Enfrentar o novo normal do gestor de eventos

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No turbilhão dinâmico dos eventos, os gestores gerem uma multiplicidade de tarefas e neutralizam potenciais crises.

Enfrentam uma miríade de desafios que poriam à prova até os profissionais mais experientes. No entanto, mantêm-se firmes, demonstrando uma resiliência verdadeiramente louvável.

Olhando para os desafios que se avizinham, falemos, antes de mais, do campo minado da sustentabilidade. A subida das marés e os incêndios florestais estão a transformar os cenários de eventos, outrora previsíveis, em arenas de adaptação e urgência. Os profissionais de eventos sabem que transportar os participantes através de continentes em pássaros de metal não é propriamente “verde”. Entretanto, cada canapé não consumido é uma pequena lembrança da natureza potencialmente desperdiçadora dos eventos empresariais. Se juntarmos a isto a necessidade crescente de comunicar as métricas ESG, temos algumas águas agitadas para navegar. Mas nem tudo é negativo. Há muito a dizer sobre o impacto social positivo que os eventos empresariais podem e devem ter, mas medir o impacto é, na melhor das hipóteses, um desafio, e o planeta não pode esperar.

Passando para o abismo político, os gestores de eventos têm agora de navegar na política labiríntica da geopolítica. A reserva de um local tornou-se um sinal de apoio à ética política de um destino. Quando o destino não está de acordo com a organização que está a planear o evento, há sempre a difícil opção de boicotar. Será que o GPS precisa de estar alinhado com uma bússola moral, ou será que todos os destinos devem ser considerados? Existem opções construtivas para aqueles com problemas morais que optam por não boicotar, mas será que podem fazer a diferença? Muitos não estão sequer a considerar um destino, o boicote silencioso, que não aparece em nenhuma estatística, mas que está a tornar-se rapidamente o elefante na sala.

A redução de custos é necessária com a estagnação das economias. Os eventos estão a sentir os efeitos da subida vertiginosa dos custos. Os orçamentos estão a apertar enquanto as expectativas aumentam. As visões dos clientes de galas grandiosas chocam com a realidade de recursos cada vez mais escassos e os gestores têm de fazer um número de magia para manter o espetáculo na estrada sem gastar muito.

Um aspeto que afecta todas as áreas de negócio é o trabalho à distância, o génio moderno libertado da garrafa por cortesia de uma pandemia global. Se, por um lado, o trabalho à distância significa que os profissionais podem estar mais dispostos a interagir com outros seres humanos em eventos presenciais, por outro lado, também torna mais difícil transformar os pixéis de participantes distantes em participantes empenhados e presentes.

Entretanto, a segurança e a inclusão são uma obrigação. A criação de ambientes que não sejam apenas fisicamente seguros, mas que também apoiem a segurança emocional, está na primeira página do manual do organizador moderno. É imperativo manter os participantes a salvo de danos. Se quiser tirar o melhor partido das pessoas e conseguir que se envolvam verdadeiramente, os seus eventos têm de promover a pertença, e isso só é possível se as pessoas sentirem que os eventos são espaços seguros, onde todos são bem-vindos para partilhar abertamente.

Quando se trata de inovação, todas as atenções estão viradas para a inteligência artificial (IA), em particular com a sua promessa de simplificar o marketing de eventos. No entanto, apanhada na onda da eficiência algorítmica, a criatividade corre o risco de ser deixada à deriva. O profissional de marketing de eventos experiente sabe que o segredo para atrair pessoas para os eventos reside no toque humano - o toque de engenho que a IA não consegue imitar. Os profissionais de marketing de eventos criativos destacam-se do nevoeiro gerado pela IA ao criarem narrativas que se repercutem em pessoas reais.

Por falar em IA, os dados tornaram-se a estrela do norte para os gestores de eventos para apoiar a tomada de decisões informadas. Com as limitações severas de outras fontes de dados, os profissionais de marketing agora apreciam os eventos em toda a sua glória de high-touch e alta recompensa. Com um pouco de IA para ajudar, os gestores criam agora eventos e personalizam experiências com a precisão de um relógio suíço, explorando as profundezas digitais para obter informações e preferências dos participantes.

Não nos esqueçamos dos equilibristas digitais que estão a transformar os eventos híbridos, de paliativos à pandemia, em produções televisivas em direto de pleno direito. Os participantes exigem flexibilidade e que participem da forma que lhes for mais conveniente, por vezes até trocando de lugar ao longo do evento. O resultado é um difícil equilíbrio entre a produção de componentes ao vivo e virtuais e a tentativa de evitar que uma canibalize a outra.

Assim, ao recuarmos para apreciar o puzzle que é a atual indústria dos eventos, torna-se claro que cada peça é tão crucial e complexa como a outra. Com a sua tenacidade criativa, os gurus dos eventos são, em parte, artistas do circo, magos da folha de cálculo, domadores de IA, guerreiros ecológicos, diplomatas e psicólogos. Um brinde ao lótus colocado no topo de uma pirâmide de taças de champanhe - frágil, fabuloso e um testemunho das estrelas mais brilhantes do setor. Que os desafios estejam sempre a vosso favor, queridos organizadores de eventos, pois continuam a inspirar-nos com a vossa adaptabilidade e criatividade.