Eventsolutions: “Desenhada para eventos complexos”

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A solução para acreditações da Eventsolutions, uma spin-off da Mad4ideas, permite “vários fluxos de receção de participantes, com tipologias diferentes”.

E é “altamente configurável”, explica Rui Pinheiro, cofundador e gestor da empresa. Desde sistemas de auto check-in, até check‑in com hospedeiras, com pesquisas avançadas, leitura de códigos QR, Bluetooth, etc., fazem desta uma plataforma “desenhada para eventos complexos”.

“O nosso serviço de acreditação é uma das componentes de um conjunto de serviços mais alargados, que compreende toda a gestão de participantes, e que inclui a promoção, gestão de convites e de participantes, comunicações, app do evento, etc.”, começa por referir Rui Pinheiro, responsável da Eventsolutions.

“Acima de tudo, a nossa plataforma de check-in é eficaz e eficiente. Eficaz porque um processo de acreditação não pode ter falhas, eficiente porque os check-ins são normalmente feitos sob pressão. À entrada de um auditório, após um coffee break, muitas vezes é necessário fazer um controlo de acessos por forma a que 1.000 participantes entrem na sala em poucos minutos”.

Mas os argumentos da Eventsolutions não ficam por aqui: a facilidade com que se apresenta informação útil ao operador -a hospedeira, por exemplo -, de modo a simplificar a receção e encaminhamento de cada tipo de participante; a impressão de etiquetas em vários formatos; a gestão de acessos a sessões, com check‑in e check-out; gerir ainda stocks de brindes, bengaleiro, e muito mais.

Em resumo, “é altamente flexível e configurável”, garante Rui Pinheiro. “Simples o suficiente para que o cliente consiga trabalhar com ela de forma autónoma, mas também robusta para permitir que todas as funcionalidades descritas operem com fluidez”.

Outro aspeto importante é o do reporte. “Cada vez mais é importante perceber o funil de conversão da participação num evento: Convite, Inscrição, Presença, Interação. Compreender que comunicações são eficazes, onde se encontram os pontos de ‘abandono’, quem esteve presente no evento ou não, e porquê; são essenciais não só para avaliar o sucesso do mesmo, mas também no planeamento dos seguintes”. E acrescenta, “Além dos relatórios que disponibilizamos, que facilitam estas análises, temos sempre a possibilidade de ir mais fundo para responder a necessidades particulares de cada evento”.

A integração é chave

“Na maioria dos eventos em que trabalhamos as inscrições nunca chegam a fechar. No próprio dia do evento temos participantes a inscreverem-se ou a chegarem sem inscrição. A nossa solução é totalmente integrada com os sistemas de envio de e-mails e sms, inscrições, app mobile e streaming (nestes casos com a Shake It), por forma a que qualquer participante, inscrito ou não, possa ter a mesma experiência de evento que os restantes”.

Ideias diferentes

A plataforma está em constante melhoria, com novidades todas as semanas. Neste momento o foco está no desenvolvimento de check-in com Bluetooth e beacons (com a Shake It), e com RFID à vista.. “E estamos também atentos às tecnologias de blockchain, que nos parecem muito interessantes para os eventos pagos, nomeadamente os de lazer e de cultuta, que também fazemos”, conclui Rui Pinheiro.

Para mais informações:
info@eventsolutions.pt
www.eventsolutions.pt