem a trabalhar a um ritmo menos intenso, mas realizando ações de formação à distância, com interatividade e benefícios mútuos. O formador não tem de sair de casa e pode estar a partilhar conhecimentos e a responder a dúvidas, socorrendo‑se das apresentações em powerpoint, que tem o mesmo impacto de que se fossem feitas presencialmente. Os custos diminuíram, mas perdeu‑se o convívio e a empatia que se gerava ao longo de um dia da formação presencial.

No mundo empresarial houve uma revolução na forma de comunicar. As empresas privilegiam vídeo‑reuniões e, como o teletrabalho lhes trouxe poupanças substanciais, essas tecnologias foram‑se aperfeiçoando. Até houve a preocupação de criar fundos para estas reuniões em que os participantes têm como cenário uma sala de reunião com o logótipo da empresa, quando na realidade estão todos nas respetivas casas. Esta é uma forma de conseguir separar a esfera profissional da esfera familiar, que antes de se inventarem estes fundos era impossível. Vivemos num mundo mediatizado que nos obrigou a repensar as regras protocolares. O protocolo, qualquer protocolo, tem de ser simples e invisível, mas continuando a contribuir para dar dignidade a estes eventos. Por isso continua a ser tão importante estarmos atentos ao nosso comportamento, posicionamento e atitude durante estes encontros virtuais.

O mundo mudou e dizem‑nos que nada será como dantes quando a pandemia finalmente desaparecer. É, por isso, difícil fazer previsões para a importância que o protocolo vai voltar a ter nesse novo mundo. Mas na APorEP acreditamos que o Protocolo vai manter a sua importância, porque mesmo aqueles que o criticam vão voltar a exigir que, nos eventos presenciais, lhes seja dado “o lugar que lhes compete pelas funções que desempenham”. E também acreditamos que as tecnologias que surgiram vão ajudar os técnicos de protocolo a cumprir melhor as suas funções.