“A IA é a chave para o futuro”
21-10-2024
# tags: Agências , Eventos , Tecnologia
Na Vok Dams, a inteligência artificial é “uma parte indispensável do nosso trabalho diário”, conta-nos Colja Dams.
O CEO de uma das maiores empresas de eventos do mundo sublinha que as empresas que não adotarem estas ferramentas “arriscam-se a ficar para trás, a longo prazo”.
Pode partilhar alguns exemplos específicos de como a IA está atualmente a ser utilizada no planeamento ou execução de eventos?
Para nós, na Vok Dams, a IA já se tornou uma parte indispensável do nosso trabalho diário. A IA já influencia todos os fluxos de trabalho de um evento, desde a estratégia e criação até à gestão e execução do projeto. A IA também desempenhará um papel importante na análise. Penso que já não há nenhum projeto em que a IA não seja utilizada.
Quais são alguns dos principais desafios ou obstáculos que o setor dos eventos enfrenta na adoção destas tecnologias?
O setor dos eventos enfrenta vários desafios na adoção das tecnologias de IA. Um deles é sem dúvida a gestão de dados e a privacidade. A IA depende muito dos dados e a gestão de grandes volumes de dados relacionados com eventos, garantindo simultaneamente a privacidade e a segurança, pode ser um desafio. Ninguém tem uma longa experiência na utilização da IA para eventos. Estamos no início da utilização da IA e estamos a dar o próximo passo na digitalização. E há muitos mais obstáculos, como as preocupações éticas, etc. Em geral, temos de pensar em novas formas de criar, planear e implementar eventos no futuro. A IA pode ser útil para várias tarefas básicas, mas são necessárias pessoas criativas e com pensamento logístico para a criação, consultoria e orquestração de um evento. Para que os objetivos planeados sejam alcançados e para que o respetivo evento corresponda às expectativas dos clientes e do respetivo grupo-alvo e se adeque à marca.
De que forma pensa que a IA pode melhorar a experiência dos participantes nos eventos?
As opções são infinitas. Aqui estão apenas algumas ideias. A IA torna muito mais fácil criar experiências mais pessoais através da análise (super-rápida...) de preferências, interesses e interações anteriores. Costumávamos fazer isto “à mão”, o que leva uma enorme quantidade de tempo. Tempo que agora podemos gastar em mais interações interpessoais. Uma poupança de tempo (e de custos) semelhante é também criada pela utilização de chatbots ou assistentes virtuais baseados em IA, que prestam apoio durante os eventos respondendo a perguntas, recolhendo feedback e facilitando atividades interativas para aumentar a participação. A IA também pode tornar processos como o check-in ou o registo de participantes muito mais rápidos, mais pessoais e talvez mais divertidos, tanto para o organizador como para os participantes. O importante em todas estas aplicações de IA é que os participantes não sintam que são geridos por máquinas, uma vez que a interação pessoal continua a ser a parte mais importante da experiência do evento. Sempre que sentimos que uma solução de IA torna a experiência menos pessoal, retraímo-nos.
Existem considerações éticas que os organizadores de eventos devem ter em conta quando utilizam a IA nos seus eventos?
Podem surgir vários desafios éticos aquando da implementação de eventos. Por um lado, os aspetos relacionados com a proteção de dados devem ser tidos em conta, especialmente quando se utilizam ferramentas de reconhecimento facial ou de análise de dados. Os eventos devem ser acessíveis a todos os participantes, independentemente das suas necessidades individuais – por isso, têm de ser inclusivos e sem barreiras. Os organizadores dos eventos devem também garantir que as tecnologias que utilizam são justas e transparentes e não conduzem à discriminação. Os impactos ambientais também devem ser tidos em conta nas soluções para os eventos, bem como as condições de trabalho. Nos eventos internacionais, há também que ter o cuidado de lidar de forma sensível com as diferentes exigências culturais. Ao ter em conta estes aspetos, os organizadores podem ajudar a garantir que os seus eventos sejam não só bem-sucedidos, mas também responsáveis e respeitadores.
Como imagina que a IA irá alterar o papel dos gestores e organizadores de eventos no futuro?
