Cvent deixa dicas de planeamento e organização

# tags: Agências , Eventos , Dicas , Meetings Industry

A Cvent, empresa de tecnologia para eventos e reuniões, reuniu um conjunto de dicas de planeamento para antes, durante e após o evento.

Há sempre desafios, alguns inesperados, quando se trata de planear um evento. Por isso, é importante pensar em todos os cenários possíveis e ter algum jogo de cintura no momento dos ajustes aos contratempos. Ter um bom planeamento é essencial e a Cvent deixa algumas dicas para antes, durante e após o evento.

Antes do evento

Começar cedo. Talvez na maioria dos casos, os organizadores não têm controlo sobre isso, dado que está nas mãos de quem os contrata. De qualquer forma, começar o mais cedo possível é crucial.

Definir objetivos claros. “Cada evento é uma oportunidade para melhorar”, escreve a Cvent e definir objetivos sobre o que se espera alcançar com o evento é fundamental, seja o aumento do número de participantes, mais receitas ou um maior envolvimento dos delegados.

Compreender o propósito do evento. Conhecer com antecedência o propósito, os objetivos, o tema do evento facilita o planeamento. Sabendo o contexto torna mais fácil a escolha do venue, o formato ou a conceção do evento, por exemplo.

Identificar os recursos. Tendo em conta a dimensão do evento, é preciso definir a equipa desde o início – ver se a sua equipa é suficiente ou se necessita de contratar. Assim, o orçamento será suficiente para trabalhar.

Promova o seu evento. O desenvolvimento de um plano abrangente de promoção de eventos é importante. Sem a utilização de ‘email marketing’, um site do evento, campanhas nas redes sociais e anúncios, os participantes não sabem que o evento vai acontecer.

Durante o evento

Ter sempre café. Seja uma conferência, um workshop ou qualquer evento que tenha vários oradores no programa, convém que os organizadores se certifiquem de que existe café.

Adaptar o conteúdo do orador e do programa. Em alguns eventos é possível fazer ajustes no programa, com base na resposta dos participantes. Ou seja, se um orador não estiver a ser bem classificado pelos participantes na app do evento e se for dar a mesma palestra numa hora diferente, os organizadores podem considerar alterar o horário ou substituir essa sessão por uma outra de um orador com melhor classificação.

Estar preparado para tudo. Há coisas difíceis de prever, já se sabe. Por isso, é importante estar preparado para tudo e estar até abastecido de coisas úteis como uma caixa de costura ou um estojo de primeiros socorros, por exemplo.

Após o evento

Fazer algo com os dados. Vão ser recolhidos muitos dados no decorrer do evento – na app do evento, no check-in no local, em inquéritos, etc. Os dados recolhidos antes, durante e depois do evento “têm um valor inestimável”, afirma a Cvent, que considera importante os organizadores pensarem no que vão fazer com essa informação.

Rever os objetivos e atualizar os stakeholders. “É necessário comprovar o sucesso do evento”, lembra a Cvent, que aconselha a que seja reservado algum tempo logo após o evento para identificar o que correu bem e o que não correu. Os stakeholders vão ficar mais impressionados se forem apresentados resultados concretos.

Dicas para se manter organizado durante o planeamento

Às dicas de planeamento, a Cvent acrescenta alguns truques para que os organizadores se mantenham organizados durante todo o processo. Há muito para fazer e, por vezes, pode ser muito fácil perder o controlo da situação.

Utilizar uma única plataforma de gestão de eventos. Manter todos os planos e processos numa única plataforma pode ser uma boa forma de não se perder o rasto de nada.

Colocar tudo no calendário e reservar tempo para trabalhar. O calendário é essencial e a codificação por cores das reuniões com base no evento pode ajudar. E se for normal a existência permanente de reuniões, todos os dias, é importante reservar algum tempo no seu calendário para avançar com o trabalho, enviar emails, etc.

Tomar todas as notas num só lugar. É fácil saltar do computador para o bloco de notas e para o telemóvel, mas o melhor será concentrar tudo num só lugar – um sítio que esteja sempre acessível.

Organizar a estrutura dos ficheiros. É fundamental a organização dos ficheiros, quando são organizados vários eventos ao longo do ano. Por isso, pode criar pastas no início de cada evento, para que, mais tarde, seja mais fácil encontrar a documentação respetiva. E à medida que o evento se desenrola, organizar sempre tudo nas pastas corretas.

Definir lembretes para verificar e iniciar projetos. “O correio eletrónico é maravilhoso – ainda mais, porque é rastreável – mas é fácil perder o rasto de uma conversa quando alguém não responde”, avança a Cvent, que sugere, por isso, a definição de um prazo para uma resposta e a criação de um lembrete para a verificação dessa resposta. Assim, o organizador não se aperceberá demasiado tarde de que nunca recebeu uma resposta.

Fazer um ponto de situação no início de cada semana. Logo no início da semana, deve ser feito um ponto de situação e uma previsão do que está para vir. É importante criar uma lista de tarefas para o dia, semana, mês ou até para o ano, e reavaliar a lista no início de cada semana, para manter o controlo das tarefas.

Aprender a gostar do processo. Trabalhando com uma equipa, o processo pode ser uma boa ajuda; havendo uma forma de se fazer alguma coisa, é mais fácil certificar-se de que essa foi feita e da forma correta. O processo deve ser atualizado, sempre que necessário e a equipa deverá ter formação sobre isso.

Fechar os projetos quando estes terminam. No final de um projeto, muitas vezes os documentos continuam guardados no ambiente de trabalho do computador, por exemplo, pelo que deve ser reservado algum tempo no final de cada projeto para o encerrar, certificando-se de que tudo está na pasta correta e de que tem todas as notas que possam ser necessárias para uma próxima edição do evento.

“É tudo uma questão de saber o que funciona para si”, indica a Cvent, que recorda que a organização é pessoal e que aconselha os organizadores a pensar criar um sistema que funcione para cada um. Por outro lado, “nunca tenha medo de abandonar o sistema se ele não estiver a funcionar e de começar de novo. Cada dia é um novo começo”, frisa o artigo.