Como tirar o máximo partido de pequenos locais para eventos

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Kim Campbell, redatora com muitos anos de experiência no setor da hotelaria, deixa no site da Cvent algumas dicas sobre como rentabilizar pequenos espaços para eventos.

Muitas vezes, menos é mais, e prova disso são as contas e as dores de cabeça. E embora os estádios, as grandes salas de concertos, os centros de congressos e outros locais de eventos de grandes dimensões têm muito para oferecer, os pequenos venues podem proporcionam uma atmosfera e uma experiência diferente e intimista.

Gerir um local para eventos mais pequeno tem os seus desafios, como o espaço limitado, que não permite eventos de grande dimensão, nem eventos em simultâneo; o estarem, à partida, mais suscetíveis às alterações económicas; o terem orçamentos mais pequenos; o forte impacto da falta de pessoal, embora este seja um desafio transversal; entre outros.

Assim, Kim Campbell deixa algumas dicas sobre como tirar o máximo partido do espaço disponível:

*Destacar o que torna o espaço único. Por exemplo, se o venue tem uma história de fundo original ou uma arquitetura pouco ortodoxa, isso deve ser realçado, para que o venue se destaque dos restantes. O interior pode ser decorado com arte local ou com decoração que conte a sua origem.

*Escolher cuidadosamente um esquema de cores. A cor pode fazer com que os espaços pequenos pareçam maiores. Tons de cinzento (lead gray), branco (white dove ou chantilly lace), preto (onyx) e coral (coral dust) são apenas alguns dos tons de tinta que a Southern Living recomenda para ajudar a tornar os espaços pequenos mais amplos.

*Organizar o espaço de forma criativa. Arranjos criativos do espaço e layouts abertos podem maximizar o espaço disponível. Mobiliário polivalente, uma planta aberta, mesas redondas para criar mais espaço para caminhar são algumas sugestões. A organização de eventos em pé (cocktails, momentos de networking e provas de vinhos, por exemplo) também ajudam.

*Iluminar pequenos espaços. A iluminação também pode transformar os espaços mais pequenos. A iluminação natural torna os espaços mais abertos, mas, se não houver acesso a luz natural, pode recorrer a velas, muitas e por todo o lado, que podem ajudar a fazer com que as divisões mais pequenas pareçam maiores sem perturbar o ambiente calmo e íntimo. Cobrir o teto com elegantes cortinas brancas, que captam e refletem a luz, é uma forma de iluminar espaços escuros, fazendo-os parecer mais espaçosos.

*Utilizar o espaço exterior. No caso de haver um espaço exterior (um terraço, pátio ou relvado), este pode ser aproveitado para a realização de eventos. Plantar um jardim ou instalar toldos são ideias para tornar atrativos relvados simples. Depois, é só promover pacotes de eventos ao ar livre no site, em listas de diretórios online e na comunidade, com a divulgação de fotografias profissionais atualizadas que mostrem as diversas opções de configuração.

*Colocar sinalética de forma estratégica. É possível guiar os participantes pelo local do evento sem ocupar muito espaço, utilizando sinalética estrategicamente colocada para identificar áreas essenciais para os visitantes (check-in, salas de descanso, casas de banho e espaços para refeições). A sinalética bem colocada ajuda a evitar congestionamentos e a facilitar o fluxo.

*Atualizar a tecnologia de eventos interna. Criar espaços para eventos mais adaptáveis e flexíveis, despedindo-se dos adereços de grandes dimensões e dos volumosos carrinhos de projeção, e atualizando a tecnologia do evento com televisores de parede elegantes, projetores de mesa e ecrãs suspensos.

No artigo da Cvent, Kim Campbell deixa ainda sugestões para uma melhor gestão de locais de eventos de pequena dimensão. As dicas passam, entre outras, pela definição do público-alvo do venue e por conceber o espaço para o atrair, aproveitando as suas características únicas; pela criação de uma visita virtual, para que os organizadores de eventos e clientes possam conhecer o espaço; pelo investimento na versatilidade dos funcionários, porque uma equipa bem formada em todas as áreas de operação garante um funcionamento mais eficaz e eficiente; pela apresentação do espaço à comunidade (com pequenos eventos) e onde estão os organizadores (em redes e diretórios); ou pelo anúncio de um serviço dedicado e individual.