O que é o protocolo de eventos
01-10-2023
# tags: Protocolo
Vulgarmente, o protocolo é designado como o comportamento adequado e previamente definido a ter num evento social ou ato público formal. No que diz respeito a empresas, o protocolo é hoje um instrumento obrigatório e fundamental de comunicação com o exterior. Mas o que é, afinal, o protocolo empresarial aplicado a eventos e qual a sua importância? Segundo a especialista em protocolo Teresa Byrne, CEO da TByrne Consulting, o protocolo empresarial é uma “ferramenta para lidar com o imprevisto e o inesperado”. Por protocolo empresarial entende-se “o conjunto de regras, normas e práticas que estabelecem como as empresas se devem comportar e comunicar em situações formais ou oficiais. Abrange a comunicação verbal e não verbal, as regras de etiqueta, a conduta empresarial em eventos e em situações de negociação”. Organização de um evento exige muito planeamento Organizar um evento de sucesso, que transmita uma imagem de profissionalismo e rigor, requer muita preparação e planeamento, “desde a disposições dos lugares, às configurações das mesas, a ordem dos discursos, a utilização correta das bandeiras e outros detalhes que fazem a grande diferença na perceção que os convidados terão do evento”. Teresa Byrne considera que se o protocolo for bem utilizado “temos uma importante ferramenta estratégica, que nos permite conseguir fazer acontecer aquilo que o cliente, a instituição, a organização tem como objetivo quando faz o evento”. Empresários “mais conscientes” da importância do protocolo de eventos A propósito da importância do protocolo para eventos empresariais, Isabel Amaral, presidente emérita da APorEP – Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo, lembra que “vivemos num mundo em que a exposição mediática é total e em que qualquer pequeno passo em falso pode ser divulgado imediatamente nas redes sociais”. De acordo com a autora do livro “Imagem e Sucesso”, os empresários “estão cada vez mais conscientes da importância do protocolo para a transmissão de uma imagem empresarial positiva”, daí que não arrisquem organizar um evento “sem pedir a ajuda de um especialista de protocolo que os oriente na elaboração dos convites, definição do programa e acompanhamento das várias fases do evento”. Na opinião da Especialista em Imagem, Comunicação e Protocolo, um dos erros mais comuns em eventos está relacionado com a colocação da bandeira nacional. “Apesar de não ser indispensável ter bandeiras só porque estão presentes algumas altas entidades, em termos de comunicação não-verbal, um palco com bandeiras confere autoridade e credibilidade ao evento”, explica. Responsável pelo protocolo empresarial deve articular com o gestor do evento Segundo Cristina Fernandes e Susana Casanova, cronistas da rubrica “Consultório de Protocolo” da Event Point, “o protocolo não altera os factos nem o rumo dos acontecimentos. Pode alterar, isso sim, as perceções que os públicos têm sobre os factos. E isso, só por si, pode acarretar uma inestimável mais-valia na imagem organizacional”. Considerando que o mercado dos eventos “se tem afirmado como essencial para a economia portuguesa”, as duas especialistas nacionais na área explicam que um responsável de protocolo num evento empresarial deve “basear a sua atuação em três pilares fundamentais: a inquestionável cortesia no relacionamento com todos os intervenientes, a capacidade de gerir situações diversas e, por vezes, sensíveis, sem hesitações e, principalmente, o auto controle”. Discrição e objetividade fundamentais na execução do protocolo Para Cristina Fernandes e Susana Casanova, “é igualmente fundamental que um profissional de protocolo atue com total discrição, tendo sempre em mente que está ao serviço de uma personalidade ou instituição, sabendo, portanto, manter-se num registo de low profile”. Por último, é também “essencial” que todas as decisões tomadas pelo responsável de protocolo “assentem em critérios objetivos e explicáveis, se questionados. Deve, igualmente, integrar-se na equipa que gere o evento, como aliás todos os demais membros”. 
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