A tecnologia e o evento? Ou o evento e a tecnologia?

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Qual é a precedência? A tecnologia tornou-se tão essencial que dita regras para o mercado de eventos em 2024?

A tecnologia tornou-se cada vez mais essencial para o profissional de eventos. E o seu uso tornou-se tão vasto e envolvente, que abrange tudo o que fazemos, seja como pessoa física ou jurídica. Diariamente. A cada momento.

Também está presente em todas as fases de um evento (pré, durante e pós) e revoluciona constantemente a maneira como os planeamos, divulgamos, promovemos e produzimos.

Entretanto, todas as ferramentas e soluções de tecnologia estão voltadas para o ser humano, que busca ser entretido, capacitado, emocionar-se, educar-se, relacionar-se, envolver-se, encantar-se e fazer negócios, entre tantos outros objetivos.

Apesar do avanço e das melhorias que ela apresenta, a razão da sua existência e desenvolvimento está nas pessoas. Para escolher bem qual é a melhor ferramenta ou solução, a resposta está nos stakeholders do evento, sejam eles pessoas ou empresas.

Este intrincado e indissolúvel casamento do evento com a tecnologia está presente em todas as necessidades e tendências apontadas em todos os estudos e matérias do mercado de eventos nacional e internacional. E elas apontam para:

O “tripé” imprescindível

Tripé implica três pernas, certo? Ele seria: Tecnologia - Experiência – ESG. Mas se considerarmos que a tecnologia é imprescindível, além de dominar e dar sustentação absoluta ao nosso quotidiano, podemos considerar que o setor de eventos continuará ancorado em dois vetores: Experiência – ESG.

Event Experience

Experiência = envolvimento? Sim, mas não só isso.

Envolver é fazê-lo sair da passividade de só ouvir os oradores e passar a participar ativamente. É oferecer o fator UAU. É envolver de maneira positiva e emocionalmente o participante.

É, certamente, o que todos os stakeholders buscam. Está entre as top três de todas as pesquisas nacionais e internacionais sobre tendências. Mas este tópico aparece novamente, quando são apontadas as principais dificuldades (são precisos vários fatores, em várias áreas do evento para conseguir este objetivo).

Para isso, a check list de opções e, até mesmo deveres, é quase infinito. A forte procura e grande área de abrangência da experiência favorecem o uso da tecnologia como importante parceiro para auxiliar na entrega de experiências personalizadas.

Não se trata mais de apenas oferecer conteúdo personalizado, mas de criar momentos relevantes de envolvimento. De encontrar e interagir com pessoas que tem a ver uma com a outra. De ter networking de qualidade. Aquele que cria laços pessoais e/ou profissionais duradouros e, quando necessário, negócios.

A busca por experiência, em especial as criadas sob medida, também passa por formatos envolventes e personalizados, dando combustível para a escolha de ferramentas de tecnologia como RV e RA, live-streaming, plataformas de envolvimento e interação e as soluções de inteligência artificial – IA.

IA

O aumento exponencial do interesse e uso de soluções e ferramentas envolvendo inteligência artificial (IA) é sem precedente na história.

O motivo é bem simples: a ampla aplicação em todos os segmentos económicos, áreas corporativas e em atividades diárias das pessoas, além do enorme ganho na produtividade em tarefas, especialmente as repetitivas.

Este é o lado bom do uso da IA. Mas ela esbarra em sérios problemas legais, financeiros e de vulnerabilidade da segurança e reputação das empresas, que são questões essenciais, muito complexas e cuja solução parece ainda longe de estar resolvida.

E os eventos?

Hoje, os prazos estão cada vez mais curtos entre a solicitação e a execução, orçamentos reduzidos e expectativas dos participantes e marcas procurando eventos mais criativos, inovadores e personalizados.

É um cenário que precisa fortemente do uso de ferramentas que possam melhorar a produtividade do profissional da área. Elas tornam-se cada dia mais necessárias para entregar o tripé citado anteriormente. Ou seja, as aplicações para o setor são também inúmeras e podem ser encontradas em todas as fases do evento:

- Um único prompt pode entregar email marketing, posts, scripts de apresentações, gerar conteúdo para o evento;

- Otimizar a programação;

- Aprimorar o planeamento;

- Antecipar preferências dos participantes;

- Aprimorar análise de dados para matchmaking e networking;