Consultório de Protocolo: Recebeu um convite? R.S.F.F.

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No âmbito de um evento de assistência restrita, o convite é um elemento importantíssimo, através do qual o anfitrião expressa a intenção de receber um determinado convidado numa atividade ou ocasião especial.

De acordo com as mais elementares regras de boa educação, de cortesia e de protocolo, se um convite pede resposta, o convidado deve responder, seja qual for a sua decisão, dentro do prazo solicitado.

Na prática verifica-se, contudo, que tal nem sempre acontece, com todas as consequências daí provenientes em termos de organização e gestão de eventos e protocolo.

Assim (também) o demonstram os resultados do Quiz que preparámos em exclusivo para a Event Point, divulgado online no início de 2024. Com efeito, e face à última questão (Considera que atualmente a maior dificuldade na organização de cerimónias protocolares consiste em: (i) obter confirmações de presenças, ou respostas negativas, face aos convites enviados; (ii) cumprir o planeamento em termos de horários, programas e presenças institucionais, porque os imprevistos se sucedem; (iii) organizar os planos de seating; (iv) acautelar questões de segurança), os participantes responderam, quase unanimemente, que uma das maiores dificuldades no processo de organização de uma cerimónia protocolar é a obtenção de respostas aos convites, dificuldade esta que impacta de forma negativa numa série de aspetos, designadamente:

- Saber com antecipação e rigor quantos convidados participarão na cerimónia/evento;
- Aprovisionar e gerir todo o tipo de questões logísticas e recursos, com os inerentes e inevitáveis desperdícios;
- Tomar decisões relativamente ao número de refeições a encomendar, se aplicável, bem como a qualquer tipo de materiais a distribuir;
- Organizar os planos de seating protocolar (este é o aspeto mais delicado).

No entanto, a ausência de respostas, que por si só já é inconveniente, constitui uma parte de uma equação que continua, diríamos mesmo que, frequentemente, até ao final do evento:

- Quem não respondeu, comparece, podendo chegar mesmo a “exigir” o seu lugar protocolar;
- Quem respondeu declinando o convite, por vezes comparece também;
- Quem respondeu afirmativamente, por vezes não comparece nem informa previamente da sua desistência;
- Quem comparece, por vezes faz-se acompanhar por alguém não convidado.

Estas situações constituem uma real preocupação para quem cuida dos temas protocolares. Não raramente, perante centenas de convites enviados, consegue-se a resposta a poucas dezenas. Que medidas tomar para evitar ou, posteriormente, gerir as situações decorrentes desta realidade é a “one billion-dollar question”.

Algumas ações podem ser implementadas pela organização, nomeadamente com o grupo de personalidades protocolares a quem vai ser dado lugar marcado:

- Após o término do prazo de resposta indicado no convite, voltar a pedir gentilmente aos convidados que respondam (enviando um email, por exemplo) ou reenviando o convite.
- Se possível, entrar em contato diretamente com os convidados que ainda não responderam, ou com o seu staff, por telefone.
- Em última instância, informar devidamente que a ausência de resposta é assumida pela organização como não comparência (esta informação pode constar do próprio convite).

E ainda:

- Considerar a possibilidade de que alguns convidados que não respondam, ou que respondam negativamente, compareçam efetivamente ao evento. Neste sentido, estruturar um plano, ou planos, no que respeita às opções de seating protocolar.
- Em alguns casos, reavaliar a forma de convidar, considerando mudar para um método diferente, como por exemplo uma plataforma de resposta online, que pode ser mais conveniente e prática para algumas pessoas.
- Quando, mesmo após todas as hipóteses mencionadas, não se obtêm os resultados esperados, é importante seguir em frente com o planeamento tendo por base as respostas recebidas.

Se, por outro lado, o seu papel é o de convidado, e recebe um convite através do qual lhe pedem resposta, com recurso às expressões “R.S.F.F.” 1, “R.S.V.P.” 2, ou, simplesmente “Agradece-se resposta até ao dia xxx”, por gentileza, responda… Acredite, esse gesto (tão simples!) é mesmo muito importante para a entidade organizadora, sendo determinante para a fluidez e sucesso do evento.

 

1. Fórmula utilizada para pedir a resposta a um convite, significando “Responda se faz favor”.

2. A expressão R.S.V.P. (“Répondez s’il vous plaît”) é frequentemente utilizada em convites, para solicitar uma resposta formal, quanto à presença ou ausência do convidado numa determinada cerimónia ou evento. A sua origem remonta aos preceitos da Etiqueta em França, dado que era considerado educado e cortês responder prontamente aos convites que se recebia. O uso deste termo em convites torna-se comum no século XIX, transformando-se numa prática padrão em muitas culturas, mesmo nas não francófonas.