Organização de feiras e eventos

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A organização de feiras de negócios é uma tarefa especializada, normalmente a cargo de empresas organizadoras de feiras, e dos venues, que muitas vezes organizam os seus próprios eventos. Nem todas as agências de eventos têm o know-how e os recursos para as executar, daí existirem empresas totalmente focadas na organização de feiras.

Com a pandemia, os desafios da organização de feiras aumentaram exponencialmente, mas aos poucos tem regressado alguma normalidade. Sobre feiras, vale a pena ler esta entrevista da Event Point à diretora de internacionalização da FIL, Fátima Vila Maior. Na conversa, a diretora reflete sobre as diferentes componentes da organização de feiras.  

Como organizar uma feira de negócios 

Normalmente, uma edição de uma feira demora seis meses a um ano a ser preparada. É necessário traçar um plano comercial e de marketing com os objetivos a atingir com a feira, analisar fraquezas e forças, perceber as oportunidades, e urdir uma estratégia para atingir os objetivos. A estratégia deve estar alinhada com um cronograma de ações e um orçamento. Depois há que montar a equipa que vai pôr em prática tudo isto. 

Planeamento

No caso de ser uma primeira edição da feira, ou de esta não ser organizada por um recinto ferial, há que escolher criteriosamente o venue. Metros quadrados, infraestruturas, funcionalidades, acessibilidade, capacidade de rede de internet, serviços próximos do venue (restaurantes, hotéis), entre outros, são itens a ter em conta na decisão. A escolha da data é igualmente importante. Impõe-se, portanto, verificar quais são os dias mais apropriados; se há outros eventos na mesma data que possam canibalizar público-alvo; e, claro, perceber se se trata de uma altura conveniente para a indústria objeto da feira. 

Público

A definição do público-alvo está intimamente ligada com os objetivos da feira. Essa análise é importantíssima, de modo a delinear a melhor estratégia em termos de comunicação e promoção, mas também como elemento para captar patrocinadores e expositores. É relevante também fazer uma previsão do público esperado na feira, uma vez que vai interferir com decisões futuras. 

Expositores

Captar expositores é uma tarefa determinante para o sucesso de uma feira. Um sistema de comunicação e de vendas tem de ser implementado, bem como de marketing. A proposta da feira deve ser o mais atrativa possível, e deve conter elementos catalisadores da presença. Oportunidades de networking, eventos paralelos, formas diferenciadas de interação são algumas ideias a reter.   

Patrocinadores

Os patrocínios são também importantes para a sustentabilidade de uma feira.  Bater indiferenciadamente à porta de patrocinadores talvez não seja a estratégia correta. O ideal é encontrar potenciais patrocinadores que estejam alinhados com o objeto do evento.  Depois deve fazer uma pesquisa alargada sobre esses potenciais contactos de modo a apresentar uma proposta que faça sentido, que seja personalizada, e que traga reais benefícios aos patrocinadores. Lembre-se que estas empresas recebem centenas de pedidos, pelo que é importante destacar-se na sua proposta, quer no conteúdo, quer na apresentação. 
 
Em 2018, a AIM Group apresentou um White Paper para ajudar outros organizadores de eventos a melhorar o espaço expositivo das feiras, de forma a que patrocinadores e expositores avaliarem de forma mais positiva a feira. “Promoting and selling an Exhibition: Innovative ideas to do it with success” é assinado por Kristofer Herlitz, especialista na meetings industry e managing director do AIM Group - New York Office.

Nesse artigo, ele refere: “Ao longo dos anos, tenho testemunhado um sucesso inconsistente das áreas de exposição, porque os organizadores e as empresas tendem muitas vezes a planeá-las, ou aos seus stands, a partir da sua própria perspetiva”, refere Kristofer Herlitz, acrescentando que, hoje em dia, “além do básico para se ter um bom programa de exposição”, como uma planta bem desenhada, um prospecto claro enviado com antecedência e intervalos no programa, que permitam aos participantes visitar a área de exposição, “há muitas formas inovadoras para melhorar a satisfação de todas as partes envolvidas”. O White Paper do AIM Group pode ser consultado aqui. 

Formato

O formato do evento, o programa (se há ou não eventos paralelos), são decisões a tomar.  A escolha de bons fornecedores nas diversas dimensões da feira: audiovisuais, segurança, limpeza, empresas de stands, catering, transportes contribui também para o sucesso desta. 

Promoção 

 A promoção de um evento é fulcral e hoje há diversas formas de o fazer. Criar um bom site do evento é um ponto de partida. Este deve disponibilizar informações claras para expositores e visitantes, possibilidade de as pessoas se registarem numa newsletter, e eventualmente ferramentas de inscrição e venda de bilhetes. A newsletter é uma excelente forma de divulgar os conteúdos que vai produzindo sobre a feira, instigando periodicamente o interesse nela. Juntamente com o site e a newsletter, deve apostar nas redes sociais. Estas são uma ótima forma de envolver os seus stakeholders. Considere também fazer campanhas de publicidade nas redes. 
 
A intervenção de uma assessoria de imprensa pode fazer com que o projeto tenha algum eco na imprensa. Considere, se o orçamento o permitir, fazer publicidade em jornais, revistas ou em meios audiovisuais que mais se ajustam ao público-alvo, quer em termos de expositores, quer no que diz respeito aos visitantes. E, claro, no dia do evento, se a comunicação social estiver presente é uma grande mais-valia.

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