Do check-in à experiência: a tecnologia ao serviço do segmento MICE na hotelaria

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Um evento de sucesso já não se mede apenas pelo número de participantes, mas pela experiência que deixa para além do venue.

No universo MICE, vivemos uma transformação acelerada, onde a logística e os espaços já não bastam. O verdadeiro diferencial está na criação de experiências imersivas e memoráveis – experiências essas cada vez mais impulsionadas pela tecnologia. Enquanto diretora-geral de um hotel que aposta fortemente no segmento dos eventos corporativos, testemunho diariamente como a inovação digital se tornou essencial para acompanhar as novas exigências das empresas e dos profissionais que procuram os nossos espaços e as nossas soluções.

Os eventos híbridos e virtuais não são apenas uma alternativa: são uma realidade consolidada. Através de plataformas de streaming, webinars interativos ou ferramentas digitais de networking, é possível ampliar o alcance de qualquer evento, permitindo que participantes de diferentes geografias interajam em tempo real. Esta evolução tem alterado a forma como as empresas encaram a deslocação profissional, tornando os eventos mais acessíveis, sustentáveis e inclusivos.

Mas não é apenas no formato que a tecnologia está a causar impacto. A recolha e análise de dados, potenciadas por inteligência artificial, permitem um nível de personalização antes impensável. É agora possível antecipar preferências, ajustar conteúdos e até recomendar opções de viagem mais eficazes e económicas. Para nós, enquanto anfitriões de eventos corporativos e reuniões, esta capacidade traduz-se na oferta de experiências adaptadas a cada participante – desde a escolha do alojamento aos serviços complementares –, o que se reflete num aumento significativo da satisfação e da fidelização.

A gestão operacional também beneficia largamente da digitalização. Softwares integrados de gestão de eventos permitem centralizar tudo, desde inscrições ao catering, com maior eficiência e menor margem de erro. Estas soluções libertam tempo e recursos, que podem ser investidos naquilo que realmente importa: o conteúdo do evento, o contacto entre pessoas e a experiência dos participantes.

Além disso, tecnologias imersivas como a realidade aumentada e a realidade virtual começam a ganhar espaço nos eventos mais inovadores. Imaginemos uma visita virtual a um destino turístico como parte de uma conferência ou um jogo interativo para dinamizar pausas entre sessões – estas soluções não só cativam, como aumentam a retenção de informação e o envolvimento emocional.

E depois há a personalização, a palavra de ordem do momento e que a hotelaria bem conhece. Os participantes esperam itinerários à medida, comunicações dirigidas individualmente, experiências exclusivas. Neste cenário, os hotéis que utilizam a tecnologia para captar e interpretar dados dos seus hóspedes e dos seus clientes MICE conseguem antecipar necessidades e estabelecer relações mais robustas. No Outsite Mouco, por exemplo, procuramos cruzar e conciliar o tipo de evento que um cliente procura com as suas necessidades de alojamento, trabalho remoto, reuniões paralelas ou experiências de lazer.

Ainda assim, é importante sublinhar que a tecnologia não substitui a essência da hospitalidade. Pelo contrário, deve potenciá-la: é uma ferramenta ao serviço de uma indústria que sempre se caracterizou pela relação entre pessoas. Os hotéis são players importantes no segmento MICE, mas muitos ainda estão presos a uma realidade tradicional e conservadora dos eventos corporativos. O desafio para a hotelaria é conjugar inovação com autenticidade, eficiência com empatia, e estar a par das últimas tendências do mercado para continuar a aportar valor para os clientes que procuram experiências diferenciadoras. É precisamente aqui que está o futuro: na capacidade de usar a tecnologia para criar eventos mais humanos, memoráveis e impactantes.