Regras de protocolo a seguir em eventos

O sucesso de um evento profissional está diretamente relacionado com o enquadramento  das regras de protocolo na sua gestão e preparação. A correta colocação de bandeiras, o  assentamento dos convidados e a lei das precedências estão entre as principais regras do  protocolo empresarial e de Estado. 

De acordo com as especialistas de protocolo e imagem Cristina Fernandes e Susana  Casanova, “a decisão de colocação de bandeiras num evento/cerimónia está relacionada,  também, com a mensagem/imagem que se pretende transmitir, de maior ou menor  formalidade”. 

Numa cerimónia com a presença de altas individualidades do Estado, nomeadamente dos  representantes dos órgãos de soberania, e “se o formato da cerimónia assim o permitir,  verifica-se a prática de colocação da Bandeira Nacional, normalmente acompanhada pela  bandeira da União Europeia (e, eventualmente, outras, em função das necessidades de  representatividade, nomeadamente de outros Estados)”.  

Bandeira nacional não pode ser usada como decoração de eventos  

Lembrando que “a bandeira nacional não é um adereço”, Isabel Amaral, presidente emérita  da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo, considera que “apesar de não ser  indispensável ter bandeiras só porque estão presentes algumas altas entidades, em termos  de comunicação não-verbal um palco com bandeiras confere autoridade e credibilidade ao  evento”. 

Citando a legislação em vigor, mais especificamente o decreto-lei nº150/87 de 30 de março  sobre o uso da bandeira nacional, Isabel Amaral explica que “nunca se deve usar a bandeira  nacional para revestir placas comemorativas, apesar de esta ser uma prática comum”.  

Lugar de honra para a bandeira de Portugal 

“O artigo 10.º determina que em atos públicos a Bandeira Nacional, quando não se apresente  hasteada, poderá ser suspensa em lugar honroso e bem destacado, mas nunca usada como  decoração, revestimento ou com qualquer finalidade que possa afetar o respeito que lhe é  devido”, reforça Isabel Amaral. 

Por outro lado, acrescenta, se a organização “decidir colocar bandeiras no palco ou no  exterior do edifício onde vai organizar o evento, é necessário respeitar o que está estipulado  no art.º 8.º daquele diploma: A Bandeira Nacional quando desfraldada com outras bandeiras,  portuguesas ou estrangeiras, ocupará sempre o lugar de honra, de acordo com as normas  protocolares em vigor”. 

Omissões legais sobre bandeira nacional dificultam organização de eventos 

Eduardo Mendes, vice-presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo,  sublinha, contudo, que “apesar da utilização da Bandeira Nacional ter ficado sujeita a regras, 

o facto de nem sempre serem claras tem dificultado a tarefa dos organizadores de eventos,  em especial dos responsáveis pela imagem e protocolo”. 

Segundo o especialista, essa “falta de clareza resulta, em alguns casos, de omissões legais,  isto é, aspetos e pormenores que consideramos importantes, mas que não encontram  previsão no texto da lei, e, noutros casos, de subjetividade interpretativa, uma vez que a  mesma norma permite duas ou mais leituras e interpretações distintas, todas válidas, à falta  de documento oficial mais elucidativo”. 

Plano de assentamento essencial para que convidados se sintam “bem tratados” 

Uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos organizadores de eventos é o assentamento  dos convidados, sobretudo no caso de haver altas entidades presentes. “Existem regras de  protocolo na lei 40/2016 de 25 de agosto que não podem ser ignoradas, mesmo em  cerimónias não oficiais. E nenhum organizador de eventos quer que aquilo que lhe deu tanto  trabalho a organizar apareça no dia seguinte nos jornais pelas piores razões”, afirma, a  propósito, Isabel Amaral.  

Recordando o objetivo do assentamento num evento empresarial - “dar a cada um o lugar  que lhe compete pela função que exerce para que todos os convidados sintam que foram  bem tratados” - a autora do livro “Imagem e Sucesso” explica que “muitos organizadores de  eventos portugueses desconhecem o termo assentamento e usam indistintamente as  palavras inglesas ‘seating’ ou ‘sitting’, sem saber que designam coisas diferentes: ‘seating’ é  a forma como os lugares estão distribuídos e ‘sitting’ é o verbo sentar. Ou seja, ‘sitting’ é o  que fazemos e ‘seating’ é onde o fazemos”.  

