Os eventos nas universidades e o protocolo

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O Protocolo é utilizado de diversas formas e em vários setores de atividade, nomeadamente nas universidades, fazendo parte da sua identidade organizacional.

Aqui, o protocolo revela-se como um elemento de grande importância nas relações-públicas e comunicação institucional como ferramenta de divulgação do seu posicionamento interno e externo.

As universidades realizam atos solenes e não solenes, segundo rituais há muito instituídos pelos usos e costumes, sendo a tradição oral e alguma documentação escrita a base fundamental para a sua execução nas universidades portuguesas onde há pouca documentação escrita. A tradição, herdada ou reinventada, tem reflexo nos eventos organizados.

“O elemento simbólico do cerimonial pode ter papéis muito diferentes, conforme o momento e as circunstâncias da história. O protocolo – quem é convidado e quem aceita o convite, onde se senta etc. – pode ser considerado a afirmação ou a comunicação para a sociedade, num determinado momento solene, daquilo que são as perspectivas da organização, como se posiciona interna e externamente” disse-me o antigo Reitor da Universidade de Lisboa, Professor Doutor Barata Moura.

As cerimónias universitárias regem-se por regras protocolares que têm sido transmitidas ao longo das épocas, algumas baseadas em leis e disposições legais, outras baseadas em regras consuetudinárias e outras ainda baseadas tão somente na cortesia das relações entre as pessoas. O cerimonial utilizado nestes atos por vezes consta de alguns guiões escritos que vão, em muitos casos, sendo reescritos e adaptados ao passar dos tempos. É curioso observar que algumas das organizações que ainda subsistem da época medieval são as universidades e o exército.

A presidência de uma cerimónia na universidade está regulada pela sua organização interna e por disposições legais como o RGIES e a Lei das precedências do Protocolo do Estado Português – Lei n.º 40/2006. Aqui podemos ver confirmada a autonomia universitária, não havendo lugar para qualquer dúvida como consta no Artigo 39.º da mesma lei e que diz respeito às autoridades universitárias e aos politécnicos:

1 -Os reitores das universidades e os presidentes dos institutos politécnicos presidem aos atos realizados nas respetivas instituições, exceto quando estiverem presentes o Presidente da República ou o Presidente da Assembleia da República.

2 -As deputações dos claustros académicos que participem em cerimónias oficiais seguem imediatamente os respetivos reitores ou presidentes.

Nos eventos na universidade e estando presentes personalidades que constam da referida lei, esta também terá de ser utilizada. Haverá sempre que ter em conta outros convidados que, pela sua importância para a instituição, terão um lugar de assentamento apropriado para a ocasião. Poderá ser o convidado de honra, o homenageado, o patrocinador de um prémio, de um anfiteatro ou outra iniciativa. Também terá de ser acautelada a disposição legal de atribuição de lugar para os cônjuges ou unidos de facto (desde que expressamente convidados para a ocasião).

A tipologia do local do evento é muitas vezes um factor de decisão para a execução de plano de assentamento, com por exemplo: na Universidade de Coimbra (Sala dos Capelos) ou na Universidade de Évora, a disposição dos lugares é influenciada pela existência de lugares elevados nas laterais, destinados antigamente aos coros ou ao clero e que permitem sentar o claustro académico separado dos restantes convidados; na Universidade do Minho a disposição também é influenciada pela menor largura e grande comprimento da sala; na Universidade de Lisboa, tendo a Aula Magna sido construída de raiz para este tipo de cerimónias, já viu algumas alterações da utilização dos diferentes sectores à medida que aumenta o número de professores e de convidados.

O Protocolo é formado por regras, preceitos e leis que visam um eficaz e harmonioso relacionamento de quem está presente num evento, sendo o Cerimonial a forma de como todo o ritual é organizado e executado.