Atualmente, ninguém consegue imaginar a comunicação empresarial sem as redes sociais. As redes sociais tornaram-se um importante canal de comunicação. No Tik Tok, em particular, os fãs estão a ser inundados com conteúdos gerados por IA que são intercambiáveis, mas, acima de tudo, não são autênticos. Apenas há uma forma de conteúdo autêntico que continua a ser a comunicação: os eventos em direto. É por isso que temos a certeza de que estamos no início da próxima onda gigante, porque, como diz o ditado: Não se pode fingir [fake] eventos ao vivo. Isto significa que os eventos estão a tornar-se uma importante fonte de conteúdo e estão a tornar-se cada vez mais importantes. Quanto mais a IA aumenta, mais as pessoas querem ver “a coisa real”. Quer se trate de representantes de empresas, bandas de música, celebridades ou performances (de produtos). O aspeto pessoal dos eventos ao vivo sempre foi a força motriz do seu sucesso, e isso é algo que a IA não consegue entregar. No final, será a IA a impulsionar os eventos ao vivo.
Quais são as tecnologias ou tendências emergentes de IA que, na sua opinião, terão um impacto significativo no setor dos eventos?
A IA tem um poder transformador no setor dos eventos. Altera a forma como planeamos e executamos os eventos, bem como a experiência do evento para os participantes. Já quase não existem projetos em que a IA não seja utilizada. Na Vok Dams, utilizamos a IA para simplificar o processo de planeamento e melhorar as experiências dos convidados diariamente. Seja começando com ferramentas fotográficas muito simples, em que eu, enquanto participante, coloco a minha selfie e, em seguida, são selecionadas da nuvem, de entre inúmeras imagens, exatamente as fotografias em que posso ser reconhecido. Depois, a IA também garante que só são apresentadas as fotografias em que pareço estar a sorrir. Outro exemplo é a escolha do destino e do local corretos. Neste caso, a sustentabilidade e a IA podem complementar-se bem. Em grandes eventos, 80 por cento da emissão de CO2 provém da chegada e partida dos participantes. Isto pode ser facilmente otimizado através da seleção específica do local. Já oferecemos aos nossos clientes uma solução para este efeito com um parceiro. Também utilizamos a IA para hotlines de eventos para responder às perguntas dos convidados 24 horas por dia em diferentes línguas. Ou para criar mensagens de boas-vindas individuais.
Que conselhos daria aos profissionais de eventos que estão interessados em integrar a IA nos seus eventos?
A IA é, sem dúvida, a chave para o futuro, e as empresas que não aproveitam esta oportunidade arriscam-se a ficar para trás a longo prazo. No entanto, é crucial utilizar a IA em eventos de forma intencional e ponderada, onde ela pode fornecer um valor claro. Existem inúmeras tarefas na comunicação em direto que podem ser feitas de forma melhor, diferente e mais rápida utilizando a IA. E, provavelmente, ainda não as descobrimos todas. Em muitas áreas, a gestão clássica de projetos consiste em tarefas repetitivas que podem ser otimizadas. Aí, podem ser conseguidas imensas poupanças de tempo no quotidiano normal das empresas. Isto continua quando se trata de visualização. Os gestores de eventos devem adotar uma abordagem equilibrada e garantir que a utilização da IA se alinha com as necessidades do seu evento e dos participantes.
Como é que as empresas de eventos mais pequenas ou as organizações com recursos limitados podem tirar partido da IA de forma eficaz?
A melhor coisa da IA é o facto de estar disponível para todos. A dimensão da empresa ou dos recursos não tem qualquer impacto real na sua capacidade de utilizar as ferramentas de IA em seu benefício. A única limitação é a sua própria curiosidade e vontade de explorar. Todos nós descobrimos novas e melhores formas de trabalhar tentando (uma e outra vez...) e as ferramentas de IA, com a sua paciência e capacidade ilimitadas, são perfeitas para isso. E se realmente não tiver tempo ou vontade de explorar a IA, há muitas empresas que o podem ajudar. Teremos todo o gosto em indicar-lhe a direção certa.