Protocolo dita que participantes sejam ordenados pela sua precedência  

O plano de assentamento “pode começar a ser estabelecido a partir do momento em que os  organizadores já obtiveram cerca de 75% das confirmações”. Através de programas  informáticos como o Excel é depois possível ordenar os participantes pela sua precedência e  atribuir um lugar na primeira fila aos anfitriões e autoridades. “A seguir distribuem-se os outros  convidados pela planta da sala”, diz Isabel Amaral. 

Cristina Fernandes e Susana Casanova também referem a existência de “diversos softwares  que podem auxiliar” na tarefa de planear o assentamento. “Desconhecem”, contudo, “algum  programa que esteja ajustado às precedências portuguesas (Lei n.40/2006) e que faça, por exemplo, uma equiparação com as precedências empresariais ou outras”.  

Na opinião das especialistas em protocolo, “a tarefa de sentar convidados e de respeitar  precedências, cargos, estatutos, antiguidades e outras variáveis é bastante complexa”.  “Acresce que no decurso do evento há sempre alterações de última hora a fazer, muitas delas  no local e no decorrer do evento”, recordam. 

Quem preside a um evento deve ocupar o lugar central 

Em matéria de protocolo de eventos, entende-se precedência como o estabelecimento de  ordem hierárquica, em especial de autoridades e de símbolos oficiais presentes. 

No caso de um evento corporativo que conte com a presença de altas entidades, “estas  deverão ocupar lugar de relevo, seja a presidir, seja ao lado de quem preside, seja nas  primeiras cadeiras dos convidados. Se coincidirem várias altas entidades deve respeitar-se a  lista de precedências estabelecidas no artº 7.º da Lei nº 40/2006, de 25 de agosto”, explica  Isabel Amaral.  

Regra geral, “quem preside a um evento é quem o promove, ou seja o anfitrião ou o ‘dono da  casa’. Ele ocupa o lugar central. E é a partir desse lugar central que se ordenam as outras  pessoas. Esse ordenamento tem de obedecer a critérios protocolares que sejam  compreensíveis e possam ser aceites por todos os intervenientes”.  

Regras de precedência em eventos são tema delicado  

Segundo a especialista, as precedências, “sejam oficiais ou empresariais, definem critérios  de ordenação de autoridades e/ou personalidades. Servem para definir a composição e plano  da mesa de presidência; a ordem de discursos; a ordem na fila de cumprimentos e nas  primeiras filas da assistência; os lugares numa mesa para assinatura de um contrato; os  planos de sala e de mesas num banquete ou num jantar da empresa; as mesas de abertura  e de encerramento de congressos ou seminários, etc”.  

Consciente de que as precedências são um tema delicado, a presidente emérita da  Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo elege como grande dificuldade quando no  evento estará presente “alguém que provoca anticorpos nos outros participantes”.  

Lei e bom senso justificam critério de ordenamento de participantes 

Para contornar esta situação, Isabel Amaral sublinha que “os organizadores de eventos em  Portugal devem estabelecer um critério de ordenamento de participantes ‘à prova de bala’ e,  no caso de estarem presentes altas entidades, devem ter sempre no bolso uma cópia da Lei  40/2006 de 25 de agosto, para poderem justificar com autoridade e assertividade o critério  que escolheram para o assentamento de convidados”.  

Num e-book que reúne respostas às principais questões de leitores da Event Point na rubrica  “Consultório de Protocolo”, Cristina Fernandes e Susana Casanova lembram que “uma das  funções do protocolo é gerir relacionamentos, pelo que, com toda a maleabilidade, deverão  ser consideradas todas as opções no sentido de evitar ao máximo 

qualquer constrangimento”. Caso isso não seja possível, “e esgotadas todas as alternativas,  confie-se no bom senso das partes envolvidas”. 

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